Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych działających w sektorze usługowym i e-commerce, korzysta z tzw. faktury pro forma. Choć na pierwszy rzut oka wygląda jak zwykła faktura VAT, jej znaczenie prawne i podatkowe jest zupełnie inne. W tym poradniku wyjaśniam, czym dokładnie jest faktura pro forma, jak ją prawidłowo stosować i kiedy może być przydatna, ale też na co trzeba uważać, by nie narazić się na błędy księgowe i podatkowe.
📌 Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument handlowy, który nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie jest dokumentem księgowym, nie wywołuje skutków podatkowych, a także nie stanowi podstawy do ujęcia w księgach rachunkowych ani do odliczenia podatku VAT.
Można o niej myśleć jako o:
- formie oferty handlowej,
- potwierdzeniu zamówienia,
- wezwania do zapłaty przed wystawieniem właściwej faktury (np. zaliczkowej),
- narzędziu do weryfikacji danych kontrahenta przed realizacją zlecenia.
✅ WAŻNE: dokument musi być jednoznacznie oznaczony jako „faktura pro forma” – to warunek kluczowy, by nie budził wątpliwości interpretacyjnych.
🧩 Przykład praktyczny nr 1 – usługi graficzne
Firma DesignArt Studio z Krakowa (czynny podatnik VAT) przygotowuje projekty graficzne dla firm. Gdy nowy klient zamawia usługę, firma najpierw wystawia fakturę pro forma na kwotę 3 690 zł brutto (3 000 zł netto + 690 zł VAT).
Dopiero po opłaceniu tej pro formy:
- Klient otrzymuje fakturę zaliczkową, która dokumentuje wpłatę.
- Studio przystępuje do realizacji projektu.
Dzięki temu:
- Klient wie, ile ma zapłacić.
- Firma nie wystawia wcześniej faktury VAT, więc nie powstaje obowiązek podatkowy, dopóki nie wpłynie płatność.
🧩 Przykład praktyczny nr 2 – sprzedaż towarów z magazynu
Spółka LogiPro z Poznania prowadzi sprzedaż hurtową części samochodowych. W przypadku pierwszej transakcji z nowym odbiorcą, zanim wyśle towar, wystawia fakturę pro forma z pełnymi danymi: nazwą towaru, ceną, stawką VAT, łączną wartością brutto.
Klient przelewa środki, a dopiero wtedy:
- Spółka wystawia fakturę zaliczkową,
- Przesyła towar,
- Wystawia fakturę końcową po zrealizowaniu całości zamówienia.
Dzięki tej praktyce firma zabezpiecza się przed ryzykiem braku płatności, a jednocześnie nie łamie przepisów VAT.
⚠️ Czego nie wolno robić z fakturą pro forma?
Nigdy nie traktuj faktury pro forma jako:
✖ dokumentu księgowego,
✖ podstawy do ujęcia kosztów,
✖ podstawy do odliczenia VAT,
✖ potwierdzenia sprzedaży w sensie podatkowym.
📄 Otrzymanie pro formy nie powoduje obowiązku podatkowego ani nie daje prawa do odliczenia VAT.
Jeśli jako nabywca otrzymasz pro formę z widocznym VAT, pamiętaj, że ten VAT jest wyłącznie informacyjny. Możesz go odliczyć dopiero na podstawie faktycznej faktury VAT (zaliczkowej lub końcowej).
📜 Jak prawidłowo stosować fakturę pro forma?
Jeśli chcesz wykorzystywać pro formy w swojej działalności, pamiętaj o kilku zasadach:
🔹 Zawsze oznacz dokument wyraźnie jako „pro forma” – najlepiej w nagłówku.
🔹 Nie numeruj go jak zwykłej faktury – nie musi być ujęty w ciąg numeracji księgowej.
🔹 Nie ujmuj go w ewidencji VAT – ani sprzedaży, ani zakupu.
🔹 Nie przesyłaj do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – faktura pro forma nie podlega obowiązkowi przesyłania.
🔹 Po otrzymaniu płatności – wystaw właściwą fakturę VAT – zaliczkową lub końcową.
🔹 Nie przyjmuj płatności na podstawie pro formy bez wystawienia późniejszej faktury VAT – to może rodzić problemy podatkowe.
⚖️ Czy faktura pro forma może być jedynym dokumentem?
Nie. Niezależnie od tego, czy klient zapłacił na podstawie pro formy, jesteś zobowiązany wystawić fakturę VAT (np. zaliczkową) dokumentującą otrzymanie zapłaty.
📄 Zgodnie z przepisami:
„Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi”
– art. 106i ust. 2 ustawy o VAT.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 106i ust. 2 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 z późn. zm.)
📜 art. 86 ust. 1 – ustawa o VAT – dotyczący prawa do odliczenia podatku
📜 art. 106e – ustawa o VAT – określająca elementy, które powinna zawierać faktura VAT
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura pro forma a VAT
- jak wystawiać fakturę pro forma
- odliczenie VAT z pro formy
- faktura zaliczkowa po pro formie
- dokumenty handlowe bez skutków podatkowych