Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą i stosujący pełną księgowość często zastanawiają się, czy muszą tworzyć wszystkie elementy sprawozdania finansowego – zwłaszcza, jeśli są osobami fizycznymi. W tym poradniku wyjaśniamy, kiedy trzeba sporządzić rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym, a kiedy można z tego legalnie zrezygnować.
Obowiązkowe elementy sprawozdania finansowego – zasada ogólna
Zgodnie z art. 45 ust. 2 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe składa się z:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat,
- informacji dodatkowej (obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia).
Dla jednostek podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta (art. 64 ust. 1 u.r.), sprawozdanie finansowe obejmuje także:
- zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- rachunek przepływów pieniężnych.
Oznacza to, że osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, jeśli prowadzi księgi rachunkowe i podlega badaniu sprawozdania, zasadniczo powinna sporządzić również te dwa dodatkowe elementy.
Wyjątek – jednostka mała może nie sporządzać dodatkowych elementów
Jednak ustawodawca przewidział wyjątek dla tzw. jednostek małych. Zgodnie z art. 48a ust. 4 oraz art. 48b ust. 5 ustawy o rachunkowości, jednostka mała może nie sporządzać:
- zestawienia zmian w kapitale własnym,
- rachunku przepływów pieniężnych.
⚠️ Warunkiem jest spełnienie dwóch z trzech następujących progów finansowych w dwóch kolejnych latach obrotowych (lub w roku obrotowym, jeśli jednostka dopiero rozpoczęła działalność):
- 25 500 000 zł – suma aktywów bilansu,
- 51 000 000 zł – przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów,
- 50 osób – średnioroczne zatrudnienie (pełne etaty).
Dodatkowo, musi to być jednostka wskazana w art. 3 ust. 1c pkt 1 u.r., czyli m.in. osoba fizyczna prowadząca działalność, która prowadzi księgi rachunkowe na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 2 u.r.
Kluczowy warunek: decyzja organu zatwierdzającego
Nawet jeśli podatnik spełnia powyższe kryteria jednostki małej, samo to nie wystarczy, by zrezygnować ze wspomnianych dwóch elementów sprawozdania.
📌 Potrzebna jest jeszcze stosowna decyzja organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, czyli np. samego przedsiębiorcy (jeśli działa jako osoba fizyczna), wspólników spółki cywilnej albo zarządu w przypadku spółek.
To właśnie ten organ musi formalnie zatwierdzić politykę rachunkowości i przyjąć uproszczenia zgodne z art. 46 ust. 5 pkt 5, art. 47 ust. 4 pkt 5, art. 48 ust. 4, art. 48a ust. 4, art. 48b ust. 5 lub art. 49 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
Czy można to zapisać w polityce rachunkowości?
✔ TAK, jednak nie wystarczy tylko zapisanie w polityce rachunkowości. Aby uproszczenia były skuteczne:
- Jednostka musi spełniać wymogi jednostki małej,
- Zapis musi być zgodny z przepisami ustawy,
- Musi istnieć uchwała lub decyzja organu zatwierdzającego sprawozdanie (nawet jeśli to jednoosobowa działalność gospodarcza – wówczas decyzja przedsiębiorcy).
Praktyczne przykłady
🧑🔧 Przykład 1 – osoba fizyczna prowadząca biuro księgowe
Pan Marek prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, zajmującą się usługami księgowymi. Ze względu na wartość przychodów i liczbę pracowników, musi prowadzić pełną księgowość. W 2023 roku przekroczył próg 3 mln euro przychodu, więc jego sprawozdanie za 2024 r. musi zostać zbadane przez biegłego rewidenta. Jednak jego firma nie przekraczała progów jednostki małej: aktywa wyniosły 3 mln zł, przychody – 6 mln zł, a zatrudnienie – 12 osób.
✅ Marek może nie sporządzać rachunku przepływów i zestawienia zmian w kapitale, jeśli zawrze to w polityce rachunkowości i sam jako przedsiębiorca zatwierdzi sprawozdanie finansowe z zastosowaniem uproszczeń.
🏢 Przykład 2 – spółka jawna IT
Spółka „CodeCraft” zatrudnia 18 osób, osiąga przychody w wysokości 12 mln zł rocznie i prowadzi pełną księgowość. W 2024 roku po raz pierwszy podlegała obowiązkowi badania sprawozdania. Spółka spełnia kryteria jednostki małej.
Zarząd spółki podjął uchwałę o zastosowaniu uproszczeń wynikających z art. 48a ust. 4 i art. 48b ust. 5 ustawy. W polityce rachunkowości zapisano, że spółka nie będzie sporządzać zestawienia zmian w kapitale ani rachunku przepływów pieniężnych.
✅ Działanie jest zgodne z prawem – spółka legalnie ograniczyła zakres sprawozdania.
Podsumowanie
✔ Obowiązek sporządzania zestawienia zmian w kapitale i rachunku przepływów dotyczy jednostek podlegających badaniu sprawozdania.
✔ Jednostki małe mogą z tego zrezygnować, ale muszą:
– spełniać limity ustawowe,
– być wskazane w art. 3 ust. 1c pkt 1,
– mieć odpowiedni zapis w polityce rachunkowości,
– oraz decyzję organu zatwierdzającego sprawozdanie.
✖ Sama zmiana polityki rachunkowości nie wystarcza – musi być podparta decyzją organu zatwierdzającego.
Podstawa prawna
- art. 45 ust. 2, 3
- art. 64 ust. 1
- art. 48a ust. 4
- art. 48b ust. 5
- art. 3 ust. 1c pkt 1
– Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- uproszczenia w sprawozdaniu finansowym
- zestawienie zmian w kapitale własnym 2025
- rachunek przepływów pieniężnych jednoosobowa działalność
- jednostka mała ustawa o rachunkowości
- badanie sprawozdania finansowego a obowiązki