W dobie powszechnej cyfryzacji pracy coraz częściej zacierają się granice między pracą stacjonarną, mobilną a zdalną. Pracodawcy i pracownicy zadają sobie pytanie: czy przedstawiciele handlowi, serwisanci, konsultanci terenowi – mogą być traktowani jak pracownicy zdalni? Odpowiedź na to pytanie ma ogromne znaczenie praktyczne – m.in. dla zasad rozliczania kosztów pracy, obowiązków BHP czy organizacji środowiska pracy.
W niniejszym poradniku przybliżę Ci, czym różni się praca mobilna od zdalnej, kiedy można mówić o pracy hybrydowej i dlaczego sposób wyznaczania miejsca pracy jest kluczowy dla właściwej kwalifikacji zatrudnienia.
Praca mobilna a praca zdalna – podstawowe różnice
Zacznijmy od przepisów. Praca zdalna została zdefiniowana w art. 67¹⁸ §1 Kodeksu pracy w sposób następujący:
„Praca zdalna jest pracą wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w szczególności w miejscu zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.”
(art. 67¹⁸ §1 – Kodeks pracy)
Kluczowe są tutaj trzy elementy:
- inicjatywa co do miejsca pracy należy do pracownika,
- miejsce to musi być zaakceptowane przez pracodawcę,
- praca odbywa się z użyciem środków komunikacji na odległość.
Tymczasem w przypadku pracy mobilnej, miejsce jej wykonywania najczęściej nie wynika z decyzji pracownika, ale z rodzaju wykonywanych zadań – np. obowiązku wizyty u klientów, działania w konkretnym rejonie kraju, dojazdów do określonych punktów usługowych. Zwykle określa się je w umowie o pracę poprzez wskazanie obszaru działania, np. „teren województwa wielkopolskiego”.
To rozróżnienie pokazuje, że praca mobilna co do zasady nie spełnia przesłanek pracy zdalnej – pracownik nie ma swobody w wyborze miejsca pracy.
Przykład nr 1: Radca prawny i praca w modelu hybrydowym
Załóżmy, że Pan Marcin jest radcą prawnym zatrudnionym na etacie w średniej wielkości spółce z Wrocławia. W ciągu tygodnia trzy dni pracuje z domu, gdzie przygotowuje umowy, opinie prawne i bierze udział w zdalnych spotkaniach z zarządem. Dwa dni w tygodniu spędza w sądzie, reprezentując firmę w postępowaniach.
Czy Pan Marcin wykonuje pracę zdalną? Tak – w modelu hybrydowym.
Dni, w których pracuje z domu, spełniają definicję pracy zdalnej: sam wybiera miejsce, pracodawca to akceptuje, korzysta z komunikacji na odległość, a jego zadania nie wymagają fizycznej obecności w biurze. Z kolei obecność w sądzie wynika z charakteru zadań i nie podlega uznaniu za pracę zdalną.
Przykład nr 2: Przedstawiciel handlowy z domowym biurem
Pani Anna jest przedstawicielką handlową jednej z firm farmaceutycznych. Od poniedziałku do czwartku odwiedza przychodnie, apteki i gabinety lekarskie na terenie woj. kujawsko-pomorskiego. W piątki pracuje z domu: przesyła raporty, planuje wizyty, uczestniczy w spotkaniach online z zespołem, analizuje dane sprzedażowe.
Czy piątkowa praca z domu to praca zdalna?
👉 Tak – o ile została zorganizowana zgodnie z przepisami lub przynajmniej jest świadomie akceptowana przez pracodawcę. Choć zasadniczy charakter pracy Pani Anny jest mobilny, jej piątkowa aktywność spełnia warunki pracy zdalnej:
- nie wymaga fizycznej obecności w konkretnym miejscu,
- może być wykonywana z domu,
- odbywa się regularnie i przy użyciu środków komunikacji na odległość.
W tej sytuacji można mówić o częściowej (hybrydowej) pracy zdalnej w ramach ogólnego modelu pracy mobilnej.
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS)
W kontekście nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej, MRiPS wyraźnie zaznaczyło, że pracownicy mobilni co do zasady nie są pracownikami zdalnymi. Ich miejsce pracy jest określone w umowie poprzez wskazanie konkretnego obszaru, a więc nie spełniają oni przesłanek z art. 67¹⁸ Kodeksu pracy.
Stanowisko ministerstwa nie wyklucza jednak możliwości, że część zadań wykonywanych przez takich pracowników może nosić cechy pracy zdalnej – i w tym zakresie można mówić o modelu hybrydowym.
Jakie znaczenie ma swoboda wyboru miejsca pracy?
Najważniejsze kryterium, które decyduje o zakwalifikowaniu pracy jako zdalnej, to inicjatywa pracownika co do miejsca jej wykonywania. Jeśli pracownik:
- regularnie wykonuje część obowiązków z tego samego miejsca,
- miejsce to zostało przez niego wskazane,
- a pracodawca to akceptuje (nawet milcząco),
to mówimy o pracy zdalnej – nawet jeśli inna część pracy ma charakter mobilny.
Warto też pamiętać, że brak stacjonarnego biura w firmie nie przesądza o pracy zdalnej – ważniejsze jest to, czy miejsce pracy zostało określone przez pracodawcę, czy przez pracownika.
Praca zdalna bez formalnego uzgodnienia – czy to możliwe?
W poprzedniej części poradnika wyjaśniłem, że nawet pracownicy mobilni – tacy jak przedstawiciele handlowi – mogą w określonych przypadkach wykonywać część pracy w trybie zdalnym. Pojawia się jednak istotne pytanie praktyczne: czy praca zdalna może być wykonywana bez formalnego uzgodnienia jej warunków w umowie o pracę lub aneksie?
W tej części poradnika analizuję, co mówią przepisy Kodeksu pracy, jak wygląda praktyka i czy pracodawca może milcząco wyrazić zgodę na pracę zdalną – a jeśli tak, to jakie rodzi to skutki prawne i organizacyjne.
📄 Co mówi art. 67¹⁸ Kodeksu pracy?
„Praca zdalna jest pracą wykonywaną (…) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą”
(art. 67¹⁸ §1 – Kodeks pracy)
To zdanie jasno wskazuje, że uzgodnienie między stronami jest warunkiem pracy zdalnej. Pytanie jednak brzmi: czy takie uzgodnienie musi być formalne? Czy może być dorozumiane?
Kodeks pracy nie precyzuje formy uzgodnienia. Nie wymaga, by odbywało się ono w formie pisemnej czy elektronicznej – w praktyce więc dopuszczalne jest również uzgodnienie dorozumiane, wynikające z ustalonej praktyki współpracy.
⚖️ Czy brak formalnego uzgodnienia wyklucza status pracy zdalnej?
Nie zawsze. Przepisy nie wykluczają, że jeżeli pracodawca wie, akceptuje i nie zgłasza zastrzeżeń co do tego, że część pracy jest wykonywana z prywatnego mieszkania pracownika – to de facto wyraża on milczącą zgodę na pracę zdalną.
Taki schemat działania występuje często np. w handlu, marketingu i logistyce, gdzie:
- pracownicy wykonują część obowiązków z domu (raporty, kontakt online z centralą, szkolenia),
- pracodawca nie organizuje dla nich biura,
- ale też nie formułuje wyraźnego zakazu wykonywania pracy z domu.
W takiej sytuacji faktyczne warunki zatrudnienia mogą przesądzać o uznaniu pracy za zdalną, mimo że brak jest formalnego zapisu w dokumentach pracowniczych.
🧩 Przykład: milcząca zgoda pracodawcy
Pan Tomasz jest zatrudniony jako doradca techniczny w branży IT. Umowa nie zawiera żadnego zapisu o pracy zdalnej, ale:
- od ponad roku regularnie raz w tygodniu pracuje z domu,
- przełożony wie o tym, kontaktuje się z nim zdalnie i przekazuje zadania na ten dzień,
- firma nie zapewniła mu biurka ani komputera w biurze.
Czy mamy tu do czynienia z formalnie uzgodnioną pracą zdalną?
Tak – poprzez milczącą akceptację. Sposób realizacji pracy przez Pana Tomasza i brak działań pracodawcy mających na celu zmianę tego modelu, mogą być traktowane jako uzgodnienie w rozumieniu art. 67¹⁸ Kodeksu pracy.
🛡️ Obowiązki pracodawcy – nawet bez formalnej umowy
Jeśli sposób wykonywania pracy spełnia kryteria pracy zdalnej, a pracodawca milcząco to akceptuje, to:
- ciąży na nim obowiązek zapewnienia BHP w miejscu pracy zdalnej (w zakresie możliwym),
- jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za zużycie prądu, internetu i innych kosztów ponoszonych przez pracownika (zgodnie z art. 67²⁴ §1 Kodeksu pracy),
- nie może uchylać się od tych obowiązków, powołując się na brak formalnego uzgodnienia.
Innymi słowy – jeśli akceptujesz pracę zdalną w praktyce, musisz zaakceptować także jej skutki prawne i finansowe.
⚠️ Nie każda praca z domu to praca zdalna
Nie oznacza to jednak, że każdy przypadek pracy „zdalnie” można zakwalifikować jako pracę zdalną w rozumieniu Kodeksu pracy.
🔹 Jeżeli pracownik jednorazowo lub okazjonalnie wykona część zadań w domu (np. w razie choroby dziecka, korków, wyjątkowych okoliczności), a nie ustalono stałego trybu pracy zdalnej – nie ma podstaw, by uznać to za pracę zdalną w sensie formalnym.
🔹 Jeżeli pracodawca wyraźnie określił miejsce pracy (np. „biuro w Warszawie”), a pracownik mimo to wykonuje część zadań z domu bez wiedzy i zgody przełożonego – również nie będzie to praca zdalna.
📌 Wzorzec podwyższonych oczekiwań wobec pracodawcy
W razie sporu sądowego to pracodawca będzie musiał wykazać, że nie wyraził zgody (nawet dorozumianej) na wykonywanie pracy z domu.
Sądy pracy mogą przyjąć wzorzec tzw. „podwyższonych oczekiwań wobec profesjonalnego pracodawcy”, który:
- miał świadomość miejsca wykonywania pracy,
- nie przeciwdziałał tej praktyce,
- nie zaproponował pracownikowi innego rozwiązania.
Dlatego tak ważne jest, by pracodawcy albo formalnie wprowadzi pracę zdalną w dokumentacji, albo jasno określili zakres i miejsce wykonywania zadań.
Podsumowanie: co wynika z analizy przepisów i praktyki?
✔ Praca mobilna (np. w terenie) i praca zdalna (np. z domu) to dwa różne modele – ale mogą się uzupełniać.
✔ Jeśli pracownik sam wybiera miejsce pracy, a pracodawca to akceptuje – mamy do czynienia z pracą zdalną.
✔ Brak formalnego uzgodnienia nie wyklucza pracy zdalnej, jeśli doszło do milczącej akceptacji.
✔ Pracodawca ponosi konsekwencje prawne i organizacyjne wynikające z takiego stanu rzeczy – niezależnie od tego, czy sporządzono aneks do umowy.
📚 Podstawa prawna:
- art. 67¹⁸ §1, art. 67²⁴ §1 – Kodeks pracy
🎯 Tematy porad zawartych w poradniku:
- praca zdalna przedstawiciela handlowego
- hybrydowa praca zdalna 2025
- uzgodnienie pracy zdalnej z pracodawcą
- mobilni pracownicy a praca zdalna
- zwrot kosztów pracy zdalnej