Transfer pricing, czyli ceny transferowe, to jeden z najbardziej wymagających obszarów podatkowych w działalności firm powiązanych kapitałowo lub osobowo. Rzetelne sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych nie tylko zabezpiecza przed sankcjami podatkowymi, ale także ułatwia współpracę z urzędami i minimalizuje ryzyko sporów. W tym poradniku dowiesz się, jakie elementy musi zawierać lokalna dokumentacja cen transferowych, jak je przygotować zgodnie z przepisami na 2025 rok i na co zwrócić uwagę w praktyce.
Dlaczego poprawna dokumentacja cen transferowych jest kluczowa?
Jeśli Twoja firma realizuje transakcje z podmiotami powiązanymi (np. spółkami z tej samej grupy kapitałowej czy udziałowcami), musisz przygotować lokalną dokumentację cen transferowych. Obowiązek ten dotyczy zarówno dużych korporacji, jak i mikro- oraz małych przedsiębiorców, którzy spełniają określone progi. Brak rzetelnej dokumentacji lub nieprawidłowości w jej sporządzeniu mogą skutkować wysokimi karami finansowymi, doszacowaniem dochodu i długotrwałymi kontrolami.
Dzięki temu poradnikowi:
- dowiesz się, jakie są obowiązkowe elementy lokalnej dokumentacji cen transferowych,
- poznasz praktyczne wskazówki ułatwiające ich przygotowanie,
- zobaczysz przykłady poprawnej realizacji tych obowiązków.
Wymagane elementy lokalnej dokumentacji cen transferowych – krok po kroku
1. Opis podmiotu powiązanego
Dokumentacja powinna zawierać szczegółowy opis każdego podmiotu powiązanego uczestniczącego w transakcji. Niezbędne elementy to:
- struktura zarządcza oraz schemat organizacyjny (np. graficzne przedstawienie powiązań właścicielskich i zarządczych),
- opis podstawowej działalności (czym zajmuje się podmiot, na jakich rynkach działa, w jakiej branży funkcjonuje).
Wskazówka: Przy opisie działalności nie ograniczaj się do kilku zdań. Wskaż:
- przedmiot działalności (np. produkcja, sprzedaż, usługi informatyczne),
- rynki geograficzne (np. Polska, Niemcy, kraje Beneluksu),
- otoczenie rynkowe i kluczowych konkurentów,
- strategię gospodarczą (np. koncentracja na innowacjach lub ekspansji zagranicznej),
- informacje o funkcjach, aktywach lub ryzykach, które zostały przeniesione w danym lub poprzednim roku podatkowym.
Przykład 1:
Spółka „InnoTech Solutions” z Poznania prowadzi działalność w zakresie wdrażania systemów IT na rynku polskim i niemieckim. W 2024 r. przeniosła część funkcji zarządzania ryzykiem do podmiotu powiązanego z Berlina. W dokumentacji szczegółowo opisano strukturę zarządczą obu spółek, branżę (usługi IT dla sektora przemysłowego), kluczowych konkurentów (np. międzynarodowe firmy wdrożeniowe), a także podkreślono, że strategią spółki jest ekspansja na rynki UE.
Przykład 2:
Spółka „FarmPol” z Lublina, zajmująca się produkcją suplementów diety, działa na rynku krajowym i ukraińskim. W 2023 r. nastąpiło przeniesienie kluczowego aktywa – linii produkcyjnej – do podmiotu powiązanego na Ukrainie. W dokumentacji opisano otoczenie regulacyjne (wymogi rynku farmaceutycznego), kluczowych graczy (polskie i ukraińskie firmy farmaceutyczne) i strategię rozwoju poprzez inwestycje w innowacje.
2. Charakterystyka transakcji kontrolowanych
Przedstaw, czego dotyczy transakcja:
- rodzaj i przedmiot transakcji kontrolowanej,
- informację o wszystkich podmiotach powiązanych biorących w niej udział.
Dla każdego podmiotu powiązanego wskaż:
- nazwę i siedzibę lub miejsce zarządu,
- numer identyfikacji podatkowej (NIP lub odpowiednik zagraniczny, a jeśli brak – inny numer wraz z określeniem rodzaju),
- rodzaj powiązań (kapitałowe, osobowe, rodzinne itd.),
- przedmiot podstawowej działalności.
Przykład:
W transakcji uczestniczy spółka „InnoTech Solutions” (Polska, NIP: 1234567890) oraz „InnoTech Deutschland GmbH” (Niemcy, VAT: DE123456789). Powiązanie kapitałowe – ta sama grupa właścicielska.
3. Analiza funkcjonalna (FAR) – funkcje, aktywa, ryzyka
To serce lokalnej dokumentacji cen transferowych! Opisz szczegółowo:
- jakie funkcje realizują poszczególne podmioty (np. produkcja, zarządzanie, sprzedaż),
- jakie aktywa angażują (maszyny, technologie, know-how),
- jakie ryzyka ponoszą (ryzyko kursowe, rynkowe, kredytowe itp.).
Uwaga: Musisz uwzględnić istotne zmiany w porównaniu z poprzednim rokiem.
Przykład:
W 2024 r. „FarmPol” przeniosła zarządzanie ryzykiem walutowym do spółki na Ukrainie, która odtąd ponosi odpowiedzialność za rozliczenia w euro.
4. Sposób kalkulacji ceny transferowej i założenia
Dokumentacja musi jasno wskazywać, jak kalkulowano ceny transferowe – według jakiej metody (np. metoda porównywalnej ceny niekontrolowanej, marży transakcyjnej netto itd.), jakie przyjęto założenia i wskaźniki.
- Opisz powody wyboru danej metody oraz uzasadnienie jej zastosowania do danej transakcji.
- Przedstaw założenia dotyczące warunków rynkowych, kursów walut, marż itd.
5. Wartość transakcji i płatności
- Wskaż wartość transakcji kontrolowanej, z podziałem na poszczególnych kontrahentów.
- Opisz otrzymane i przekazane płatności oraz ewentualne potrącenia wzajemnych wierzytelności.
6. Dokumenty dotyczące transakcji
Załącz lub opisz:
- umowy, porozumienia, aneksy do umów,
- interpretacje podatkowe i uprzednie porozumienia cenowe (również te z administracjami zagranicznymi).
7. Informacje finansowe
- Zatwierdzone sprawozdanie finansowe za dany rok,
- Opis umożliwiający przyporządkowanie danych finansowych z transakcji do odpowiednich pozycji sprawozdania finansowego lub innych danych w nim zawartych.
8. Uzasadnienie gospodarcze transakcji
Jeżeli transakcję przeprowadzają podatnicy lub spółki niebędące osobami prawnymi, dokumentacja musi zawierać uzasadnienie gospodarcze transakcji, w tym:
- opis spodziewanych korzyści ekonomicznych (np. podatkowych, operacyjnych, organizacyjnych).
Analiza cen transferowych – analiza porównawcza i analiza zgodności
Czym jest analiza porównawcza?
To porównanie warunków transakcji między podmiotami powiązanymi z warunkami rynkowymi, jakie ustaliłyby podmioty niezależne. Kluczowe jest dobranie kryteriów porównywalności: m.in. przedmiot, wolumen, czas trwania, ryzyka, otoczenie rynkowe.
Czym jest analiza zgodności?
Stosuje się ją, jeśli analiza porównawcza nie jest możliwa. Polega na wykazaniu, że warunki ustalone w transakcji kontrolowanej odpowiadałyby warunkom rynkowym, nawet jeśli nie ma dokładnych danych porównawczych.
WAŻNE!
Zgodnie z art. 11r ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, analiza porównawcza i analiza zgodności muszą być aktualizowane co najmniej raz na 3 lata, chyba że nastąpiła istotna zmiana otoczenia ekonomicznego – wtedy aktualizację wykonujemy w roku, w którym zmiana zaszła.
Praktyczne przykłady przygotowania lokalnej dokumentacji cen transferowychPrzykład 1: Firma usługowa IT – analiza porównawcza
Stan faktyczny (zmodyfikowany):Spółka „SoftProx” z Katowic (średni przedsiębiorca) w 2024 roku świadczyła usługi programistyczne na rzecz swojej spółki-matki „SoftProx Group AG” z Austrii. Obie firmy należą do tej samej grupy kapitałowej.Obowiązki dokumentacyjne:
W dokumentacji wskazano, że „SoftProx” realizuje funkcję centrum kompetencyjnego w grupie, odpowiada za rozwój produktu i utrzymanie kluczowych systemów.W opisie podmiotu powiązanego ujęto rynki (Polska, Austria, Niemcy), branżę (usługi IT), strukturę organizacyjną oraz strategię rozwoju (rozszerzanie portfolio usług na rynki niemieckojęzyczne).Charakterystyka transakcji obejmuje szczegółowe dane obu spółek (NIP, adres, rodzaj powiązania).W analizie FAR podkreślono, że polska spółka ponosi ryzyko operacyjne i zatrudnia kluczowych specjalistów IT.Do określenia ceny zastosowano analizę porównawczą – porównano stawki godzinowe dla podobnych usług IT na rynku lokalnym i w krajach UE.Dokumentacja zawiera tabelę z wartościami transakcji oraz informacją o płatnościach.Dołączono umowy i sprawozdanie finansowe.
Efekt:Przygotowana dokumentacja umożliwia szybkie wykazanie rynkowości stosowanych cen w razie kontroli podatkowej.
Przykład 2: Produkcja i eksport – analiza zgodności
Stan faktyczny (zmodyfikowany):„GreenAgro” sp. z o.o. z Gorzowa Wlkp. (mały przedsiębiorca) eksportuje komponenty rolnicze do powiązanej spółki „GreenAgro Slovakia s.r.o.”. Ze względu na specyfikę produktów i unikatowe technologie, nie można znaleźć transakcji porównywalnych w publicznych bazach danych.Obowiązki dokumentacyjne:
Opisano podmiot powiązany (branża rolnicza, rynki Polska i Słowacja, struktura organizacyjna, strategia rozwoju).Wykazano, że w danym roku przeniesiono do Słowacji linię montażową oraz część praw własności intelektualnej.FAR wykazał, że główne ryzyka ponosi strona polska (np. ryzyko rozwoju technologii i certyfikacji), natomiast strona słowacka odpowiada za logistykę i sprzedaż.Jako że nie było możliwości sporządzenia analizy porównawczej, zastosowano analizę zgodności – opisano, dlaczego ustalone ceny są zgodne z warunkami, jakie zaakceptowałyby podmioty niepowiązane w podobnych warunkach (przedstawiono kalkulację kosztów, wskaźniki rentowności, argumentację ekonomiczną).W dokumentacji zawarto informację o korzyściach gospodarczych wynikających z przeniesienia części produkcji.Załączono umowy, dokumenty potwierdzające przeniesienie aktywów i sprawozdanie finansowe.
Efekt:Dokumentacja pokazuje, że mimo braku typowych benchmarków firma dołożyła należytej staranności przy ustalaniu warunków transakcji.
Podsumowanie – najważniejsze wskazówki
Nie kopiuj danych z poprzednich lat – dokumentacja musi być aktualna i odzwierciedlać aktualny stan faktyczny, w tym zmiany organizacyjne czy rynkowe.Sporządź analizę FAR rzetelnie – precyzyjnie przypisz funkcje, aktywa i ryzyka każdej stronie transakcji. Opisuj zmiany w stosunku do poprzednich lat.Wybierz właściwą metodę analizy – analiza porównawcza jest preferowana, ale gdy nie jest możliwa, zadbaj o rzetelną analizę zgodności.Załącz wymagane dokumenty – umowy, porozumienia, sprawozdania finansowe, porozumienia podatkowe.Zachowuj spójność dokumentacji lokalnej z grupową (jeśli jest sporządzana).Regularnie aktualizuj dokumentację – co najmniej raz na 3 lata lub po każdej istotnej zmianie otoczenia ekonomicznego.Przygotuj uzasadnienie gospodarcze transakcji – zwłaszcza dla spółek niebędących osobami prawnymi.
Podstawa prawna
art. 11q ust. 1, art. 11q ust. 3a, art. 11l, art. 11r, art. 11a ust. 1 pkt 4 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1554 ze zm.)art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 220)Rozporządzenie Ministra Finansów z 21 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji cen transferowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (Dz.U. z 2018 r. poz. 2479)
Tematy porad zawartych w poradniku
dokumentacja cen transferowych 2025analiza FAR w cenach transferowychanaliza porównawcza i analiza zgodnościobowiązki podatkowe transakcji z podmiotami powiązanymiprzygotowanie lokalnej dokumentacji transfer pricing