Zarówno kandydaci do pracy, jak i zatrudnieni pracownicy mają prawo do ochrony swoich danych osobowych. Pracodawca, jako administrator danych, musi działać zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych. Ten poradnik wyjaśnia, jakie dane osobowe można legalnie żądać na etapie rekrutacji oraz w trakcie zatrudnienia, kiedy potrzebna jest zgoda, a także jakie są granice przetwarzania danych w miejscu pracy.
Jakie dane osobowe może żądać pracodawca?
Pracodawca nie ma pełnej swobody w zbieraniu danych od kandydatów i pracowników. Zakres danych, których może legalnie żądać, został wskazany w art. 221 Kodeksu pracy, a jego stosowanie musi być zgodne z zasadami przetwarzania danych z RODO.
🎯 Trzy grupy danych – różne obowiązki
1. Dane wymagane od kandydata na pracownika (§ 1):
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
- wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia – ale tylko, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania określonego rodzaju pracy lub na konkretnym stanowisku.
📍 Przykład: Jeśli firma zatrudnia spawacza, może żądać informacji o ukończonych kursach i wcześniejszym doświadczeniu w zawodzie. Ale już w przypadku rekrutacji na stanowisko recepcjonisty żądanie świadectw ukończenia kursu spawania byłoby bezpodstawne.
2. Dane wymagane od pracownika (§ 3):
- adres zamieszkania,
- numer PESEL (lub rodzaj i numer dokumentu tożsamości, jeśli nie ma PESEL),
- inne dane, w tym dane dzieci lub członków rodziny – gdy jest to niezbędne do korzystania z uprawnień pracowniczych (np. ulgi podatkowe, świadczenia z ZFŚS).
3. Dane wymagane od kandydata i pracownika (§ 4):
- tylko takie dane, których obowiązek podania wynika z przepisów prawa.
📍 Przykład: Pracodawca może żądać informacji o niekaralności tylko wtedy, gdy wynika to z ustawy – np. w przypadku pracowników ochrony czy nauczycieli.
Zgoda pracownika na przetwarzanie dodatkowych danych
Zgoda może być podstawą przetwarzania danych tylko wtedy, gdy nie istnieje inna przesłanka legalności, a dane nie są wymagane przez prawo.
Zgoda musi być:
- dobrowolna – pracownik nie może być zmuszony,
- konkretna i świadoma,
- łatwa do wycofania, bez negatywnych konsekwencji.
📌 Uwaga: Pracodawca nie może uzależniać zatrudnienia od wyrażenia zgody na przetwarzanie danych niewymaganych przez prawo. Zgoda „dla zasady” w kwestionariuszu osobowym nie spełnia wymogów RODO.
🚫 Dane wrażliwe – szczególna ochrona
Zgodnie z art. 9 ust. 1 RODO, zabronione jest przetwarzanie danych ujawniających:
- pochodzenie rasowe lub etniczne,
- poglądy polityczne,
- przekonania religijne,
- przynależność do związków zawodowych,
- dane genetyczne, biometryczne, dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
❗ Wyjątki dopuszczające przetwarzanie tych danych (np. wyraźna zgoda, obowiązek prawny w zakresie prawa pracy) wskazuje art. 9 ust. 2 RODO.
📍 Przykład: Pracodawca nie może żądać od kobiety informacji o ciąży. Może ją uzyskać tylko wtedy, gdy zatrudnienie dotyczy stanowiska wzbronionego kobietom w ciąży – i to tylko w zakresie niezbędnym do zapewnienia BHP.
🧾 Obowiązek informacyjny pracodawcy
Zgodnie z art. 13 RODO, pracodawca musi poinformować kandydata/pracownika:
- kto jest administratorem danych,
- w jakim celu dane są przetwarzane,
- jaka jest podstawa prawna przetwarzania,
- jak długo dane będą przechowywane,
- o prawach przysługujących osobie, której dane dotyczą.
📌 Brak spełnienia obowiązku informacyjnego może prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej i finansowej (kary od UODO).
⚠️ Co grozi za nieprawidłowe przetwarzanie danych?
- Dla pracodawcy – kara pieniężna od Prezesa UODO, odpowiedzialność cywilna i karna, a także sankcje ze strony sądu pracy.
- Dla kandydata/pracownika – konsekwencje tylko wtedy, gdy celowo podał nieprawdziwe dane w zakresie, który mógł zdecydować o zatrudnieniu (np. sfałszowanie świadectwa pracy może prowadzić do unieważnienia umowy).
📍 Przykład: Jeśli kandydat zataił wcześniejsze zatrudnienie na stanowisku kierowniczym, które zakończyło się dyscyplinarnym zwolnieniem, a nowa firma zatrudniła go właśnie na kierownicze stanowisko, to możliwe jest wypowiedzenie umowy, a w niektórych przypadkach – rozwiązanie jej w trybie dyscyplinarnym.
Dokumentowanie danych osobowych – co wolno, a czego nie?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy oraz RODO, dane osobowe pozyskiwane przez pracodawcę muszą być udokumentowane wyłącznie w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
📌 Oznacza to, że:
- jeśli kandydat poda informację o wykształceniu, to pracodawca może poprosić o odpis lub kopię dyplomu,
- jeśli pracownik zgłasza dziecko jako członka rodziny do celów ZFŚS, może być proszony o akt urodzenia dziecka.
Nie można natomiast kopiować dokumentów bez wyraźnej potrzeby i zgody – np. paszportu lub dowodu osobistego – jeśli wystarczy samo spisanie danych.
🔐 Pracodawca nie może przechowywać nadmiarowych dokumentów ani przetwarzać danych „na zapas” – tylko zgodnie z zasadą minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).
❌ Co jeśli pracownik lub kandydat odmówi podania danych?
🚫 Odmowa podania danych przez kandydata
Jeśli kandydat nie poda danych, których podania wymaga prawo, np. imienia, nazwiska czy numeru kontaktowego – pracodawca może zrezygnować z dalszego prowadzenia rekrutacji.
Ale jeśli pracodawca żąda danych wykraczających poza przepisane granice, np. pyta o stan cywilny czy liczbę dzieci – kandydat ma prawo odmówić, a taka odmowa nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami.
📍 Przykład: Pani Monika aplikowała na stanowisko graficzki. W formularzu rekrutacyjnym poproszono ją o podanie informacji, czy posiada dzieci i w jakim są wieku. Pani Monika odmówiła odpowiedzi – i słusznie. Taka informacja nie jest niezbędna do zatrudnienia na tym stanowisku, a jej żądanie może być uznane za dyskryminację pośrednią.
🚫 Odmowa podania danych przez pracownika
Odmowa udzielenia danych wymaganych w § 3 art. 221 Kodeksu pracy, np. numeru PESEL czy adresu zamieszkania, jest naruszeniem obowiązków pracowniczych. Może to skutkować:
- upomnieniem,
- naganą,
- a nawet rozwiązaniem umowy, jeśli naruszenie będzie miało poważne skutki dla organizacji pracy (np. brak możliwości zgłoszenia pracownika do ZUS).
⚖️ Fałszywe dane – jakie są konsekwencje?
Dla kandydata
Jeżeli kandydat podał nieprawdziwe informacje, a były one istotne przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu, pracodawca może:
- uchylić się od zawarcia umowy, powołując się na błąd (art. 84 k.c. w zw. z art. 300 k.p.),
- rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem, jeśli prawda wyszła na jaw po podpisaniu umowy.
❗ Jeśli jednak kandydat został zapytany o dane, których pracodawca nie miał prawa żądać, np. o planowane macierzyństwo, i podał nieprawdziwe informacje – nie ponosi negatywnych skutków.
📍 Przykład: Kandydatka do pracy zapytana o stan cywilny i plany rodzinne skłamała, twierdząc, że „nie planuje w najbliższym czasie dzieci”. Po kilku miesiącach okazało się, że jest w ciąży. Pracodawca nie ma podstaw, by ją zwolnić – żądanie takiej informacji było nielegalne.
Dla pracownika
Jeśli pracownik podał fałszywe informacje już w trakcie trwania stosunku pracy, może to zostać zakwalifikowane jako:
- ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych (art. 52 § 1 pkt 1 k.p.),
- brak dbałości o dobro zakładu pracy (art. 100 § 2 pkt 4 k.p.).
👨⚖️ Sąd Najwyższy wskazał, że nawet niesprostowanie nieprawdziwych danych może zostać uznane za podstawę do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
🔍 Przetwarzanie danych biometrycznych – surowe ograniczenia
Dane biometryczne (np. odciski palców, skan siatkówki, rozpoznawanie twarzy) są danymi wrażliwymi w rozumieniu art. 9 RODO. Ich przetwarzanie jest co do zasady zakazane, chyba że zachodzą szczególne przesłanki (art. 9 ust. 2 RODO).
📌 W praktyce – wykorzystywanie danych biometrycznych np. do rejestracji czasu pracy jest w większości przypadków nielegalne, chyba że:
- jest niezbędne do zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa (np. w instytucjach rządowych),
- istnieje dobrowolna i świadoma zgoda pracownika,
- i nie istnieje mniej inwazyjna alternatywa (np. karta magnetyczna).
📍 Przykład: Urząd skarbowy w Łodzi wprowadził system logowania pracowników za pomocą odcisków palców. UODO wskazał, że takie rozwiązanie jest nieproporcjonalne i narusza zasadę minimalizacji danych. Dane biometryczne nie mogą być przetwarzane „dla wygody”.
📚 Podsumowanie – kluczowe zasady dla pracodawcy i pracownika
✔ Pracodawca może żądać wyłącznie tych danych, które wskazuje prawo – wszystko inne wymaga wyraźnej, dobrowolnej zgody.
✔ Kandydat i pracownik mają prawo odmówić podania danych wykraczających poza dozwolony zakres.
✔ Dane wrażliwe (biometryczne, zdrowotne, przekonania religijne) są objęte szczególną ochroną i można je przetwarzać tylko wyjątkowo.
✔ Fałszywe informacje mogą prowadzić do rozwiązania umowy, ale tylko jeśli były istotne i wymagane zgodnie z przepisami.
✔ Pracodawca jako administrator danych musi spełniać obowiązek informacyjny wobec każdej osoby, której dane przetwarza.
🧾 Podstawa prawna
- art. 221 § 1–4 – Kodeks pracy
- art. 5, 6, 7, 9, 10, 13, 88 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO)
- art. 6 ust. 1 pkt 10 – ustawa z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym
- art. 84 k.c., art. 100 § 2 pkt 4, art. 52 § 1 pkt 1 – Kodeks pracy
- art. 94 pkt 9a, art. 298¹ – Kodeks pracy
- art. 51 ust. 1 – Konstytucja RP
🏷️ Tematy porad zawartych w poradniku:
- dane osobowe kandydatów do pracy
- obowiązki pracodawcy RODO 2025
- dokumentacja pracownicza i ochrona danych
- przetwarzanie danych biometrycznych w pracy
- kiedy pracodawca może żądać danych
🔗 Przydatne adresy urzędowe:
- https://uodo.gov.pl – Urząd Ochrony Danych Osobowych
- https://isap.sejm.gov.pl – Internetowy System Aktów Prawnych
- https://psz.praca.gov.pl – Publiczne Służby Zatrudnienia