Wielu przedsiębiorców prowadzących handel detaliczny w różnych lokalizacjach zastanawia się, czy można stosować różne metody ewidencji towarów – w zależności od tego, czy dany punkt sprzedaży posiada magazyn, czy też nie. To pytanie nabiera szczególnego znaczenia, gdy jedna jednostka organizacyjna (np. gminna spółdzielnia) prowadzi kilka sklepów o różnej strukturze. Przyjrzyjmy się, jak można rozwiązać ten problem zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i dobrymi praktykami księgowymi.
Możliwość stosowania różnych metod ewidencji w zależności od sklepu
Ustawa o rachunkowości nie narzuca jednolitej metody prowadzenia ewidencji zapasów dla całej jednostki, ale daje kierownikowi swobodę wyboru – pod warunkiem, że wybór ten jest uzasadniony rodzajem i wartością składników majątku oraz realnymi potrzebami organizacyjnymi jednostki.
📌 Art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości pozwala na stosowanie jednej z czterech metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla zapasów. Oznacza to, że kierownik jednostki może zdecydować o zróżnicowaniu metod ewidencji dla poszczególnych punktów sprzedaży, jeżeli takie podejście odzwierciedla rzeczywisty przebieg operacji gospodarczych.
Praktyczny przykład:
🔹 Sklep A i B – prowadzą magazyny:
Możliwe jest stosowanie ewidencji ilościowo-wartościowej, czyli najbardziej szczegółowej metody, gdzie każdy obrót towarowy (zakup, sprzedaż, stan końcowy) ujmuje się zarówno w jednostkach miary (np. sztuki), jak i w wartości (cenach zakupu).
🔹 Sklep C – nie posiada magazynu:
Tutaj, z uwagi na uproszczoną strukturę, dopuszczalne jest stosowanie ewidencji wartościowej w cenach ewidencyjnych. W tym modelu nie prowadzi się dokładnej ewidencji ilościowej, tylko wartość obrotów i stanu końcowego, ustalaną na podstawie cen sprzedaży detalicznej.
Czy można zrezygnować z kalkulacji odchyleń od cen ewidencyjnych?
📉 Niestety nie. Jeśli jednostka stosuje ceny ewidencyjne (np. ceny sprzedaży brutto jako wartość zapasów), to obowiązkowe jest kalkulowanie odchyleń pomiędzy tymi cenami a rzeczywistymi kosztami nabycia.
Zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości, na dzień bilansowy trzeba skorygować wartość zapasów (wyrażoną w cenach ewidencyjnych) do rzeczywistego poziomu, zgodnego z:
- cenami zakupu (dla towarów handlowych),
- kosztami wytworzenia (dla produktów),
- lub cenami sprzedaży netto, jeśli są one niższe niż ceny nabycia – co jest wymagane zasadą ostrożności.
👉 Dlatego nie można całkowicie zrezygnować z obliczania odchyleń, nawet jeżeli ewidencja prowadzona jest uproszczoną metodą wartościową w jednym z punktów sprzedaży.
Drugi przykład – zastosowanie w praktyce
Załóżmy, że spółdzielnia „Wspólnota Rolnicza” prowadzi trzy sklepy:
- Sklep w Brzezinach – posiada magazyn, prowadzi pełną ewidencję ilościowo-wartościową.
- Sklep w Lasku – również z magazynem, ewidencja ilościowo-wartościowa.
- Sklep w Przysiółku – punkt sprzedaży detalicznej bez magazynu, gdzie towar od razu trafia na półkę i nie ma potrzeby ewidencji ilościowej.
📌 W tym trzecim przypadku zarząd zdecydował się stosować ceny ewidencyjne ustalone na poziomie cen sprzedaży brutto. Rachunkowość prowadzona jest w ujęciu wartościowym, z pominięciem ilości. Jednak dział księgowy przygotowuje kwartalne zestawienia odchyleń od cen ewidencyjnych, aby skorygować wartość zapasów zgodnie z wymogami bilansowymi.
Wnioski i dobre praktyki
✔ TAK – można stosować różne metody ewidencji w różnych sklepach, jeżeli takie rozróżnienie wynika z organizacji działalności i rodzaju sklepu (np. posiadanie magazynu). Ustawa nie wymaga jednolitego podejścia globalnego.
⚠ NIE – nie można uniknąć liczenia odchyleń od cen ewidencyjnych, jeśli są one stosowane. Nawet w punktach sprzedaży detalicznej, które nie prowadzą ewidencji ilościowej, należy doprowadzić wartość zapasów do poziomu rzeczywistych kosztów – przynajmniej na dzień bilansowy.
📚 Dobra praktyka: Dla uproszczonych punktów sprzedaży stosuj ceny ewidencyjne, ale prowadź periodyczne obliczenia odchyleń i zapewnij ich odpowiednie ujęcie w księgach rachunkowych.
Wzorcowy zapis polityki rachunkowości – ewidencja towarów w punktach sprzedaży
1. Zakres stosowania
Niniejszy dokument określa zasady ewidencji i wyceny towarów handlowych prowadzonych w jednostce w ramach działalności detalicznej w kilku punktach sprzedaży, z uwzględnieniem różnic w zakresie posiadania magazynów i stosowanych metod ewidencji.
2. Podział punktów sprzedaży według rodzaju ewidencji
2.1 Sklepy z magazynem
W punktach sprzedaży prowadzących magazyny (np. Sklep A i Sklep B) stosuje się:
- Ewidencję ilościowo-wartościową towarów w cenach zakupu netto.
- Towary ewidencjonowane są z podziałem na asortyment i jednostki miary.
- Ruchy magazynowe dokumentowane są dokumentami PZ, WZ, RW, MM.
- Wartość rozchodu towarów ustalana jest metodą FIFO lub inną przyjętą przez jednostkę metodą (należy wskazać konkretną metodę np. FIFO/LIFO/średnia ważona).
- Na dzień bilansowy towary wyceniane są według cen zakupu, z zastosowaniem zasady ostrożności.
2.2 Sklepy bez magazynu
W punktach sprzedaży detalicznej nieposiadających magazynów (np. Sklep C):
- Stosuje się wartościową ewidencję zapasów w cenach ewidencyjnych ustalonych na poziomie cen sprzedaży brutto.
- Ewidencja ilościowa nie jest prowadzona.
- Ruchy towarów rejestrowane są wyłącznie wartościowo, w ujęciu dziennym lub tygodniowym, na podstawie raportów sprzedażowych z systemu POS.
- Różnice pomiędzy cenami ewidencyjnymi a rzeczywistymi kosztami zakupu rejestrowane są jako odchylenia od cen ewidencyjnych.
- Kalkulacja odchyleń dokonywana jest nie rzadziej niż kwartalnie oraz na dzień bilansowy.
- Wartość końcowa towarów w sklepie bez magazynu ustalana jest zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
3. Wycena towarów na dzień bilansowy
Dla wszystkich punktów sprzedaży:
- Na dzień bilansowy zapasy towarów podlegają wycenie zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.
- Wartość końcowa zapasów nie może być wyższa niż cena sprzedaży netto, jeżeli ta jest niższa niż cena zakupu.
4. Uzgadnianie i kontrola zapasów
- Dla sklepów z magazynami prowadzona jest regularna inwentaryzacja (pełna raz do roku oraz cząstkowe przeglądy kwartalne).
- Dla sklepów bez magazynów dopuszcza się uproszczoną inwentaryzację wartościową – na podstawie zestawień sprzedaży i kalkulacji wartości zapasu końcowego.
5. Sprawozdawczość i ujawnienia
- W informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego ujawnia się stosowane metody ewidencji zapasów, wraz ze wskazaniem punktów sprzedaży, w których stosowane są uproszczenia.
- Jeżeli jednostka stosuje ceny ewidencyjne, ujawnia się sposób kalkulacji odchyleń i ich wpływ na wynik finansowy.
📌 Uwaga: Zapis ten stanowi element Polityki Rachunkowości w rozumieniu art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Może być rozszerzony o szczegóły dotyczące obiegu dokumentów, opis kont analitycznych oraz szczegółowe schematy księgowe.
Czytelna nazwa tego fragmentu w polityce rachunkowości:
„Zasady ewidencji i wyceny zapasów towarów w punktach sprzedaży detalicznej”