Faktura uproszczona to rozwiązanie, które może znacznie ułatwić życie przedsiębiorcom dokonującym sprzedaży na niewielkie kwoty. Zamiast pełnej faktury VAT, w wielu przypadkach wystarczy paragon z NIP-em nabywcy, by dokument był uznany za pełnoprawną fakturę. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy można wystawić fakturę uproszczoną, jakie dane musi zawierać oraz kiedy jej stosowanie nie jest dozwolone. ✔
Kiedy możesz wystawić fakturę uproszczoną?
Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, faktura uproszczona może być wystawiona, jeśli:
👉 kwota brutto dokumentowanej sprzedaży nie przekracza 450 zł lub 100 euro – w zależności od waluty transakcji.
W takim przypadku faktura nie musi zawierać niektórych danych, które są obowiązkowe na zwykłej fakturze, np.:
- danych nabywcy (imienia, nazwiska/nazwy i adresu),
- miary i ilości towarów lub zakresu usług,
- ceny jednostkowej netto,
- wartości sprzedaży netto,
- stawki podatku VAT,
- sumy wartości sprzedaży netto według stawek,
- kwoty podatku VAT z podziałem na stawki.
❗ Warunek: faktura uproszczona musi zawierać informacje umożliwiające określenie kwoty VAT dla każdej stawki podatku.
🧩 Przykład praktyczny 1
Pani Marta prowadzi sklep z akcesoriami GSM w Kielcach. Klient – właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej – kupił ładowarkę do telefonu za 129 zł. Zażądał paragonu z NIP-em swojej firmy.
Pani Marta wygenerowała paragon fiskalny z wpisanym NIP-em nabywcy. Ponieważ kwota nie przekracza 450 zł, taki dokument automatycznie spełnia warunki faktury uproszczonej, o ile zawiera numer paragonu i dane pozwalające określić kwotę VAT.
🧩 Przykład praktyczny 2
Pan Adrian, prowadzący serwis rowerowy w Rybniku, sprzedał usługę konserwacji roweru za 390 zł brutto klientowi będącemu przedsiębiorcą. Na życzenie klienta, zamiast paragonu, wystawił fakturę VAT.
W tym przypadku Pan Adrian mógłby pozostać przy paragonie z NIP-em, który byłby traktowany jako faktura uproszczona. Klient jednak poprosił o standardową fakturę, ale uwaga: sprzedawca nie ma prawa wystawić dodatkowej faktury VAT, jeśli wcześniej został wystawiony paragon z NIP-em – dokument fiskalny pełni wówczas funkcję faktury uproszczonej.
Jakie dane musi zawierać faktura uproszczona?
📄 Zgodnie z ustawą o VAT, uproszczona faktura musi zawierać:
- datę wystawienia,
- numer faktury (w przypadku paragonu – numer paragonu fiskalnego),
- NIP nabywcy (warunek konieczny!),
- nazwę towaru/usługi,
- wartość brutto transakcji,
- dane pozwalające określić stawki i kwoty podatku VAT.
🧠 W praktyce paragon z NIP-em nabywcy i czytelnym oznaczeniem numeru paragonu pełni wszystkie te funkcje.
Kiedy NIE możesz wystawić faktury uproszczonej?
📌 Faktura uproszczona nie może być stosowana w następujących sytuacjach:
- Wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość (WSTO) – sprzedaż wysyłkowa za granicę.
- Sprzedaż bez podania NIP-u nabywcy – np. sprzedaż dla konsumenta nieprowadzącego działalności gospodarczej.
- Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT).
- Transakcje objęte odwrotnym obciążeniem (reverse charge) – np. dostawy usług do innych krajów UE, gdzie VAT rozlicza nabywca.
W tych przypadkach konieczne jest wystawienie standardowej faktury VAT z pełnym zakresem danych.
⚖️ Wyroki i interpretacje potwierdzające
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (interpretacja z 14.07.2020 r., znak 0113-KDIPT1-3.4012.380.2020.1.ALN) potwierdził, że:
„Paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający m.in. NIP nabywcy, stanowi fakturę uproszczoną.”
Również Minister Finansów w objaśnieniach z 16.10.2020 r. zaznaczył, że:
„Faktura uproszczona jest traktowana jak standardowa faktura – na jej podstawie podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.”
📚 Podstawa prawna
- art. 106e ust. 5 pkt 3, art. 106e ust. 6 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570, z późn. zm.)
- Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 14.07.2020 r. nr 0113-KDIPT1-3.4012.380.2020.1.ALN
- Objaśnienia podatkowe Ministra Finansów z 16.10.2020 r.
🔖Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura uproszczona 2024
- paragon z NIP jako faktura
- limit 450 zł faktura uproszczona
- odliczenie VAT z faktury uproszczonej
- kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej
Podsumowanie: co musisz zapamiętać?
✅ Faktura uproszczona to wygodne narzędzie dla transakcji do 450 zł / 100 euro brutto.
✅ Wystarczy paragon z NIP-em nabywcy – jeśli zawiera odpowiednie dane, stanowi fakturę uproszczoną.
✅ Nie ma możliwości wystawienia dodatkowej, standardowej faktury do takiego paragonu.
✅ Uproszczona faktura nie sprawdzi się w transakcjach transgranicznych i sprzedaży bez podania NIP-u.