Zakup rowerów i sprzętu sportowego na potrzeby działań marketingowych, spotkań z klientami czy budowania marki to częsta praktyka w firmach rozwijających nowe linie działalności. Jeśli jednak tego typu rzeczy zostały zaksięgowane bezpośrednio w koszty, pojawia się pytanie: czy na koniec roku trzeba je ująć w spisie z natury lub magazynie?
Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Wszystko zależy od tego, czy zostały uznane za środki trwałe oraz jaką wartość miały w dniu zakupu. Poniżej znajdziesz kompleksowe wyjaśnienie tej sytuacji – z przepisami, przykładami i praktycznymi wskazówkami.
Kiedy środek trwały nie wymaga spisu z natury ani ujmowania na magazynie?
Jeśli zakupione rzeczy spełniają definicję środków trwałych (czyli są to aktywa rzeczowe o okresie użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki), to co do zasady powinny być ujęte w ewidencji bilansowej i amortyzowane.
Jednakże prawo bilansowe i Krajowe Standardy Rachunkowości (KSR 11) dopuszczają uproszczenia dla składników o niskiej wartości początkowej – i to one decydują o braku obowiązku ich spisywania.
👉 Jeśli środki trwałe zostały jednorazowo odpisane w koszty (np. w ramach polityki rachunkowości przewidziano taką możliwość do 10 000 zł netto), to:
- Nie trzeba ich obejmować ewidencją magazynową,
- Nie dokonuje się ich ponownego spisu z natury,
- Nie trzeba korygować kosztów,
- Nie trzeba ich ewidencjonować bilansowo ani pozabilansowo – o ile tak stanowi polityka rachunkowości jednostki.
Przykład nr 1: Firma sportowa „X-Wave”
🧑💼 Przedsiębiorca: Adam Rynkowski
🏢 Firma: X-Wave Sp. z o.o.
📦 Zakup: 5 rowerów gravelowych po 8500 zł każdy (łącznie 42 500 zł)
📢 Cel: spotkania z klientami, kampanie promocyjne, testy terenowe.
📘 Zasady rachunkowości: każda jednostka o wartości do 10 000 zł netto może zostać jednorazowo zaliczona w koszty, bez ewidencji bilansowej.
✔ Sprzęt został przyjęty do użytkowania i jednorazowo ujęty w kosztach operacyjnych.
✖ Firma nie prowadzi magazynu dla tego typu wyposażenia i nie przewiduje jego odsprzedaży.
📄 Efekt: nie ma obowiązku sporządzania spisu z natury ani ujmowania tych środków na magazynie.
Przykład nr 2: Agencja marketingowa „PixelBuzz”
🧑💼 Przedsiębiorca: Julia Sadowska
🏢 Firma: PixelBuzz sp. k.
📦 Zakup: 10 kamer sportowych po 1200 zł każda (12 000 zł łącznie)
📘 Zasady rachunkowości: polityka rachunkowości przewiduje trzy progi istotności:
- do 1500 zł – ewidencja pozabilansowa
- do 300 zł – brak ewidencji
📄 Efekt: kamery zostały jednorazowo zaliczone w koszty jako materiały zużywane do kampanii promocyjnych. Ujęto je pozabilansowo dla celów kontroli majątku. Nie są środkiem trwałym bilansowym, nie podlegają magazynowi ani spisowi z natury.
Kiedy trzeba objąć sprzęty spisem lub ewidencją?
⚠️ Jeśli jednak:
- sprzęt nie został przyjęty do użytkowania,
- lub pozostaje na stanie magazynowym i ma być dalej rozdysponowany,
- albo firma sprzedaje takie rzeczy – wtedy należy ująć je na magazynie i wykazać w spisie z natury na koniec roku.
Tylko w takim przypadku konieczne będzie:
- sporządzenie inwentaryzacji,
- wycena zapasów,
- korekta kosztów uzyskania przychodów (jeśli zapasy nadal istnieją fizycznie, a nie zostały wykorzystane).
Podsumowanie – co musisz zapamiętać? ✔
🔹 Środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości, jednorazowo ujęte w kosztach zgodnie z polityką rachunkowości – nie podlegają spisowi z natury ani magazynowaniu.
🔹 Decydujące znaczenie ma sposób ujęcia w księgach rachunkowych – nie sam fizyczny charakter sprzętu.
🔹 Upewnij się, że polityka rachunkowości Twojej firmy precyzuje poziomy istotności i sposób traktowania takich aktywów.
🔹 Jeśli sprzęt nie został jeszcze użyty lub ma charakter zapasu – trzeba go ujęć magazynowo i objąć spisem z natury.
Podstawa prawna:
- art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 32 ust. 6 – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
- pkt 4.28–4.32, 5.8, 8.30–8.32 – Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”
Tematy porad zawartych w poradniku:
- spis z natury środków trwałych
- koszty uzyskania przychodu a środki trwałe
- rachunkowość uproszczona środki trwałe
- ewidencja pozabilansowa majątku
- limity wartości środka trwałego 2025