Reforma doręczeń elektronicznych wprowadzona ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (dalej: u.d.e.) całkowicie zmienia sposób komunikacji podmiotów publicznych z obywatelami i przedsiębiorcami. Wprowadza dwa nowe rodzaje usług: publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz publiczną usługę hybrydową (PUH). Ustawa definiuje także podstawowe instytucje nowego systemu, takie jak:
- adres do doręczeń elektronicznych,
- skrzynka doręczeń,
- baza adresów elektronicznych (BAE) prowadzona przez Ministra Cyfryzacji.
Dla uporządkowania nowych regulacji ustawodawca zawarł w art. 2 u.d.e. szereg definicji legalnych – część z nich nawiązuje do już istniejących w innych aktach prawnych (np. definicja dokumentu elektronicznego), a część wprowadza zupełnie nowe pojęcia.
Podmiot publiczny – definicja i zakres
Jednym z kluczowych rozróżnień w systemie doręczeń elektronicznych jest podział na podmioty publiczne i niepubliczne.
Definicja podmiotu publicznego z art. 2 pkt 6 u.d.e. nawiązuje do unijnej dyrektywy 2014/24/UE z 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych oraz do art. 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Została ona rozszerzona o komorników sądowych.
Podmiot publiczny oznacza:
a) jednostkę sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z 27.08.2009 r. o finansach publicznych,
b) inną niż w lit. a państwową jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej,
c) inną niż w lit. a osobę prawną utworzoną w szczególnym celu zaspokajania potrzeb o charakterze powszechnym, niemającą charakteru przemysłowego ani handlowego, jeśli:
- jest finansowana w ponad 50% przez państwo lub samorząd, albo
- państwo/ samorząd posiada ponad połowę udziałów lub akcji, albo
- państwo/ samorząd sprawuje nadzór nad jej organem zarządzającym, albo
- państwo/ samorząd powołuje ponad połowę członków organu nadzorczego lub zarządzającego,
d) związek podmiotów wskazanych w lit. a–c, jeśli realizuje zadania publiczne,
e) komornika sądowego.
Podmioty publiczne są więc bardzo zróżnicowane – od urzędów centralnych, przez samorządy, aż po jednostki organizacyjne czy instytucje kultury.
Sektor finansów publicznych
Zgodnie z art. 9 ustawy o finansach publicznych, sektor ten tworzą m.in.:
- organy władzy publicznej (administracja rządowa, sądy, trybunały, organy kontroli państwowej i ochrony prawa),
- jednostki samorządu terytorialnego i ich związki,
- związki metropolitalne,
- jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe,
- agencje wykonawcze,
- instytucje gospodarki budżetowej,
- państwowe fundusze celowe,
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych wraz z funduszami oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
- Narodowy Fundusz Zdrowia,
- samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
- uczelnie publiczne,
- Polska Akademia Nauk i jej jednostki,
- państwowe i samorządowe instytucje kultury,
- inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (z wyjątkiem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, banków i spółek prawa handlowego),
- Bankowy Fundusz Gwarancyjny.
📌 To oznacza, że nie tylko klasyczne urzędy, ale również np. uczelnie wyższe czy instytucje kultury mają status podmiotów publicznych i muszą stosować przepisy o doręczeniach elektronicznych.
Wątpliwości praktyczne
Autonomiczna definicja podmiotu publicznego w u.d.e. wynika z prawa unijnego, jednak jej zakres nie pokrywa się w pełni z innymi ustawami. Może to prowadzić do wątpliwości w praktyce, np. w zestawieniu z:
- ustawą o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (ustawa z 5.07.2018 r.),
- definicją organu administracji publicznej w art. 1 pkt 2 k.p.a..
W efekcie niektóre instytucje mogą mieć problem z ustaleniem, czy są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i korzystania z PURDE oraz PUH.
Obowiązki podmiotów publicznych
Podmiot publiczny ma obowiązek:
- posiadania adresu do doręczeń elektronicznych w BAE (art. 8 u.d.e.),
- wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń (art. 19 u.d.e.).
Adres jest tworzony na wniosek, a w przypadku podmiotów wpisanych do KRS – także automatycznie przy rejestracji. Minister Cyfryzacji może wyrazić zgodę na utworzenie więcej niż jednego adresu dla danego podmiotu, jeśli wynika to z jego struktury (art. 32 u.d.e.).
Terminy wdrożenia obowiązku korzystania z publicznych usług doręczeń określa harmonogram w art. 155 u.d.e.. W większości przypadków kluczowa data to 1 października 2024 r., wskazana w komunikacie Ministra Cyfryzacji.
Obowiązki obejmują zarówno:
- wysyłanie korespondencji przez PURDE i PUH,
- jak i odbieranie pism na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego.
📄 Przykład: Wojewódzki Ośrodek Ruchu Drogowego w Krakowie jako jednostka sektora finansów publicznych będzie od 1 października 2024 r. wysyłał wezwania do egzaminów elektronicznie przez PURDE. Jednocześnie każdy obywatel, który ma adres w BAE, będzie mógł złożyć wniosek do WORD-u przez system doręczeń.
Podmiot niepubliczny – definicja i obowiązki
Zgodnie z art. 2 pkt 5 u.d.e. podmiotami niepublicznymi są wszystkie te, które nie mieszczą się w definicji podmiotów publicznych. Oznacza to, że do tej grupy należą:
- osoby fizyczne,
- osoby prawne (np. spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia),
- jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną (np. spółki osobowe).
Rozróżnienie na podmioty publiczne i niepubliczne jest istotne, ponieważ determinuje zakres obowiązków i uprawnień w zakresie doręczeń elektronicznych.
Dobrowolność a obowiązek
Podstawowa zasada dla podmiotów niepublicznych brzmi: posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych w BAE jest fakultatywne (art. 10 u.d.e.).
Jednak ustawodawca wprowadził szereg wyjątków, kiedy adres staje się obowiązkowy.
Podmioty zobowiązane do posiadania adresu
- Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego
Obowiązek wpisania adresu do BAE mają m.in.:- adwokaci,
- radcowie prawni,
- doradcy podatkowi,
- doradcy restrukturyzacyjni,
- rzecznicy patentowi,
- notariusze.
- Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG
Każdy przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą będzie musiał posiadać adres do doręczeń elektronicznych, na który urzędy będą kierować pisma związane z działalnością gospodarczą. - Spółki wpisane do KRS
Wszystkie spółki prawa handlowego zobowiązane są do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych – również od 1 października 2024 r.. - Komornicy sądowi
Zostali oni wskazani wprost w ustawie jako podmioty zobowiązane.
Adres prywatny i adres zawodowy
W przypadku osób fizycznych, które wykonują zawód prawniczy lub prowadzą działalność gospodarczą, ustawa przewiduje rozróżnienie między dwoma rodzajami adresów:
- adres zawodowy (obowiązkowy) – służy do odbioru i wysyłania korespondencji związanej z wykonywaniem zawodu lub działalności gospodarczej,
- adres prywatny (fakultatywny) – może być założony dodatkowo do użytku osobistego, niezwiązanego z działalnością zawodową.
📄 Przykład:
Pan Tomasz jest radcą prawnym i jednocześnie prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w CEIDG. Musi posiadać dwa adresy: zawodowy jako radca prawny oraz adres przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG. Dodatkowo może utworzyć prywatny adres do doręczeń, np. do kontaktów z urzędem skarbowym w sprawach niezwiązanych z kancelarią.
Wielość skrzynek i uprawnienia użytkowników
W praktyce jedna osoba może być użytkownikiem wielu skrzynek doręczeń. Przykładowo:
- prywatna (dobrowolna),
- zawodowa (obowiązkowa dla adwokata, radcy prawnego czy doradcy podatkowego),
- służbowa – np. przypisana do spółki prawa handlowego, w której dana osoba pełni funkcję administratora skrzynki.
Osoby te mogą być wskazane w systemie jako administratorzy lub zwykli użytkownicy.
Usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Podmioty niepubliczne mogą korzystać z dwóch typów usług:
- Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – finansowana przez państwo i dostępna bezpłatnie,
- Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – świadczona odpłatnie przez certyfikowanych dostawców usług zaufania.
To oznacza, że przedsiębiorcy mogą wybrać, z której formy korzystać – choć adres w BAE jest powiązany co do zasady z PURDE.
Portal informacyjny dla prawników
Niezależnie od adresów w BAE, od 14 marca 2024 r. dla adwokatów, radców prawnych i rzeczników patentowych przewidziano dodatkowy obowiązek – posiadania konta w portalu informacyjnym sądów powszechnych (art. 53e § 1 ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych).
Portal ten umożliwia doręczenia pism sądowych poprzez ich umieszczenie w systemie, w przypadkach wskazanych w procedurach sądowych.
📌 Oznacza to, że prawnicy będą korzystać równolegle z dwóch systemów:
- doręczeń elektronicznych w ramach BAE,
- portalu informacyjnego sądów.
📄 Przykład:
Pani Katarzyna jest rzecznikiem patentowym. Od 1 października 2024 r. ma obowiązek posiadać adres do doręczeń elektronicznych w BAE. Dodatkowo od marca 2024 r. sądy doręczają jej pisma przez portal informacyjny. W praktyce korzysta więc z dwóch niezależnych narzędzi, które funkcjonują równolegle.
Publiczna usługa hybrydowa – czym jest i kiedy ma zastosowanie?
System doręczeń elektronicznych zakłada, że co do zasady korespondencja ma być wymieniana w postaci cyfrowej. Jednak ustawodawca przewidział sytuacje, w których odbiorca nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych w BAE.
Wówczas stosuje się publiczną usługę hybrydową (PUH). Polega ona na tym, że:
- podmiot publiczny przygotowuje pismo w postaci elektronicznej,
- system automatycznie przekazuje je do operatora wyznaczonego,
- operator drukuje dokument i dostarcza go adresatowi w tradycyjnej formie papierowej.
Dzięki temu nawet osoby fizyczne, które nie mają adresu do doręczeń elektronicznych, nie zostają wykluczone z systemu.
📄 Przykład:
Urząd Skarbowy w Białymstoku wysyła elektronicznie decyzję podatkową do pana Adama, który nie posiada adresu w BAE. System kieruje dokument do Poczty Polskiej, która drukuje pismo i doręcza je tradycyjnie listem poleconym.
Zasada dostępności i hybrydowości doręczeń
Ustawa wprowadza dwie kluczowe zasady:
- Zasada dostępności doręczeń – podmiot publiczny musi zapewnić możliwość doręczania i odbierania korespondencji drogą elektroniczną w relacjach z podmiotami niepublicznymi.
- Zasada hybrydowości – jeżeli adresat nie posiada adresu elektronicznego w BAE, pismo zostaje doręczone w trybie publicznej usługi hybrydowej.
W praktyce oznacza to, że:
- każdy przedsiębiorca i obywatel będzie miał możliwość kontaktu z urzędami drogą elektroniczną,
- brak adresu elektronicznego nie zwolni urzędów z obowiązku doręczenia – wówczas dokument zostanie wysłany w formie papierowej przez PUH.
Adres w BAE a korespondencja zawodowa i prywatna
W przypadku osób fizycznych wykonujących zawody regulowane (np. adwokat, doradca podatkowy, notariusz), a także przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, ustawa wprost rozróżnia dwa adresy do doręczeń:
- obowiązkowy zawodowy (służbowy) – do korespondencji w sprawach zawodowych i gospodarczych,
- dobrowolny prywatny – do kontaktów w sprawach niezwiązanych z działalnością.
Dzięki temu obywatel może oddzielić życie zawodowe od prywatnego, korzystając z dwóch różnych adresów w systemie.
Problemy praktyczne – wielość skrzynek
W praktyce pojawia się problem obsługi kilku skrzynek przez jedną osobę. Przykładowo radca prawny może:
- posiadać adres zawodowy jako radca,
- posiadać adres jako przedsiębiorca w CEIDG,
- zostać wskazany jako administrator skrzynki spółki prawa handlowego,
- posiadać adres prywatny.
Przepisy nie zawsze są przejrzyste co do tego, w jaki sposób takie wielość skrzynek ma być obsługiwana.
📌 Oznacza to, że w praktyce przedstawiciele zawodów prawniczych czy przedsiębiorcy mogą jednocześnie korzystać z kilku różnych kanałów komunikacji w systemie doręczeń.
Równoległe systemy doręczeń – sądy i portal informacyjny
Warto pamiętać, że system doręczeń elektronicznych w BAE nie zastępuje całkowicie innych systemów doręczeń.
Od 14 marca 2024 r. adwokaci, radcowie prawni i rzecznicy patentowi mają obowiązek posiadania konta w portalu informacyjnym sądów powszechnych (art. 53e § 1 p.u.s.p.).
Portal ten umożliwia doręczenia pism sądowych poprzez ich umieszczenie w systemie i pełni funkcję niezależną wobec BAE.
📄 Przykład:
Pani Monika jest notariuszem i prowadzi własną kancelarię. Posiada adres do doręczeń elektronicznych w BAE dla korespondencji urzędowej. Jednak w sprawach sądowych dotyczących jej jako strony lub pełnomocnika, sąd doręcza jej pisma przez portal informacyjny. W praktyce korzysta więc z dwóch systemów równolegle.
Kluczowe terminy wejścia w życie obowiązków
Najważniejszą datą w harmonogramie wdrażania systemu doręczeń jest 1 października 2024 r.. Od tego dnia:
- podmioty publiczne będą musiały korzystać z PURDE i PUH,
- przedsiębiorcy wpisani do CEIDG i KRS, a także przedstawiciele zawodów prawniczych, będą zobowiązani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Dzięki temu od jesieni 2024 r. system doręczeń elektronicznych stanie się powszechnym narzędziem komunikacji w obrocie prawnym i gospodarczym.
Podstawa prawna
- art. 2, art. 8–10, art. 19, art. 32, art. 155 – ustawa z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
- art. 9 – ustawa z 27.08.2009 r. o finansach publicznych,
- art. 4 – ustawa z 11.09.2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
- art. 1 ust. 2 pkt 1 – ustawa z 20.08.1997 r. o KRS,
- art. 2 – ustawa z 6.03.2018 r. o CEIDG,
- art. 53e § 1 – ustawa z 27.07.2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych.
Tematy porad zawartych w poradniku
- obowiązki podmiotów publicznych i niepublicznych w systemie doręczeń elektronicznych,
- różnice między adresem zawodowym a prywatnym w BAE,
- funkcjonowanie publicznej usługi hybrydowej,
- równoległe systemy doręczeń (BAE i portal sądowy).