Zagadnienie zaliczenia tzw. rezerwowych lub zastępczych środków trwałych do ewidencji oraz możliwości ich amortyzowania budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. W dobie rosnących wymagań dotyczących ciągłości działania firm, zabezpieczenie procesów biznesowych przez zakup urządzeń rezerwowych staje się coraz bardziej powszechne. Warto wiedzieć, jak podejść do tego tematu, aby prawidłowo rozliczać wydatki na tego typu składniki majątku.
Rezerwowy środek trwały – kiedy jest środkiem trwałym?
Rezerwowe środki trwałe to sprzęt, maszyny lub urządzenia nabywane po to, aby w razie awarii, przestoju lub konserwacji podstawowego urządzenia można było szybko zapewnić ciągłość pracy firmy. Wątpliwości rodzi fakt, że urządzenia te bardzo często przez długi czas „leżą” nieużywane i są uruchamiane tylko w wyjątkowych sytuacjach.
Pojawia się więc pytanie: czy taki zapasowy składnik majątku można uznać za środek trwały i rozpocząć jego amortyzację? W praktyce odpowiedź zależy od indywidualnych okoliczności, ale najnowsze interpretacje podatkowe coraz częściej potwierdzają korzystne stanowisko dla przedsiębiorców.
Co decyduje o kwalifikacji rezerwowego urządzenia jako środka trwałego?
Aby uznać składnik majątku za środek trwały zgodnie z przepisami podatkowymi, muszą być spełnione następujące warunki:
- Składnik musi być własnością lub współwłasnością podatnika,
- Musi być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
- Jego przewidywany okres użytkowania powinien być dłuższy niż rok,
- Musi być wykorzystywany na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Kluczowe znaczenie ma tu ostatni warunek. Organy podatkowe przez długi czas interpretowały go wąsko – uznając, że „wykorzystywanie” to tylko fizyczne, bieżące użycie urządzenia w produkcji lub usługach. Coraz częściej jednak przyjmuje się, że także utrzymywanie urządzenia w gotowości do natychmiastowego użycia, jako element zabezpieczenia ciągłości działalności, można traktować jako spełnienie tego wymogu.
Przykład 1: Maszyna zapasowa w branży produkcyjnej
Pan Michał prowadzi firmę produkującą opakowania w Poznaniu. Aby uniknąć przestojów w produkcji w razie awarii głównej maszyny do cięcia kartonu, zakupił drugą, identyczną maszynę, którą trzyma w magazynie. Maszyna ta jest kompletna i gotowa do użycia, ale przez większość czasu nie bierze udziału w produkcji – jest uruchamiana tylko w razie awarii podstawowego urządzenia lub podczas jego konserwacji.
W interpretacji indywidualnej z 21 czerwca 2024 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że:
„Zakupiona maszyna spełnia warunki wymagane do uznania jej za środek trwały podlegający amortyzacji. Charakter jej nabycia, którym jest ochrona ciągłości procesu produkcyjnego i zabezpieczenie źródła przychodów, świadczy, że jest wykorzystywana przez spółkę na potrzeby związane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą.”
(interpretacja nr 0111-KDIB1-1.4010.213.2024.1.RH)
Dzięki temu pan Michał może wprowadzić maszynę do ewidencji środków trwałych i rozliczać jej amortyzację, nawet jeśli faktycznie nie była jeszcze uruchamiana.
Przykład 2: Sprzęt IT na wypadek awarii
Spółka informatyczna z Wrocławia zakupiła kilka dodatkowych laptopów, które przechowuje w magazynie. Laptopy te nie zostały wydane pracownikom, ale w każdej chwili mogą być wykorzystane w razie awarii już używanych urządzeń lub przy nagłej konieczności zatrudnienia nowych osób.
W interpretacji z 11 października 2024 r. organ podatkowy stwierdził:
„Sprzęt IT Zapasowy, kompletny i zdatny do użytku, przyjmowany jest na magazyn oraz utrzymywany jest w stanie ciągłej gotowości do użytku, tak aby zapewnić ciągłość działalności gospodarczej Spółki w razie awarii lub konieczności wymiany już używanego Sprzętu IT. […] mogą Państwo wprowadzić ten sprzęt do ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, zgodnie z art. 16d ust. 2 ustawy o CIT, w miesiącu w którym zostaje on przyjęty do magazynu, bowiem przyjęcie tego sprzętu do magazynu i utrzymanie go w ciągłej gotowości stanowi o przeznaczeniu go do używania.”
(interpretacja nr 0111-KDIB1-1.4010.462.2024.2.KM)
W tym przypadku samo przechowywanie sprzętu zapasowego w magazynie nie stanowi przeszkody do uznania go za środek trwały.
Kontrowersje interpretacyjne – nie zawsze fiskus przyznaje rację podatnikom
Nie oznacza to jednak, że każda interpretacja jest pozytywna. W interpretacji z 14 marca 2022 r. Dyrektor KIS uznał, że rezerwowy transformator, który nie został jeszcze podłączony i wykorzystywany w działalności, nie spełnia wymogu używania na potrzeby działalności gospodarczej:
„Rezerwowy Transformator nie jest wykorzystywany w prowadzonej działalności. Nie jest podłączony do sieci, pełni jedynie rolę rezerwową lub możliwe jest jego wykorzystanie jako standardowego (produkcyjnego) transformatora, w przypadku dalszej rozbudowy instalacji. Oznacza to więc, że Rezerwowy Transformator może być wykorzystywany w działalności Wnioskodawcy ale w nieokreślonej przyszłości a nie w obecnie prowadzonej.”
(interpretacja nr 0111-KDIB2-1.4010.597.2021.1.AT)
To podejście jest jednak coraz rzadziej stosowane, a w nowszych interpretacjach dominuje pogląd, że sam fakt nabycia sprzętu rezerwowego do zabezpieczenia ciągłości działalności jest już wykorzystywaniem go w działalności gospodarczej.
Jak prawidłowo ująć rezerwowy środek trwały w ewidencji?
Aby nie narazić się na spór z organami podatkowymi, warto:
- Udokumentować cel nabycia urządzenia – np. decyzja zarządu o zabezpieczeniu ciągłości produkcji, korespondencja z kontrahentem wymuszająca posiadanie sprzętu rezerwowego, analiza ryzyka przestoju itp.
- Wykazać, że sprzęt jest kompletny i zdatny do użytku – posiada niezbędne podzespoły i może być uruchomiony bez dodatkowych nakładów.
- Ująć urządzenie w ewidencji środków trwałych z opisem funkcji rezerwowej.
- Rozpocząć amortyzację od miesiąca, w którym urządzenie zostało przyjęte do używania (lub magazynu).
Najważniejsze wnioski dla przedsiębiorców
- Rezerwowe środki trwałe, które są kompletne i zdatne do użytku oraz służą zabezpieczeniu ciągłości działalności gospodarczej, można wprowadzić do ewidencji środków trwałych i rozpocząć ich amortyzację.
- Organy podatkowe coraz częściej akceptują korzystne stanowisko dla podatników w tym zakresie.
- Przedsiębiorca powinien udokumentować, że sprzęt rezerwowy jest niezbędny dla zabezpieczenia działalności.
- Niezależnie od tego, czy urządzenie rezerwowe znajduje się w magazynie, czy w innej lokalizacji niż produkcja, nie wyklucza to możliwości jego amortyzacji, o ile spełnia pozostałe wymogi.
- Każdy przypadek należy jednak oceniać indywidualnie, a w przypadku wątpliwości warto wystąpić o interpretację indywidualną.
Podstawa prawna
- art. 16a ust. 1, art. 16d ust. 2 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. 2023 poz. 2805 ze zm.)
- art. 22a ust. 1 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. 2024 poz. 226 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- amortyzacja rezerwowych środków trwałych
- ewidencja zapasowych maszyn 2025
- rezerwowe urządzenia w kosztach firmy
- interpretacje podatkowe środki trwałe 2025
Przydatne adresy urzędowe
- https://www.gov.pl/web/kas – Krajowa Administracja Skarbowa
- https://www.podatki.gov.pl/interpretacje-indywidualne/ – Baza interpretacji podatkowych
- https://isap.sejm.gov.pl/ – Internetowy System Aktów Prawnych (tekst ustaw)