W dobie pracy hybrydowej i zdalnej, granice między życiem prywatnym a zawodowym często się zacierają. Jednym z przejawów tego zjawiska jest prośba pracodawcy o udostępnienie prywatnego numeru telefonu do celów służbowych. Czy taka praktyka jest legalna? Czy można odmówić? Jakie prawa przysługują pracownikowi, a jakie obowiązki ma pracodawca? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym poradniku.
Kiedy pracodawca może korzystać z prywatnego numeru telefonu pracownika?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracodawca może korzystać z prywatnego numeru telefonu pracownika wyłącznie wtedy, gdy ten wyrazi na to dobrowolną, pisemną zgodę. Nie ma podstaw prawnych, które pozwalałyby pracodawcy wymagać takiej zgody lub uzależniać od niej kontynuowania zatrudnienia.
WAŻNE: Zgoda na przetwarzanie numeru telefonu musi być:
- wyrażona dobrowolnie,
- jednoznaczna,
- konkretna i świadoma,
- udokumentowana – najlepiej na piśmie.
W jakich celach może być wykorzystywany numer prywatny? 📞
Zgodnie z dobrą praktyką oraz zasadami ochrony danych osobowych, pracodawca może używać numeru telefonu pracownika wyłącznie w ściśle określonych, służbowych sytuacjach, takich jak:
✔ kontakt w sprawach związanych z bieżącymi obowiązkami służbowymi,
✔ informowanie o zmianach w grafiku, nagłych sytuacjach czy poleceniach służbowych,
✔ przekazywanie numeru telefonu innym pracownikom lub kontrahentom, ale tylko w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków.
Ochrona danych i obowiązki pracodawcy ⚖️
Pracodawca, który uzyska zgodę na przetwarzanie prywatnego numeru telefonu, musi pamiętać o szeregu obowiązków wynikających z RODO. W szczególności jest zobowiązany do:
📌 Zabezpieczenia danych – numer telefonu nie może być udostępniony osobom nieupoważnionym ani opublikowany w sposób publiczny.
📌 Przekazywania informacji – pracownik musi zostać poinformowany m.in. o celu przetwarzania danych, odbiorcach numeru, okresie przechowywania, prawie do cofnięcia zgody itp.
📌 Poszanowania prawa do cofnięcia zgody – pracownik może w każdej chwili wycofać zgodę bez żadnych konsekwencji dla stosunku pracy.
Jak wygląda procedura wyrażenia zgody? 📝
Dobrym rozwiązaniem dla pracodawcy jest przygotowanie wzoru zgody wraz z klauzulą informacyjną RODO. Powinny się w niej znaleźć następujące elementy:
- Dane pracownika oraz pracodawcy.
- Numer telefonu, którego zgoda dotyczy.
- Cel przetwarzania (np. kontakt służbowy).
- Oświadczenie o dobrowolności zgody.
- Informacja o możliwości jej cofnięcia.
- Wskazanie odbiorców danych (np. inni pracownicy, kontrahenci).
- Czas przechowywania danych (do końca zatrudnienia lub cofnięcia zgody).
Przykład nr 1 – Zgoda w praktyce
🧑🔧 Pan Andrzej, pracownik firmy transportowej z Wrocławia, zgodził się na przetwarzanie swojego prywatnego numeru telefonu, by kierownik mógł się z nim kontaktować w razie zmian w grafiku. Po roku zmienił zdanie i postanowił cofnąć zgodę. Pracodawca usunął jego numer z bazy kontaktowej i nie używał go więcej, co było zgodne z prawem.
Przykład nr 2 – Nadużycie przez pracodawcę
🏢 Pani Katarzyna, zatrudniona w agencji reklamowej w Gdańsku, udostępniła swój numer służbowy, ale pracodawca zaczął przekazywać go klientom w celach marketingowych. Katarzyna złożyła skargę do Prezesa UODO. W wyniku kontroli stwierdzono naruszenie RODO, ponieważ dane były wykorzystywane poza zakresem udzielonej zgody.
Czy można odmówić bez konsekwencji? ✖
Tak. Odmowa udostępnienia prywatnego numeru telefonu nie może mieć żadnego wpływu na Twoją sytuację zawodową. Pracodawca nie ma prawa wyciągać negatywnych konsekwencji wobec pracownika, który nie zgodził się na przetwarzanie danych osobowych w tym zakresie. Również cofnięcie wcześniej udzielonej zgody nie może prowadzić do represji, zmiany warunków pracy ani zwolnienia.
Cofnięcie zgody – jak to zrobić? 🔁
Cofnięcie zgody powinno nastąpić na piśmie (choć RODO dopuszcza również inne formy, np. e-mail). Warto w nim zawrzeć:
- dane identyfikacyjne pracownika,
- jasne oświadczenie o cofnięciu zgody,
- datę i podpis.
Po otrzymaniu takiego oświadczenia pracodawca ma obowiązek zaprzestać przetwarzania numeru telefonu i usunąć go z baz danych.
Podsumowanie – o czym warto pamiętać?
✅ Pracodawca może korzystać z prywatnego numeru telefonu tylko za zgodą pracownika.
✅ Zgoda musi być dobrowolna, świadoma i może być cofnięta w każdej chwili.
✅ Pracodawca musi chronić dane i informować o ich przetwarzaniu zgodnie z RODO.
✅ Brak zgody nie może skutkować negatywnymi konsekwencjami dla pracownika.
✅ Nadużycia mogą skutkować interwencją Prezesa UODO i sankcjami.
Podstawa prawna
- art. 6 ust. 1 lit. a – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
- art. 13 – RODO (obowiązek informacyjny)
- art. 7 ust. 3 – RODO (prawo do cofnięcia zgody)
- art. 5 ust. 1 lit. a, b, c – RODO (zasady przetwarzania danych osobowych)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zgoda na przetwarzanie numeru telefonu
- prywatny numer a obowiązki pracodawcy
- RODO a dane kontaktowe pracownika
- cofnięcie zgody na przetwarzanie danych
- kiedy pracodawca może dzwonić po godzinach
Przydatne linki do stron urzędowych:
- https://uodo.gov.pl – strona Urzędu Ochrony Danych Osobowych
- https://www.gov.pl/web/rodzina – Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
- https://www.gov.pl/web/pszczyna – serwis rządowy z informacjami o zatrudnieniu