Dostęp do akt sprawy administracyjnej to jedno z podstawowych praw strony w postępowaniu administracyjnym. Uprawnienie to ma ogromne znaczenie praktyczne – pozwala stronie skutecznie bronić swoich interesów, ustosunkowywać się do zgromadzonego materiału dowodowego oraz zgłaszać własne wnioski. W niniejszym poradniku wyjaśniam, kiedy, jak i na jakich zasadach można przeglądać akta sprawy, a także jakie problemy najczęściej pojawiają się w praktyce działania urzędów.
📚 Kiedy przysługuje prawo dostępu do akt sprawy?
✅ Komu przysługuje dostęp?
Prawo dostępu do akt sprawy przysługuje:
- stronie postępowania (zarówno w toku, jak i po jego zakończeniu),
- pełnomocnikowi, kuratorowi lub przedstawicielowi ustawowemu strony,
- organizacjom społecznym dopuszczonym do udziału na prawach strony,
- prokuratorowi (bez potrzeby wydania postanowienia),
- mediatorowi – po spełnieniu warunków określonych w przepisach.
📌 WAŻNE: Osoba, która nie została formalnie uznana za stronę postępowania, nie ma prawa wglądu w akta, nawet jeśli uważa, że powinna była nią być. W takim przypadku przysługuje jej prawo do złożenia wniosku o wznowienie postępowania (na podstawie art. 145 § 1 pkt 4 k.p.a.).
🔒 Kiedy dostęp jest ograniczony?
Dostęp do akt może zostać ograniczony w dwóch sytuacjach:
- dokumenty opatrzone są klauzulą „tajne” lub „ściśle tajne” (zgodnie z ustawą o ochronie informacji niejawnych),
- występuje „ważny interes państwowy”, który uzasadnia wyłączenie akt lub ich części z udostępnienia (np. bezpieczeństwo państwa, tajemnica przedsiębiorstwa).
🛠 Jakie działania obejmuje prawo dostępu?
Zgodnie z art. 73 k.p.a. strona może:
- przeglądać akta sprawy w siedzibie organu,
- sporządzać z nich notatki, kopie i odpisy,
- żądać wydania uwierzytelnionych kopii lub odpisów, o ile wykaże ważny interes.
📸 Strona może również wykonywać zdjęcia dokumentów, np. telefonem – urzędy nie mają prawa tego zakazywać.
📝 Przykład:
📄 Pan Tomasz, właściciel firmy transportowej, stawił się w urzędzie, by przejrzeć akta sprawy dotyczącej cofnięcia mu licencji. Urzędnik odmówił mu wykonania zdjęć dokumentów. Postępowanie urzędu było nieprawidłowe – strona ma prawo wykonać własne fotokopie akt, np. telefonem.
💼 Wydanie kopii akt – kiedy organ musi to zrobić?
Kopie zwykłe
Organ może:
- umożliwić stronie samodzielne wykonanie kopii (np. zdjęć, notatek),
- samodzielnie sporządzić i wydać kopie, nawet bez potrzeby uzasadnienia przez stronę.
📌 W orzecznictwie uznano, że urząd nie może odmówić wykonania kopii dokumentów z akt, chyba że wykaże konkretne utrudnienia organizacyjne.
Kopie uwierzytelnione
Tu sytuacja wygląda inaczej – aby uzyskać uwierzytelnione odpisy lub kopie, strona musi wykazać ważny interes.
🔍 Przykłady uzasadnionego interesu:
- konieczność przedstawienia dokumentu w innym postępowaniu administracyjnym lub sądowym,
- potrzeba udowodnienia faktu w relacjach biznesowych (np. z kontrahentem, bankiem).
⚠️ Uwaga: Sam fakt chęci posiadania kopii nie wystarcza. Organ może wezwać do uzupełnienia wniosku – i ma do tego prawo.
📬 Czy można zażądać przesłania kopii dokumentów?
To jedna z bardziej spornych kwestii.
🟡 Dominująca linia orzecznicza (zachowawcza):
- Organ nie ma obowiązku przesyłania akt czy ich kopii – dostęp powinien nastąpić w siedzibie urzędu.
- Wyjątki mogą dotyczyć osób w szczególnych sytuacjach (np. osoby niepełnosprawne, osoby w areszcie).
🟢 Rosnąca liczba orzeczeń liberalnych:
- Organy powinny przesłać kopie, jeżeli objętość materiałów jest niewielka, a urząd posiada możliwości techniczno-organizacyjne.
- Odmowa przesłania powinna być uzasadniona.
📌 W praktyce decyzja należy do urzędu – nie może jednak być arbitralna ani nieuzasadniona.
⚖️ Odmowa dostępu do akt – kiedy i jak może nastąpić?
Dostęp do akt sprawy to prawo strony, ale w pewnych przypadkach urząd może odmówić jego realizacji. Taka odmowa musi mieć formę sformalizowaną i odpowiednio uzasadnioną.
🔒 Odmowa musi mieć formę postanowienia
Zgodnie z art. 74 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, jeśli organ:
- odmawia wglądu do akt,
- nie pozwala na wykonanie kopii, notatek czy odpisów,
- nie wydaje uwierzytelnionych kopii, powołując się na brak ważnego interesu,
- odmawia z powodu klauzuli tajności lub „ważnego interesu państwa”,
to musi wydać postanowienie, na które przysługuje stronie zażalenie.
📄 Postanowienie powinno zawierać:
- oznaczenie organu i strony,
- podstawę prawną,
- dokładne uzasadnienie (faktyczne i prawne),
- pouczenie o możliwości złożenia zażalenia.
⚠️ UWAGA: Organ nie może po prostu napisać zwykłego pisma z odmową! Taka praktyka jest nielegalna i podlega zaskarżeniu.
📝 Co zrobić, gdy urząd nie udostępnia akt lub milczy?
Strona ma trzy możliwości zakończenia sprawy:
- Udostępnienie akt – najprostszy wariant.
- Postanowienie o odmowie – musi być sformalizowane, zawierać pouczenie i uzasadnienie.
- Postanowienie o umorzeniu – gdy wniosek złożyła osoba, która nie jest stroną postępowania.
Jeśli organ nie reaguje – nie udostępnia akt i nie wydaje postanowienia – możesz złożyć skargę na bezczynność do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
📌 Przykład:
Pani Beata wystąpiła z wnioskiem o udostępnienie akt zakończonego postępowania administracyjnego, w którym była stroną. Po trzech tygodniach nie otrzymała odpowiedzi. W takiej sytuacji ma prawo złożyć skargę na bezczynność urzędu do sądu administracyjnego.
🔐 Dane osobowe w aktach – czy można żądać anonimizacji?
To zagadnienie budzi wiele kontrowersji. Przede wszystkim należy rozróżnić prawo do dostępu do akt od przepisów o ochronie danych osobowych (RODO).
🔍 Zasady ogólne:
- Strona postępowania ma prawo zapoznać się z pełną treścią akt – łącznie z danymi osobowymi innych stron, świadków i uczestników postępowania.
- Anonimizacja dokumentów w aktach sprawy dla strony postępowania nie ma podstawy prawnej – byłaby formą częściowej odmowy udostępnienia akt.
- Wyjątkiem jest art. 73 § 1b k.p.a., który przewiduje pominięcie danych osobowych autora skargi, jeżeli postępowanie wszczęto na podstawie jego pisma (złożonego w trybie art. 229 i n. k.p.a.).
📌 Przykład:
Pan Krzysztof złożył wniosek o wgląd w akta dotyczące decyzji o warunkach zabudowy, która dotyczyła również sąsiadujących działek. Organ udostępnił akta, ale zakreślił dane osobowe właścicieli sąsiednich działek. To błąd – strona ma prawo znać treść dokumentów wraz z danymi osobowymi, ponieważ służy to ochronie jej interesów prawnych.
🎯 Co z RODO?
Art. 74a k.p.a. precyzuje, że prawo strony do wglądu w akta nie narusza praw innych osób wynikających z RODO, np. do informacji o tym, kto uzyskał dostęp do ich danych. Jednak:
- osoba, której dane osobowe dotyczą, nie może zakazać udostępnienia tych danych stronie,
- może natomiast żądać informacji o tym, czy i komu udostępniono jej dane (art. 15 RODO).
🧾 Podsumowanie – co warto zapamiętać?
✔ Prawo dostępu do akt to podstawowy element gwarancji czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym.
✔ Obejmuje ono: przeglądanie akt, sporządzanie notatek, kopii, odpisów, a także – w określonych warunkach – żądanie uwierzytelnionych kopii.
✔ Organ może odmówić dostępu tylko w ściśle określonych przypadkach, np. w przypadku dokumentów „ściśle tajnych” lub „tajnych” albo z powodu ważnego interesu państwowego.
✔ Każda odmowa musi mieć formę postanowienia, które można zaskarżyć.
✔ Dane osobowe w aktach nie mogą być zanonimizowane względem strony – z wyjątkiem autora skargi inicjującej postępowanie.
✔ Nieudzielenie odpowiedzi przez organ – nawet w formie milczenia – podlega zaskarżeniu jako bezczynność.
📜 Podstawa prawna
- art. 8 § 1, art. 9, art. 10, art. 28, art. 33 § 3, art. 69 § 1–2 – Kodeks postępowania administracyjnego (ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r.)
- art. 73 § 1–2, art. 73 § 1a–1b, art. 74 § 1–2, art. 74a, art. 96i, art. 105 § 1, art. 124 § 1–2, art. 126 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 183 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 69 § 1–2 – Ustawa z dnia 28 stycznia 2016 r. – Prawo o prokuraturze
- art. 15 – Rozporządzenie RODO (UE) 2016/679
- art. 229–236 – Kodeks postępowania administracyjnego
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. – o ochronie informacji niejawnych
📌 Tematy porad zawartych w poradniku:
- dostęp do akt administracyjnych
- prawa strony w postępowaniu 2025
- odmowa udostępnienia akt – co robić
- kopie dokumentów z urzędu
- anonimizacja danych osobowych w aktach