Nowoczesne technologie, takie jak sztuczna inteligencja, coraz częściej są wykorzystywane w pracy szkół – zarówno do zadań administracyjnych, jak i w codziennej pracy dydaktycznej. Jednak pojawia się kluczowe pytanie: czy można wykorzystywać popularne narzędzia AI, takie jak ChatGPT, przy sporządzaniu protokołów, regulaminów, czy pism w sprawach indywidualnych, jeśli wymagają one wprowadzenia danych osobowych lub wrażliwych? Ten poradnik rozwiewa wątpliwości i podpowiada, jak postępować zgodnie z przepisami RODO.
Sztuczna inteligencja może być ogromnym wsparciem w codziennej pracy szkoły. Automatyzacja prostych zadań, szybsze przygotowywanie wzorów dokumentów czy generowanie ogólnych tekstów to tylko niektóre z korzyści. Jednak przetwarzanie danych osobowych uczniów, rodziców czy nauczycieli wiąże się z surowymi wymaganiami prawnymi, które mają chronić prywatność każdej osoby. Zaniedbanie tych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i wizerunkowych dla placówki oświatowej oraz jej kierownictwa.
Kiedy można, a kiedy nie wolno używać AI do tworzenia dokumentów w szkole?
Przetwarzanie danych osobowych a narzędzia AI
Przy sporządzaniu dokumentów, takich jak protokoły z zebrań, decyzje administracyjne, oceny pracy nauczycieli czy pisma w indywidualnych sprawach, często konieczne jest wprowadzenie do aplikacji konkretnych danych osobowych – imion, nazwisk, adresów, numerów PESEL, informacji o stanie zdrowia lub sytuacji rodzinnej. Tego typu informacje są chronione przez przepisy RODO.
Narzędzia AI dostępne online, zwłaszcza te darmowe i komercyjne, zazwyczaj opierają się na chmurze obliczeniowej. Oznacza to, że wszelkie dane wpisywane do tych narzędzi mogą być przechowywane na zagranicznych serwerach, wykorzystywane do dalszego rozwoju algorytmów lub nawet udostępniane innym podmiotom – często bez wiedzy i kontroli użytkownika.
Co mówi prawo?
Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. f RODO, administrator danych (czyli szkoła) ma obowiązek zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, chronić je przed nieuprawnionym dostępem oraz zagwarantować integralność i poufność danych.
Art. 24 RODO nakłada na szkołę obowiązek wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych adekwatnych do zakresu i rodzaju przetwarzanych danych. Dyrektor szkoły i wyznaczony Inspektor Ochrony Danych muszą być w stanie wykazać, że szkoła przetwarza dane zgodnie z przepisami (tzw. zasada rozliczalności).
Co to oznacza w praktyce?
- Nie wolno używać ogólnodostępnych aplikacji AI do przetwarzania dokumentów zawierających dane osobowe, jeśli aplikacja nie gwarantuje pełnej poufności i bezpieczeństwa tych danych.
- Wprowadzenie do narzędzia AI informacji umożliwiających identyfikację osoby (np. nazwiska, adresy, wyniki w nauce, stanu zdrowia) oznacza naruszenie zasad RODO – chyba, że szkoła korzysta z narzędzi, które mają zapewnioną ochronę zgodnie z wymaganiami unijnymi i polskimi.
Wyjątki: Kiedy możesz bezpiecznie korzystać z AI?
AI można wykorzystywać tylko do tworzenia dokumentów ogólnych, niewymagających wprowadzania danych osobowych lub wrażliwych, np.:
- projekty regulaminów, które nie zawierają danych indywidualnych,
- wzory pism bez konkretnych nazwisk i danych,
- materiały promocyjne, ogłoszenia, informacje do prasy,
- przykładowe procedury, instrukcje czy poradniki.
Każdorazowo przed użyciem narzędzia AI zadaj sobie pytanie: czy wprowadzam dane osobowe, które pozwalają na identyfikację konkretnej osoby? Jeżeli tak, lepiej przygotować dokumenty samodzielnie lub korzystać z narzędzi, których bezpieczeństwo i zgodność z RODO zostały potwierdzone przez administratora danych w Twojej szkole.
Praktyczne przykłady
Przykład 1: Sporządzanie protokołu rady pedagogicznej
Pani Marta, sekretarz rady pedagogicznej w szkole podstawowej w Gorzowie, przygotowuje protokół z posiedzenia rady. Chce przyspieszyć pracę i zamierza użyć ChatGPT, wklejając listę obecności oraz wypowiedzi nauczycieli, w tym krytyczne uwagi wobec pracy jednej z koleżanek.
Czy postępuje prawidłowo?
- Nie. Wprowadzenie do narzędzia AI takich informacji narusza zasady ochrony danych osobowych. ChatGPT i podobne narzędzia nie gwarantują pełnej poufności – dane mogą być przekazywane poza UE lub wykorzystywane w nieuprawniony sposób.
Przykład 2: Tworzenie ogólnego wzoru regulaminu
Pan Tomasz, wicedyrektor liceum w Poznaniu, potrzebuje nowego wzoru regulaminu korzystania z pracowni komputerowej. W poleceniu do AI nie wpisuje żadnych danych osobowych ani informacji umożliwiających identyfikację osób.
Czy postępuje prawidłowo?
- Tak. W tym przypadku wykorzystanie AI jest bezpieczne – nie dochodzi do przetwarzania chronionych danych osobowych. Warto jednak każdorazowo sprawdzić, czy żaden fragment gotowego dokumentu nie zawiera przypadkowych danych.
Przykład 3: Uzasadnienie decyzji administracyjnej dotyczącej ucznia
Sekretariat szkoły otrzymuje od wychowawcy polecenie przygotowania pisma do rodzica ucznia w sprawie odmowy przyjęcia do świetlicy szkolnej. Pracownik szkoły planuje skorzystać z narzędzia AI, wpisując imię, nazwisko ucznia i powód odmowy (np. miejsce zamieszkania lub sytuacja rodzinna).
Czy jest to dopuszczalne?
- Nie. Taka praktyka stanowi naruszenie przepisów RODO, ponieważ wprowadzane dane umożliwiają identyfikację osoby i mogą zawierać dane wrażliwe.
Jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych w szkole?
- Zawsze sprawdzaj, czy narzędzie AI, z którego chcesz korzystać, spełnia wymogi RODO – większość ogólnodostępnych aplikacji nie spełnia tych warunków.
- Nigdy nie wprowadzaj do aplikacji AI danych osobowych, zwłaszcza wrażliwych (np. informacje o zdrowiu, orzeczeniach, pochodzeniu rasowym, przekonaniach religijnych).
- Korzystaj z AI wyłącznie przy opracowywaniu dokumentów ogólnych lub szablonów bez danych indywidualnych.
- W przypadku wątpliwości skonsultuj się z Inspektorem Ochrony Danych w Twojej szkole.
- Dbaj o regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i cyberbezpieczeństwa.
- Stosuj pseudonimizację i szyfrowanie, gdy musisz korzystać z narzędzi elektronicznych – ale tylko wtedy, gdy infrastruktura jest zweryfikowana pod kątem zgodności z RODO.
- Jeśli Twoja szkoła planuje zakup narzędzi AI, sprawdź, czy istnieje możliwość wdrożenia rozwiązań instalowanych lokalnie (tzw. „prywatne instancje”), które nie przesyłają danych poza placówkę.
Podsumowanie
- Nie korzystaj z ogólnodostępnych narzędzi AI przy sporządzaniu dokumentów zawierających dane osobowe!
- AI możesz używać wyłącznie do dokumentów ogólnych, które nie zawierają żadnych informacji pozwalających zidentyfikować konkretne osoby.
- Stosowanie AI do dokumentów z danymi osobowymi (np. protokołów, ocen pracy, decyzji administracyjnych) jest niezgodne z RODO i naraża szkołę na poważne konsekwencje.
- W razie wątpliwości zawsze konsultuj się z Inspektorem Ochrony Danych.
Podstawa prawna
- art. 5 ust. 1 lit. f, art. 5 ust. 2, art. 24 ust. 1 i 2, art. 25, art. 32 – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO)
Tematy porad zawartych w poradniku
- korzystanie z AI w szkole RODO
- ochrona danych osobowych w dokumentach szkolnych
- protokoły i pisma w szkole a dane osobowe
- bezpieczne wykorzystanie AI w oświacie
- kiedy AI w szkole jest legalne
Przydatne linki
- https://uodo.gov.pl/ – Urząd Ochrony Danych Osobowych
- https://edukacja.gov.pl/ – Ministerstwo Edukacji Narodowej (sekcja bezpieczeństwa cyfrowego)
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679 – Tekst RODO