Wystawienie faktury korygującej to obowiązek, z którym prędzej czy później zetknie się większość przedsiębiorców. Korekta może wynikać z błędu w pierwotnym dokumencie, zwrotu towaru, udzielenia rabatu czy też zmiany ustaleń między kontrahentami. Prawidłowe wystawienie i zaksięgowanie faktury korygującej ma kluczowe znaczenie dla rozliczeń VAT – błędne ujęcie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i podatkowymi. Poniżej wyjaśniam, w jakich przypadkach trzeba wystawić fakturę korygującą, co powinna zawierać, jak ją ująć w JPK_VAT oraz co zrobić w przypadku faktur zaliczkowych czy korekt „do zera”.
📄 Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Faktura korygująca jest dokumentem służącym do poprawienia wcześniej wystawionej faktury. Podstawy jej wystawienia określa art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, który wskazuje, że korekta jest konieczna w przypadku:
- zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku (np. udzielenie rabatu, zwrot części zapłaty),
- zwrotu towarów lub opakowań,
- zwrotu całości lub części zapłaty zaliczki (jeśli wcześniej została wystawiona faktura zaliczkowa),
- stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.
✔ Ważne: Korekta nie może służyć do „porządkowania” dokumentów według własnego uznania. Musi mieć realną podstawę – np. zmiana warunków umowy, reklamacja, rabat, błędna stawka podatku.
🧩 Przykład praktyczny
🧑🔧 Przedsiębiorca Adam prowadzi hurtownię materiałów budowlanych. W styczniu wystawił fakturę na 24 600 zł brutto (w tym 4600 zł VAT) za dostawę płytek ceramicznych dla firmy remontowej. W lutym firma remontowa zgłosiła, że część towaru była wadliwa i doszło do jego zwrotu. Adam, po przyjęciu zwrotu i uzgodnieniu z klientem obniżki, wystawił fakturę korygującą na kwotę 4100 zł netto + 943 zł VAT. Faktura ta obniżyła wartość pierwotnej transakcji i musiała zostać ujęta w rozliczeniu VAT.
📄 Jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca?
Zgodnie z art. 106j ust. 2 ustawy o VAT, faktura korygująca powinna zawierać:
- Numer kolejny i datę jej wystawienia,
- Numer KSeF faktury korygowanej (jeśli faktura korygująca jest wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej),
- Dane z faktury pierwotnej:
- datę wystawienia,
- numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
- nazwę towaru lub usługi objętych korektą,
- Kwotę korekty podstawy opodatkowania i/lub podatku należnego (z podziałem na stawki VAT),
- Treść korygowanych pozycji – jeśli nie dotyczy zmiany wartości, ale np. błędu w nazwie towaru.
❗ Od 2022 roku nie ma obowiązku umieszczania słów „FAKTURA KORYGUJĄCA” ani podawania przyczyny korekty – ale nadal można to zrobić dobrowolnie.
🧩 Przykład praktyczny
📦 Firma transportowa Ekopaka wystawiła fakturę zaliczkową za planowaną dostawę palet na kwotę 15 000 zł. Po wpłacie klient zrezygnował z zamówienia z uwagi na opóźnienia. Ekopaka zwróciła środki i wystawiła fakturę korygującą fakturę zaliczkową. W polu „korekta podstawy opodatkowania” wykazano wartość „0”, ponieważ nie doszło do finalnej dostawy. Korektę ujęto w miesiącu pierwotnego rozliczenia.
🔄 Faktura korygująca do zera – kiedy można z niej skorzystać?
Tzw. „korekta do zera” to szczególny przypadek faktury korygującej. Wystawia się ją wyłącznie wtedy, gdy pierwotna faktura została wystawiona bezpodstawnie, np. nie doszło do żadnej transakcji, a mimo to faktura została przyjęta do obrotu.
⚠️ Nie należy wystawiać korekty do zera w przypadku zwykłych błędów rachunkowych, literówek czy zmian warunków po transakcji (np. rabatu). W takiej sytuacji konieczna jest zwykła korekta częściowa, a nie „zerująca”.
⚠️ Ryzyka związane z błędnymi korektami
Nieprawidłowo wystawiona faktura korygująca – np. bez uzgodnienia z nabywcą albo z niewłaściwą datą ujęcia – może skutkować:
- koniecznością zapłaty VAT drugi raz (gdy korekta do zera zostanie uznana za bezpodstawną),
- zablokowaniem zwrotu VAT przez urząd skarbowy,
- odpowiedzialnością karną skarbową (w skrajnych przypadkach).
Dlatego każdą korektę trzeba odpowiednio udokumentować i rozliczyć we właściwym okresie.
Faktura korygująca do faktury zaliczkowej – kiedy jest konieczna?
Zaliczka, jak sama nazwa wskazuje, nie jest ostatecznym wynagrodzeniem, ale częścią kwoty należnej przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Jeżeli podatnik wystawił fakturę zaliczkową, a zaliczka zostanie zwrócona (w całości lub części), trzeba wystawić fakturę korygującą.
✅ Przykładowe sytuacje, w których wystawia się korektę do faktury zaliczkowej:
- klient rezygnuje z zamówienia po zapłaceniu zaliczki,
- nie dochodzi do realizacji umowy (np. z winy jednej ze stron),
- pierwotna zaliczka zostaje przeksięgowana na inne świadczenie (np. odszkodowanie).
🧩 Przykład praktyczny
🏢 Spółka Luminex przyjęła w maju 2023 r. zaliczkę na wykonanie systemu oświetlenia LED w hotelu. Klient zapłacił 12 300 zł (w tym 2300 zł VAT). Z powodu zmian projektu klient wycofał się z inwestycji. Luminex zwrócił zaliczkę w czerwcu i wystawił fakturę korygującą fakturę zaliczkową, dokumentującą zwrot. Taka korekta musi zostać ujęta w miesiącu, w którym pierwotnie ujęto zaliczkę.
📊 Faktura korygująca a plik JPK_VAT
Wystawienie faktury korygującej to jedno – równie ważne jest jej prawidłowe ujęcie w ewidencji JPK_VAT. Obowiązują tu określone zasady:
✔ Dla korekt in minus:
- w transakcjach krajowych – korektę ujmujesz w miesiącu spełnienia warunków korekty (np. rabat został uzgodniony i wypłacony),
- w przypadku braku dokumentacji lub opóźnionego uzgodnienia – korektę ujmujesz w miesiącu, w którym uzyskasz dokumentację (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT).
✔ Dla korekt do zera:
- korekta powinna zostać ujęta w tym samym okresie, co faktura pierwotna, czyli konieczna będzie korekta pliku JPK za poprzednie miesiące.
⚠️ Błędne rozliczenie okresu korekty (np. rozliczenie w miesiącu wystawienia faktury, zamiast miesiąca uzgodnienia) może skutkować zaniżeniem podatku VAT w niewłaściwym okresie – co jest częstym powodem korekt i kontroli skarbowych.
🧾 Korekta faktury uproszczonej (paragonu fiskalnego)
Od 2020 roku paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy do 450 zł brutto jest traktowany jak faktura uproszczona. Co, jeśli taki dokument zawiera błąd?
📌 Zgodnie z przepisami (art. 106j ust. 1 ustawy o VAT), można wystawić do niego fakturę korygującą – ale poza systemem kasowym. Oznacza to, że nie można jej „nabijać” na kasę fiskalną, lecz musi być wystawiona osobno, np. w systemie księgowym.
Co musi zawierać taka korekta?
- numer paragonu fiskalnego,
- numer unikatowy kasy, z której wystawiono paragon,
- dane niezbędne z faktury uproszczonej, które podlegają korekcie.
🧩 Przykład praktyczny
🛍️ Klient kupił towar w sklepie elektronicznym. Sprzedawca wystawił paragon z NIP-em klienta. Kilka dni później okazało się, że na paragonie był błędny numer NIP. Sprzedawca wystawił fakturę korygującą do faktury uproszczonej, wskazując prawidłowy numer i dane identyfikujące kasę.
✅ Podsumowanie
Faktura korygująca to nie tylko „poprawka” do wcześniejszego dokumentu – to narzędzie o dużym znaczeniu podatkowym. Wystawienie jej w niewłaściwym momencie lub z błędnymi danymi może skutkować koniecznością korekty plików JPK, a nawet sankcjami skarbowymi.
Najważniejsze zasady, o których warto pamiętać:
- Korekta musi mieć podstawę: błąd, uzgodnienie, zwrot, rabat.
- Fakturę korygującą należy wystawić i rozliczyć zgodnie z momentem uzgodnienia przyczyny korekty.
- Faktura zaliczkowa może, a nawet musi być korygowana, jeśli nie doszło do transakcji.
- Paragony z NIP-em też można korygować – ale wyłącznie poza kasą fiskalną.
📚 Podstawa prawna:
- art. 106j ust. 1–4 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT)
- art. 29a ust. 13–15a – ustawa o VAT
- art. 86 ust. 19c – ustawa o VAT
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- faktura korygująca VAT 2024
- korekta faktury do zera
- faktura korygująca zaliczkę
- JPK_VAT korekta faktury
- korekta paragonu z NIP