Zdarza się, że faktura VAT zostaje zgubiona lub ulega zniszczeniu. Co wtedy? Czy trzeba tworzyć nowy dokument? A może wystarczy ponownie wystawić ten sam? W takiej sytuacji rozwiązaniem jest wystawienie duplikatu faktury. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy i jak należy wystawić fakturę ponownie oraz czy konieczne jest oznaczenie jej jako „DUPLIKAT”.
Kiedy można wystawić duplikat faktury VAT?
W praktyce gospodarczej dokumenty czasem giną – czy to w wyniku błędu ludzkiego, awarii systemu, czy nawet zwykłego niedopatrzenia. Jeśli pierwotna faktura została zagubiona lub zniszczona, przepisy ustawy o VAT przewidują możliwość jej ponownego wystawienia. Dotyczy to zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy.
🔍 Najczęstsze przyczyny wystawienia faktury ponownie:
- zgubienie dokumentu przez nabywcę lub sprzedawcę,
- uszkodzenie dokumentu (np. zalanie, zniszczenie nośnika),
- potrzeba udokumentowania transakcji w razie kontroli.
Kto może wystawić fakturę ponownie?
Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT, fakturę może ponownie wystawić:
- ✅ Sprzedawca lub osoba przez niego upoważniona – na wniosek nabywcy lub zgodnie z posiadanymi danymi,
- ✅ Nabywca – jeśli pierwotna faktura została wystawiona przez niego (np. w ramach samofakturowania),
- ✅ Podmiot trzeci (np. faktor, komisant) – jeśli był wystawcą pierwotnej faktury.
🧩 Przykład praktyczny
Firma „Technosystem” z Wrocławia sprzedała urządzenia elektroniczne na rzecz firmy „Projekt IT” z Lublina. Po kilku tygodniach księgowa odbiorcy zorientowała się, że oryginalna faktura zaginęła. Zwróciła się więc z pisemnym wnioskiem o ponowne jej wystawienie. Sprzedawca wystawił dokument z aktualną datą i oznaczeniem „DUPLIKAT”.
Co powinien zawierać duplikat faktury?
Faktura wystawiona ponownie musi zawierać:
- te same dane co pierwotna faktura (numer, przedmiot sprzedaży, kwoty itd.),
- nową datę wystawienia.
Dodatkowo, może zawierać oznaczenie „DUPLIKAT”, chociaż nie jest to obowiązkowe. W praktyce jednak warto taki dokument opisać tym terminem, aby uniknąć nieporozumień – np. podczas kontroli podatkowej.
📌 Dlaczego warto oznaczyć fakturę jako duplikat?
- Ułatwia identyfikację dokumentu,
- Zapobiega uznaniu faktury za duplikującą sprzedaż,
- Pomaga w porządkowaniu dokumentacji księgowej.
🧩 Przykład praktyczny
Biuro rachunkowe obsługujące firmę „Alfa Serwis” otrzymało dwie identyczne faktury różniące się jedynie datą wystawienia. Brak oznaczenia „DUPLIKAT” wywołał podejrzenie, że doszło do błędu księgowego. Ostatecznie udało się wyjaśnić sytuację, ale zajęło to kilka dni i wymagało zaangażowania obu stron.
Czy ponownie wystawiona faktura jest legalna?
Tak. Zgodnie z przepisami, ponownie wystawiona faktura – nawet bez oznaczenia „DUPLIKAT” – jest pełnoprawnym dokumentem księgowym. Nie podlega przepisom o numeracji pierwotnej faktury (czyli nie trzeba jej numerować jako nowego dokumentu), nie stosuje się też do niej niektórych przepisów o ewidencji (np. art. 106g ust. 4 ustawy o VAT).
⚠️ Uwaga: Duplikat nie jest nową fakturą, nie dokumentuje nowej sprzedaży. Ma jedynie potwierdzić, że transakcja miała miejsce i była już wcześniej udokumentowana.
Co zrobić, jeśli faktura pierwotna się odnajdzie?
Jeśli po wystawieniu duplikatu oryginał się odnajdzie, nie trzeba podejmować żadnych dodatkowych działań. Obie wersje mogą funkcjonować w obrocie – ważne, by nie mylić ich z osobnymi transakcjami.
📄 W praktyce dobrze przechowywać oba dokumenty razem w dokumentacji księgowej.
📚 Podstawa prawna
📜 Art. 106l ust. 1–3 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535, z późn. zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- duplikat faktury VAT 2024
- wystawienie faktury ponownie
- oznaczenie faktury jako duplikat
- zagubiona faktura – co zrobić
- obowiązki sprzedawcy przy duplikacie