Zagadnienie stosowania indywidualnej stawki amortyzacji środków trwałych jest niezwykle istotne dla przedsiębiorców, którzy chcą zoptymalizować swoje koszty podatkowe. Umiejętne wykorzystanie przepisów pozwala nie tylko na szybsze rozliczenie wydatków inwestycyjnych, ale także na efektywne zarządzanie majątkiem firmy. W tym poradniku dowiesz się, czym dokładnie są środki trwałe używane oraz ulepszone według ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), jak prawidłowo dokumentować ich status oraz jakie warunki należy spełnić, by legalnie stosować wyższą, indywidualną stawkę amortyzacji.
Czym są środki trwałe używane według art. 16j ust. 2 u.p.d.o.p.?
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pozwalają przedsiębiorcom na zastosowanie indywidualnych (zazwyczaj wyższych) stawek amortyzacyjnych w przypadku tzw. środków trwałych używanych lub ulepszonych. Zgodnie z art. 16j ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p.:
„Środki trwałe, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, uznaje się za: 1) używane, jeżeli podatnik udowodni, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez podmiot inny niż podatnik co najmniej przez okres 6 miesięcy”.
W praktyce oznacza to, że jeśli kupujesz np. maszyny, urządzenia czy samochody i przed twoim nabyciem były one wykorzystywane przez innego właściciela (niezależnie czy w działalności gospodarczej, celach statutowych czy nawet prywatnie), możesz skorzystać z indywidualnej stawki amortyzacji – pod warunkiem udowodnienia tego stanu faktycznego.
Kogo dotyczy przepis?
- Dotyczy środków trwałych z grup 3–6 i 8 Klasyfikacji Środków Trwałych oraz środków transportu.
- Nie dotyczy budynków, lokali i budowli objętych art. 16j ust. 1 pkt 3 i 4 u.p.d.o.p.
Ważne!
Pojęcie „wykorzystywania” nie jest ograniczone wyłącznie do działalności gospodarczej. Obejmuje też m.in. wykorzystywanie przez:
- jednostki non profit do celów statutowych,
- organy administracji,
- osoby fizyczne do celów osobistych.
Oznacza to, że urządzenie medyczne wykorzystywane przez fundację charytatywną, jak i ten sam typ urządzenia używany przez firmę prywatną, spełniają warunek „używanego” środka trwałego, o ile były eksploatowane przez minimum 6 miesięcy.
Kim może być poprzedni właściciel?
Przepisy nie zawężają katalogu podmiotów – może to być osoba fizyczna, spółka, jednostka budżetowa, fundacja, gmina itp.
Jak dokumentować używanie środka trwałego?
Spełnienie przesłanki używania przez inny podmiot musi być udowodnione. Dokumentami mogą być:
- umowy sprzedaży, faktury, protokoły przekazania,
- dokumentacja techniczna zawierająca wpisy o eksploatacji,
- oświadczenie poprzedniego właściciela,
- inne dowody potwierdzające używanie rzeczy przez inny podmiot przez co najmniej 6 miesięcy.
Przykład 1 (zmienione dane):
Firma Serwitech Sp. z o.o. w styczniu 2025 r. nabyła używaną tokarkę przemysłową od przedsiębiorcy z Katowic. Poprzedni właściciel przedstawił oświadczenie oraz faktury zakupu materiałów eksploatacyjnych, potwierdzające używanie maszyny od lutego 2023 r. do grudnia 2024 r. Nowy właściciel, dokumentując okres eksploatacji, mógł legalnie zastosować indywidualną stawkę amortyzacji do tej maszyny.
Przykład 2:
Centrum Rehabilitacji Rehavit zakupiło samochód osobowy używany wcześniej przez fundację non profit. Fundacja udokumentowała wykorzystanie auta przez 7 miesięcy (kserokopie polis OC, książka serwisowa, oświadczenie zarządu). Rehavit wprowadził auto do ewidencji jako „środek trwały używany” i skorzystał z indywidualnej stawki amortyzacji.
Co na to organy podatkowe?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 12.08.2024 r. (0112-KDIL2-2.4011.385.2024.2.IM) stwierdził:
„przez używanie środka trwałego dla potrzeb tego przepisu rozumie się jego eksploatowanie (użytkowanie) przed dniem nabycia przez podatnika.”
Nie ma znaczenia, w jakim celu był używany, liczy się fakt eksploatacji i możliwość jego udokumentowania.
Uwaga – kontrole
Organy podatkowe mogą podczas kontroli szczegółowo analizować wiarygodność dowodów. Samo oświadczenie poprzedniego właściciela może być wystarczające, ale zawsze podlega weryfikacji w razie ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego (interpretacja z 4.04.2025 r., 0111-KDIB1-2.4010.61.2025.2.EJ).
Zmiana przepisów od 2021 r. – co z leasingiem?
Ważna zmiana nastąpiła od 1 stycznia 2021 r. – podatnik nie może zastosować indywidualnej stawki amortyzacji, jeżeli nabywa środek trwały, który był użytkowany przez niego w ramach leasingu, a następnie wykupuje ten przedmiot. Przepis został zmodyfikowany, by uniemożliwić przyspieszoną amortyzację wykupionych z leasingu nowych środków trwałych (interpretacja z 29.09.2022 r., 0114-KDIP2-1.4010.67.2022.1.JF).
Przykład – leasing (zmienione dane):
Pani Anna prowadzi firmę transportową i korzystała z nowego samochodu w ramach leasingu przez 2 lata. Po zakończeniu leasingu wykupiła pojazd na własność. Niestety, nie może zastosować indywidualnej stawki amortyzacji, bo auto nie było używane przez innego niż ona podmiot przez 6 miesięcy.
Czym jest środek trwały „ulepszony” wg art. 16j ust. 2 pkt 2 u.p.d.o.p.?
Drugą przesłanką umożliwiającą zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacji jest ulepszenie środka trwałego. Przepis mówi:
„Środki trwałe, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2, uznaje się za: 2) ulepszone, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ich ulepszenie stanowiły co najmniej 20% wartości początkowej”.
Co to znaczy „ulepszenie”?
- Ulepszenie to wydatki, które faktycznie zwiększają wartość użytkową środka trwałego w stosunku do pierwotnej wartości początkowej.
- Nie wlicza się do nich kosztów zakupu, transportu, ubezpieczenia czy montażu (one budują wartość początkową – art. 16g ust. 3 u.p.d.o.p.).
Przykład ulepszenia (zmienione dane):
Firma Nowa Era kupiła maszynę produkcyjną za 120 000 zł. Jeszcze przed wprowadzeniem jej do ewidencji, zainwestowała w jej modernizację 27 000 zł (nowe sterowanie, poprawa bezpieczeństwa, podniesienie wydajności). Ponieważ wydatki ulepszeniowe przekroczyły 20% wartości początkowej (czyli 24 000 zł), spółka mogła zastosować indywidualną stawkę amortyzacji.
Używane i ulepszone środki trwałe – szczególne zasady dla budynków, lokali i budowli
W przypadku nieruchomości (budynków, lokali niemieszkalnych, budowli), ustawodawca przewidział odrębne, bardziej rygorystyczne warunki uznania ich za „używane” lub „ulepszone”. Określa to art. 16j ust. 3 u.p.d.o.p.:
„Środki trwałe, o których mowa w ust. 1 pkt 3, uznaje się za:
- używane, jeżeli podatnik wykaże, że przed ich nabyciem były wykorzystywane przez podmiot inny niż podatnik co najmniej przez okres 60 miesięcy, lub;
- ulepszone, jeżeli przed wprowadzeniem do ewidencji wydatki poniesione przez podatnika na ulepszenie stanowiły co najmniej 30% wartości początkowej”.
Na czym polega różnica?
- Dla grup 3–6 i 8 oraz środków transportu:
- Używane: 6 miesięcy przez inny podmiot
- Ulepszone: 20% wartości początkowej
- Dla budynków, lokali i budowli (grupa 1):
- Używane: 60 miesięcy przez inny podmiot
- Ulepszone: 30% wartości początkowej
Przykład 3 (zmienione dane):
Spółka Biuromax nabyła w czerwcu 2025 r. lokal biurowy w Toruniu. Poprzedni właściciel (firma informatyczna) korzystał z niego od maja 2019 r. do maja 2025 r. Przez ponad 60 miesięcy lokal był wykorzystywany przez podmiot inny niż nabywca. Spółka przedstawiła umowy najmu, protokoły odbioru i potwierdzenie zapłaty podatku od nieruchomości. Dzięki temu lokal uznany został za „używany” w rozumieniu ustawy i Biuromax mógł ustalić indywidualną stawkę amortyzacji.
Przykład 4 – ulepszenie budynku (zmienione dane):
Przedsiębiorstwo Delta-Invest kupiło stary magazyn za 1 500 000 zł. Przed wprowadzeniem do ewidencji, spółka zainwestowała w modernizację instalacji, wymianę dachu i system przeciwpożarowy 480 000 zł (ponad 30% wartości początkowej). Dzięki temu budynek został uznany za „ulepszony” i przedsiębiorstwo mogło amortyzować go szybciej według własnej stawki.
Jak ustalić wartość początkową środka trwałego?
To kluczowe dla ustalenia progu ulepszenia (20% lub 30%). Wartość początkowa jest ustalana na podstawie art. 16g u.p.d.o.p. – w zależności od sposobu nabycia:
- przy zakupie – cena nabycia powiększona o koszty transportu, montażu itd.;
- przy darowiźnie – wartość rynkowa z dnia nabycia;
- przy wytworzeniu we własnym zakresie – koszt wytworzenia.
Pamiętaj:
Do wydatków na ulepszenie nie wlicza się kosztów, które już zostały uwzględnione w wartości początkowej (np. koszty transportu, ubezpieczenia podczas zakupu). Liczą się tylko nakłady podnoszące wartość użytkową środka trwałego poniesione przed wprowadzeniem go do ewidencji.
Co w przypadku spełnienia obu przesłanek (używany i ulepszony)?
Jeśli środek trwały jest zarówno „używany”, jak i „ulepszony” (spełnia oba warunki), możesz swobodnie ustalić indywidualną stawkę amortyzacji – nie ma obowiązku spełnienia tylko jednego z tych warunków.
Środki trwałe z art. 16j ust. 1 pkt 4 – wyjątki i specyfika
Dla tej kategorii (np. określonych rodzajów nieruchomości wymienionych w art. 16j ust. 1 pkt 4) ustawa nie definiujeprzesłanek używania lub ulepszenia. Nie można więc stosować tu kryteriów analogicznych do budynków, lokali czy maszyn – nie jest to luka w przepisach, lecz celowe ograniczenie możliwości stosowania indywidualnych stawek amortyzacji dla tej kategorii majątku.
Najczęstsze błędy i pułapki przy stosowaniu indywidualnych stawek amortyzacyjnych
- Brak właściwej dokumentacji używania lub ulepszenia – organy podatkowe są rygorystyczne, zwłaszcza wobec dowodów przedstawianych jedynie w formie oświadczenia.
- Nieprawidłowe ustalenie wartości początkowej – wliczanie wydatków, które nie podnoszą wartości użytkowej, a jedynie konstytuują wartość początkową.
- Niewłaściwe zastosowanie przepisów przy wykupie z leasingu – nawet jeśli przedmiot był wykorzystywany dłużej niż 6 miesięcy, ale tylko przez obecnego podatnika, nie można skorzystać z indywidualnej stawki.
- Próba stosowania analogii do kategorii, które nie są objęte szczegółowymi definicjami „używania” i „ulepszenia” – prowadzi to do sporów z organami podatkowymi.
Podsumowanie – kluczowe wnioski
- Prawo do stosowania indywidualnej stawki amortyzacji przysługuje wyłącznie w przypadku środków trwałych, które przed nabyciem były używane przez inny podmiot przez wymagany okres (6 lub 60 miesięcy) albo zostały ulepszone przed wprowadzeniem do ewidencji na wymaganą kwotę (20% lub 30%).
- Dokumentacja powinna być rzetelna i przygotowana pod kątem potencjalnej kontroli.
- W przypadku wątpliwości warto wystąpić o indywidualną interpretację podatkową – jednak pamiętaj, że ostateczna ocena zawsze należy do organu podatkowego podczas ewentualnej kontroli.
- Przepisy po nowelizacji z 2021 r. uniemożliwiają przyspieszoną amortyzację środków wykupionych z leasingu przez dotychczasowego użytkownika.
- Wydatki na ulepszenie muszą być jasno wydzielone od kosztów nabycia.
Podstawa prawna
- art. 16j ust. 2 i 3, art. 16g ust. 3 i 13 – ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2266 ze zm.)
- art. 14b – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- środki trwałe używane i ulepszone definicja
- indywidualna stawka amortyzacji 2025
- dokumentowanie używania środków trwałych
- amortyzacja wykupionych z leasingu