W dobie cyfryzacji coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnych papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań są faktury elektroniczne. Ten poradnik wyjaśni, czym dokładnie jest faktura elektroniczna, jak ją poprawnie wystawić i przesłać, oraz jakie warunki muszą zostać spełnione, aby była uznana za zgodną z przepisami. 📧💼
Czym jest faktura elektroniczna?
Faktura elektroniczna to dokument, który od początku do końca istnieje wyłącznie w formacie elektronicznym – czyli jest wystawiany, przesyłany i otrzymywany w formie cyfrowej (np. PDF, XML, DOC). Nie ma tutaj znaczenia dokładny format pliku – ważne, że nie występuje wersja papierowa.
📌 Przykładowe formaty faktur elektronicznych:
- PDF dołączony do maila,
- plik XML w systemie księgowym,
- faktura dostępna do pobrania na portalu klienta.
Faktura elektroniczna jest uznana za otrzymaną, gdy dotrze do odbiorcy – np. poprzez:
- wpływ wiadomości z załącznikiem na serwer pocztowy 📥,
- pobranie dokumentu z portalu internetowego 🖥️.
Kiedy faktura NIE jest elektroniczna?
❌ Nie każda faktura przesłana e-mailem jest fakturą elektroniczną.
Jeśli wystawiłeś fakturę w formie papierowej, a potem:
- ją zeskanowałeś,
- przesłałeś mailem jako obraz lub PDF,
to taka faktura NIE jest fakturą elektroniczną w rozumieniu przepisów. Jest to po prostu skan dokumentu papierowego.
Wyjątek: część interpretacji podatkowych dopuszcza traktowanie takiej faktury jako elektronicznej, jeśli wersja papierowa nie trafiła do obrotu, tzn. nie została wydrukowana i przesłana fizycznie. Jednak to podejście może być ryzykowne bez wyraźnej zgody odbiorcy.
📩 Jak prawidłowo udostępnić fakturę elektroniczną?
Aby faktura została uznana za wystawioną i otrzymaną:
- Musi być przekazana w formacie elektronicznym.
- Odbiorca musi mieć możliwość jej odebrania.
🔐 Dopuszczalne formy udostępnienia:
- wysłanie e-mailem bezpośrednio do odbiorcy,
- udostępnienie do pobrania przez bezpieczne połączenie (np. portal kontrahenta),
- przekazanie za pomocą dedykowanego systemu fakturowania (np. KSeF w przyszłości).
🧩 Przykład praktyczny 1: Hurtownia spożywcza
Firma „Warzywek” z Wrocławia współpracuje z kilkoma sklepami detalicznymi. Wystawia im faktury w formacie PDF i wysyła na e-mail. Wcześniej wysyłała faktury papierowe, ale teraz uzyskała od każdego klienta zgodę na przesyłanie dokumentów elektronicznie.
📧 Faktura w PDF wysyłana na uzgodniony adres e-mail trafia na serwer odbiorcy. Moment jej wpływu traktowany jest jako moment otrzymania faktury.
🧩 Przykład praktyczny 2: Samofakturowanie
Firma „Trans-Moto” z Lublina zawarła umowę z podwykonawcą, zgodnie z którą wystawia faktury w jego imieniu (tzw. samofakturowanie). Faktury są generowane automatycznie i udostępniane w systemie ERP. Podwykonawca otrzymuje mailowe powiadomienie o dostępności dokumentu.
🖥️ Momentem otrzymania faktury jest chwila jej pobrania przez podwykonawcę z portalu systemowego.
✅ Akceptacja odbiorcy – konieczny warunek
Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, faktura elektroniczna może być stosowana wyłącznie po uprzedniej akceptacji odbiorcy.
💡 Dobra wiadomość: akceptacja może mieć dowolną formę, np.:
- e-mail z potwierdzeniem zgody,
- ustną zgodę potwierdzoną praktyką (np. płatność faktury),
- zapis w umowie handlowej,
- domniemana akceptacja przez odbieranie i regulowanie faktur.
📄 Przykładowa formuła w umowie:
„Firma ABC Sp. z o.o. upoważnia firmę XYZ Sp. z o.o. do przesyłania faktur w formie elektronicznej na adres mailowy: [email protected] z adresu: [email protected]”.
⚖️ Wyroki i interpretacje
🔍 Organy podatkowe jednoznacznie potwierdzają elastyczność formy akceptacji faktur elektronicznych. Kluczowe jest, aby z zachowania stron wynikała zgoda na taką formę rozliczeń. Oto fragment jednej z interpretacji:
„Za akceptację można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur, której efektem będzie np. przyjęcie przez podatnika w formie elektronicznej faktury do realizacji, w tym do uregulowania płatności z niej wynikającej”.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 2 pkt 32 – Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT)
„Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o: fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym”.
📜 art. 106n ust. 1–2 – Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT)
„Stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. (…) Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody (…) pozostają w gestii stron”.
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura elektroniczna 2025
- akceptacja faktury elektronicznej
- wystawianie faktur e-mailem
- zasady fakturowania w firmie
- jak przesłać fakturę elektroniczną