Doręczenia elektroniczne to reforma, która w założeniu ma uprościć i zdigitalizować komunikację między organami administracji publicznej a obywatelami i przedsiębiorcami. Problem w tym, że system nie działa jeszcze w pełni – ustawodawca przewidział bowiem długi okres przejściowy, który zakończy się dopiero 30 września 2029 r.. W tym czasie równolegle funkcjonują różne kanały doręczeń – tradycyjne, ePUAP oraz nowe usługi: publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) i publiczna usługa hybrydowa (PUH).
Dla przedsiębiorców i instytucji oznacza to wiele wątpliwości: kiedy stosować nowe przepisy, kiedy obowiązuje jeszcze „stary” tryb, jak doręczać pisma w okresie przejściowym i które rozwiązania będą skuteczne prawnie. W tym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak działa system e-doręczeń w czasie transformacji.
Okres przejściowy w e-doręczeniach – na czym polega?
Reforma doręczeń elektronicznych została wprowadzona ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Co istotne, ustawodawca rozdzielił:
- wejście w życie przepisów procesowych (np. nowego brzmienia Kodeksu postępowania administracyjnego od 5 października 2021 r.),
od - obowiązek ich stosowania przez poszczególne podmioty publiczne (uzależniony od dat wskazanych w komunikatach Ministra Cyfryzacji na podstawie art. 155 ust. 10 u.d.e.).
Efekt? Do czasu określonego komunikatem organy administracji nie muszą jeszcze korzystać z nowych usług doręczeń, a stosują „stare” regulacje.
📌 Przykład:
Firma „Nowoczesne Technologie” złożyła wniosek do urzędu gminy w maju 2024 r. Choć przepisy o PURDE i PUH obowiązują w KPA od 5 października 2021 r., urząd ten nie miał jeszcze obowiązku korzystania z nowych doręczeń (termin jego wdrożenia to dopiero 1 października 2024 r.). Dlatego urząd doręczył pismo zgodnie z dotychczasowymi zasadami – np. przez ePUAP albo listownie.
Etap I: przed powstaniem obowiązku stosowania PURDE i PUH
Do dnia, w którym dany organ stanie się zobowiązany do korzystania z nowych usług, stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) oraz Ordynacji podatkowej w brzmieniu sprzed nowelizacji. Podstawą jest art. 158 ust. 1 u.d.e.:
„W okresie od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy do dnia poprzedzającego dzień zaistnienia obowiązku jej stosowania, o którym mowa w art. 155, do doręczania przez podmioty publiczne (…) stosuje się art. 39, art. 391, art. 40 § 4 oraz art. 46 § 4–9 [KPA] (…) w brzmieniu dotychczasowym.”
Jak doręczano pisma w tym okresie?
- Tradycyjnie – list polecony za pośrednictwem operatora pocztowego, przez pracowników organu albo inne upoważnione osoby.
- Elektronicznie przez ePUAP – ale tylko w ściśle określonych przypadkach:
✔ gdy strona złożyła podanie przez ePUAP,
✔ gdy zażądała doręczeń elektronicznych i podała adres,
✔ gdy wyraziła zgodę i podała adres elektroniczny.
W takiej sytuacji organ wysyłał zawiadomienie na adres elektroniczny, a pismo uznawano za doręczone, jeśli obywatel je odebrał – albo po 14 dniach, jeżeli nie odebrał (tzw. fikcja doręczenia).
⚠️ Uwaga: Organy administracji mogły także doręczać wydruki pism elektronicznych na podstawie art. 393 KPA.
Terminy wdrożenia nowych usług
Obowiązek stosowania PURDE i PUH dla pierwszych podmiotów publicznych został ostatecznie przesunięty na 1 października 2024 r. (na podstawie komunikatu Ministra Cyfryzacji z 21 grudnia 2023 r.).
Od tego dnia nowe sposoby doręczeń obejmą m.in.:
- organy administracji rządowej i ich jednostki budżetowe,
- organy kontroli państwowej i ochrony prawa,
- ZUS i KRUS,
- Narodowy Fundusz Zdrowia,
- uczelnie publiczne, PAN, instytucje kultury,
- jednostki samorządu terytorialnego (na razie tylko w zakresie PURDE).
Oznacza to, że w postępowaniu administracyjnym od 1 października 2024 r. wymienione podmioty będą musiały stosować nowe przepisy KPA – w szczególności art. 39 i art. 391 KPA w brzmieniu obowiązującym po nowelizacji.
Etap II: po rozpoczęciu stosowania PURDE i PUH, ale przed 30 września 2029 r.
Od dnia wdrożenia nowych usług aż do zakończenia okresu przejściowego mogą pojawiać się kolejne wątpliwości. Wynikają one z:
- różnic w terminach – np. sądy administracyjne zaczną stosować PURDE dopiero od 1 października 2029 r., czyli pięć lat później niż administracja publiczna;
- równoległego funkcjonowania różnych systemów – doręczeń na adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz na konto w systemie teleinformatycznym organu (np. ePUAP);
- planów wygaszania ePUAP – Ministerstwo Cyfryzacji przewiduje, że część jego funkcji (np. przesyłanie korespondencji) może zniknąć już do połowy 2026 r.
Doręczenia w postępowaniu sądowoadministracyjnym
Zgodnie z art. 12b § 2 i 4 p.p.s.a., dokumenty elektroniczne do sądu wnosi się przez elektroniczną skrzynkę podawczą (ePUAP), a sąd doręcza pisma drogą elektroniczną na warunkach określonych w art. 74a p.p.s.a..
To oznacza, że nawet gdy organ administracji od 1 października 2024 r. będzie stosował PURDE, w postępowaniu sądowoadministracyjnym nadal trzeba będzie używać ePUAP – aż do 30 września 2029 r.
📌 Przykład:
Spółka z o.o. z Gdańska zaskarżyła decyzję urzędu skarbowego w grudniu 2025 r. Skargę musiała wnieść za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej urzędu na ePUAP, a nie na jego adres do doręczeń elektronicznych, choć urząd już od dawna stosował PURDE.
Równoległe funkcjonowanie PURDE i ePUAP po 1 października 2024 r.
Od dnia wdrożenia PURDE i PUH pojawi się dualizm doręczeń – część korespondencji będzie trafiała przez nowe adresy do doręczeń elektronicznych (ADE), a część nadal przez konta ePUAP. Wynika to m.in. z nowelizacji art. 39 § 1 i art. 63 § 1 KPA z 7 lipca 2022 r., które dopuściły możliwość składania podań i doręczania pism również na konto w systemie teleinformatycznym organu (w tym przez ePUAP).
Stanowisko Ministra Cyfryzacji
W październiku 2023 r. resort wskazał, że po terminie określonym w komunikacie:
✔ doręczenia przez ePUAP nadal będą dopuszczalne, ale tylko w sytuacji, gdy obywatel faktycznie odbierze korespondencję (art. 39 KPA).
✖ Nie będzie można korzystać z fikcji doręczenia – w przypadku braku odbioru organ będzie musiał ponowić próbę doręczenia przez PURDE lub listownie.
To oznacza, że przedsiębiorca, który nie odbierze korespondencji na ePUAP, nie będzie mógł zostać uznany za skutecznie powiadomionego. Organ będzie musiał sięgnąć po inne narzędzia.
Doręczenia między podmiotami publicznymi
Zgodnie z art. 147 u.d.e., aż do końca okresu przejściowego (30 września 2029 r.) doręczenia między organami publicznymi przez ePUAP będą traktowane jak doręczenia PURDE.
Jednak doręczenia od obywateli i przedsiębiorców do organów przez ePUAP będą uznawane za równoważne PURDE tylko do czasu powstania obowiązku stosowania PURDE przez ten organ (czyli najczęściej od 1 października 2024 r.).
📌 Przykład:
Spółdzielnia mieszkaniowa wysłała pismo do urzędu wojewódzkiego w czerwcu 2024 r. przez ePUAP – było ono prawnie skuteczne. Ale gdyby zrobiła to w listopadzie 2024 r., po wejściu PURDE, takie doręczenie nie miałoby już skutków prawnych – konieczne byłoby użycie ADE.
Wygaszanie ePUAP
Choć przepisy przewidują, że ePUAP ma działać do 30 września 2029 r., w praktyce jego rola będzie stopniowo maleć.
- Według informacji Ministerstwa Cyfryzacji z października 2023 r., do połowy 2026 r. planowane jest wygaszenie funkcji przesyłania korespondencji przez ESP na ePUAP.
- Po tym czasie ePUAP miałby pełnić głównie rolę archiwum – aż do całkowitego zamknięcia i usunięcia skrzynek w 2029 r. (art. 148 u.d.e.).
⚠️ Powstaje więc problem: jak przedsiębiorcy czy obywatele będą mogli składać skargi do sądu administracyjnego przed 1 października 2029 r., skoro ePUAP przestanie działać w swojej podstawowej funkcji?
Jednym z proponowanych rozwiązań jest zmiana prawa i umożliwienie składania takich pism na adresy do doręczeń elektronicznych (ADE) organów od dnia, w którym zaczną one stosować PURDE.
Wątpliwości i zagrożenia w okresie przejściowym
- Brak spójności systemu – różne przepisy nakazują korzystanie z różnych kanałów komunikacji (ADE, ePUAP, konta teleinformatyczne organów).
- Ryzyko nieskutecznych doręczeń – np. gdy przedsiębiorca wyśle pismo na ePUAP organu, który już wdrożył PURDE.
- Opóźnienia i chaos organizacyjny – konieczność ponawiania doręczeń w przypadku braku odbioru na ePUAP.
- Ograniczony dostęp do sądu – w razie wygaszenia ePUAP przed 2029 r. bez wprowadzenia nowych rozwiązań legislacyjnych.
Podstawa prawna
- art. 39, art. 391, art. 40 § 4, art. 46 § 4–9, art. 393 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 61, art. 105, art. 144a, art. 147, art. 148, art. 152a, art. 155, art. 158 – ustawa z 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 12b § 2 i 4, art. 54 § 1a, art. 74a – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi
- Ordynacja podatkowa
Tematy porad zawartych w poradniku
- „doręczenia elektroniczne w okresie przejściowym 2024–2029”
- „jak działa PURDE i PUH dla przedsiębiorców”
- „czy ePUAP będzie ważny po 2024 r.”
- „terminy wdrożenia e-doręczeń w administracji i sądach”