Dowody doręczenia elektronicznego są jednym z kluczowych elementów funkcjonowania systemu e-Doręczeń. To właśnie one potwierdzają, że korespondencja została skutecznie wysłana i odebrana, a więc wywoła skutki prawne takie same jak doręczenie tradycyjną pocztą. W praktyce to zagadnienie budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców i osób korzystających z adresu do doręczeń elektronicznych.
W tym poradniku wyjaśniam, czym są dowody doręczenia, kto je wystawia, kiedy uznaje się korespondencję za doręczoną oraz jakie znaczenie ma tzw. fikcja doręczenia.
Czym są dowody doręczenia?
Polski ustawodawca nie zdefiniował pojęcia „dowodów doręczenia” wprost w ustawie o doręczeniach elektronicznych. W praktyce odwołujemy się do przepisów unijnych – rozporządzenia eIDAS 910/2014, które stanowi, że usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego muszą:
- umożliwiać przesłanie danych drogą elektroniczną,
- zapewniać dowody wysłania oraz dowody otrzymania danych.
Dowód wysłania to potwierdzenie, że nadawca faktycznie nadał wiadomość. Z kolei dowód otrzymania potwierdza, że adresat odebrał dokument lub że dokument wpłynął na jego adres do doręczeń elektronicznych.
📌 Znaczenie dla przedsiębiorcy: dopiero te dowody przesądzają o skuteczności doręczenia – to one decydują, od kiedy biegną terminy np. na wniesienie odwołania czy odpowiedzi na pismo urzędowe.
Kto wystawia dowody doręczenia?
Dowody doręczenia są generowane automatycznie przez podmiot świadczący usługę:
- operatora wyznaczonego (świadczącego publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego – PURDE),
- kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, jeśli korzystasz z kwalifikowanej usługi doręczenia.
Dzięki temu nadawca i odbiorca otrzymują wiarygodne potwierdzenie, zgodne ze standardami technicznymi określonymi w art. 26a ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Kiedy wystawia się dowód otrzymania?
Zgodnie z art. 41 ustawy o doręczeniach elektronicznych dowód otrzymania wystawiany jest:
- dla podmiotu niepublicznego – po faktycznym odebraniu korespondencji przez adresata,
- dla podmiotu publicznego – z chwilą wpłynięcia dokumentu na adres do doręczeń elektronicznych,
- dla podmiotu niepublicznego przy braku odbioru – po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia pisma wysłanego przez podmiot publiczny, jeżeli adresat nie odebrał go wcześniej.
Ten ostatni przypadek to tzw. fikcja doręczenia – nawet jeśli przedsiębiorca nie zaloguje się do skrzynki, pismo i tak uznaje się za skutecznie doręczone.
Fikcja doręczenia – co oznacza dla przedsiębiorców?
Jeśli urząd wysyła dokument do przedsiębiorcy na adres do doręczeń elektronicznych, a ten nie odbierze go w ciągu 14 dni, system automatycznie wystawi dowód otrzymania.
✔ To oznacza, że dokument jest prawnie doręczony – niezależnie od tego, czy przedsiębiorca faktycznie zapoznał się z treścią.
⚠️ Ryzyko dla firm: brak regularnego sprawdzania skrzynki e-Doręczeń może spowodować, że przegapisz ważny termin procesowy.
Jak rozumieć „odebranie” korespondencji?
W przypadku przedsiębiorców (podmiotów niepublicznych) odebranie dokumentu oznacza świadome działanie adresata– czyli otwarcie pisma i możliwość zapoznania się z jego treścią. Samo zalogowanie się do skrzynki nie jest jeszcze równoznaczne z odbiorem.
Dowód otrzymania powinien być więc wystawiany dopiero w momencie, gdy dokument został faktycznie pobrany i można się z nim zapoznać. Dokument uszkodzony, którego nie da się otworzyć, nie spełnia tych warunków.
Doręczenia do podmiotów publicznych
Dla urzędów i instytucji publicznych moment doręczenia jest prostszy: wystarczy, że dokument wpłynie na ich adres do doręczeń elektronicznych. Od tej chwili doręczenie jest skuteczne, a system wystawia dowód otrzymania automatycznie.
Przykładowo: jeżeli przedsiębiorca wysyła wniosek do urzędu miasta, to doręczenie następuje już w chwili wpłynięcia dokumentu do systemu, a nie dopiero w momencie, gdy urzędnik go odczyta.
Przykład z praktyki
Firma „TechNet” z Gdańska otrzymała decyzję podatkową drogą elektroniczną. Dokument wpłynął na jej adres do doręczeń 5 września. Pracownik firmy zalogował się do skrzynki dopiero 18 września i otworzył dokument.
- W tym przypadku dowód otrzymania został wystawiony 18 września – bo firma faktycznie pobrała pismo.
- Gdyby jednak pracownik nie otworzył go do 19 września (po 14 dniach), system wystawiłby dowód otrzymania automatycznie, a dokument uznany byłby za doręczony 20 września – na zasadzie fikcji doręczenia.
Podsumowanie – co powinien wiedzieć przedsiębiorca?
- Dowody doręczenia (wysłania i otrzymania) są niezbędnym elementem systemu e-Doręczeń.
- Podmioty niepubliczne odbierają korespondencję poprzez faktyczne otwarcie dokumentu – ale po 14 dniach i tak działa fikcja doręczenia.
- Podmioty publiczne uznają dokument za doręczony w momencie jego wpłynięcia.
- Regularne sprawdzanie skrzynki e-Doręczeń jest kluczowe, aby nie przegapić terminów procesowych.
Podstawa prawna
- art. 26a – ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
- art. 41 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 58 ust. 1 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS)
Tematy porad zawartych w poradniku
- dowody doręczenia elektronicznego dla przedsiębiorców
- fikcja doręczenia w e-Doręczeniach
- skuteczność doręczenia elektronicznego w firmie