W przypadku zamówień publicznych często pojawia się pytanie, czy po wyborze najkorzystniejszej oferty – a jeszcze przed podpisaniem umowy – dopuszczalne jest wprowadzenie zmian do wzoru umowy. To zagadnienie jest kluczowe zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców, ponieważ dotyka samego rdzenia zasady przejrzystości i równego traktowania stron postępowania. W niniejszym poradniku wyjaśniamy, kiedy taka zmiana jest możliwa, jakie są jej ograniczenia oraz na co należy szczególnie uważać, aby nie naruszyć przepisów Prawa zamówień publicznych.
Kiedy dochodzi do powstania zobowiązania w zamówieniu publicznym?
W momencie wyboru najkorzystniejszej oferty powstaje pomiędzy zamawiającym a wykonawcą stosunek zobowiązaniowy, którego przedmiotem jest zawarcie umowy. Nie jest to jeszcze umowa w rozumieniu Kodeksu cywilnego, ale zobowiązanie do jej zawarcia na warunkach określonych w dokumentacji postępowania, w tym we wzorze umowy. Jak wskazuje orzecznictwo, zwolnienie z tego zobowiązania możliwe jest jedynie w przypadkach wyraźnie wskazanych w ustawie lub innych przepisach szczególnych.
📌 Ważne: Postępowanie przetargowe nie kończy się z chwilą wyboru oferty – dopiero podpisanie umowy zamyka proces udzielenia zamówienia.
Podstawy prawne dopuszczalności zmian – art. 455 ust. 1–4 p.z.p.
Zasadą jest, że umowa zawierana w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego nie może być dowolnie modyfikowana, ponieważ jej treść była znana wszystkim potencjalnym wykonawcom już na etapie składania ofert. Jednak ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605) w art. 455 ust. 1–4 przewiduje zamknięty katalog przypadków, w których modyfikacja jest dopuszczalna.
✔ Zmiana umowy jest dopuszczalna, jeżeli:
- została przewidziana w dokumentach zamówienia w sposób jasny, precyzyjny i jednoznaczny (art. 455 ust. 1 pkt 1),
- dotyczy dodatkowych dostaw, usług lub robót budowlanych, które stały się niezbędne (pkt 3),
- wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć (pkt 4),
- nie zmienia ogólnego charakteru umowy.
Czy przepis dotyczy również wzoru umowy przed podpisaniem?
Choć przepisy wprost nie regulują zmian wzoru umowy przed jej zawarciem, orzecznictwo – zarówno sądów powszechnych, jak i Krajowej Izby Odwoławczej – dopuszcza taką możliwość. Skoro prawo pozwala na zmianę już zawartej umowy (co jest dalej idącym uprawnieniem), to tym bardziej możliwa powinna być zmiana przyszłej umowy – o ile spełnione są warunki ustawowe.
📄 Przykład praktyczny: Miasto Dębowiec ogłosiło przetarg na modernizację sieci kanalizacyjnej. W dokumentacji przewidziano zakończenie prac do 31 maja. W wyniku odwołań postępowanie przeciągnęło się, a wybór wykonawcy nastąpił dopiero 20 maja. Realny termin realizacji stał się niemożliwy do dotrzymania. Miasto zdecydowało się zmienić wzór umowy przed jej podpisaniem, wydłużając termin do 31 sierpnia, ponieważ dokumentacja dopuszczała taką modyfikację w przypadku przesunięcia terminu wyboru oferty.
Dlaczego przewidywanie zmian już w dokumentacji przetargowej jest kluczowe?
Zgodnie z zasadami równego traktowania wykonawców i przejrzystości postępowania, wszelkie możliwości modyfikacji powinny być znane wszystkim uczestnikom postępowania na etapie składania ofert. W przeciwnym razie część wykonawców mogłaby nie złożyć oferty, zakładając, że nie spełniają warunków, które w praktyce mogłyby ulec zmianie.
⚠️ Nieprzewidziane zmiany wzoru umowy po wyborze oferty mogą zostać uznane za niedopuszczalne negocjacje, a sama umowa – za nieważną.
Czy wszystkie zmiany są dopuszczalne?
Nie. Niedopuszczalne są m.in.:
- zmiany terminu wykonania zamówienia, jeśli termin był kryterium oceny ofert,
- zmiany nieprzewidziane w ogłoszeniu lub dokumentacji (SWZ),
- zmiany istotne, które mogłyby wpłynąć na wynik postępowania.
🛑 Przykład negatywny: Gmina Czernikowo ogłosiła przetarg na wykonanie placu zabaw. Jednym z kryteriów oceny ofert był czas realizacji. Po wyborze najkorzystniejszej oferty (z terminem 45 dni), gmina podjęła próbę przedłużenia terminu do 90 dni na wniosek wykonawcy. Ponieważ zmiana dotyczyła kluczowego kryterium oceny ofert i nie była przewidziana w dokumentacji, KIO uznała, że narusza to zasady konkurencji, i nakazała unieważnienie postępowania.
Podsumowanie
Zamawiający może wprowadzić zmiany do wzoru umowy już po wyborze najkorzystniejszej oferty, ale tylko w granicach określonych przepisami ustawy oraz w sposób, który nie narusza zasad przejrzystości i równego traktowania wykonawców. Kluczowe jest przewidzenie takich zmian już na etapie ogłoszenia o zamówieniu lub w SWZ.
Podstawa prawna
- art. 455 ust. 1–4 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)
- art. 454 – ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2023 r. poz. 1605)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zmiana wzoru umowy zamówienie publiczne
- modyfikacja umowy przed podpisaniem
- prawo zamówień publicznych 2025
- warunki zmiany umowy PZP
- stosunek zobowiązaniowy zamówienie publiczne