Wielu przedsiębiorców zastanawia się, co zrobić w sytuacji, gdy po wystawieniu faktury na czynnego podatnika VAT pojawia się potrzeba dopisania do niej dodatkowej osoby – na przykład współnabywcy będącego osobą fizyczną. Czy można to zrobić bez konsekwencji? Jak ująć taką transakcję w ewidencji i plikach JPK? Odpowiadamy w tym poradniku, opartym na aktualnym stanie prawnym obowiązującym w 2025 roku.
Zdarzają się sytuacje, w których kilka podmiotów kupuje wspólnie towary lub usługi – na przykład wspólnicy planujący wspólne inwestycje, albo osoby prywatne dokonujące zakupu do wspólnego użytku, ale formalności dokonuje tylko jeden z nich. Jeżeli faktura została już wystawiona – np. na jednego przedsiębiorcę – dopisanie drugiego nabywcy (np. osoby fizycznej) nie jest dopuszczalne bez korekty.
Zgodnie z przepisami, dane nabywcy wykazane na fakturze nie mogą być modyfikowane w sposób nieformalny – tj. przez „dopisanie” drugiej osoby ręcznie lub przez techniczną edycję faktury. Taka praktyka nie tylko narusza zasady ewidencjonowania, ale również może zostać zakwestionowana przez organy podatkowe.
🧾 Jak prawidłowo postąpić – faktura korygująca do zera
Jeśli po wystawieniu faktury zajdzie potrzeba zmiany nabywcy (np. z jednej firmy na firmę i osobę fizyczną), konieczne jest:
- wystawienie faktury korygującej do zera, która anulowuje pierwotną sprzedaż,
- wystawienie nowej faktury, w której ujęci zostaną wszyscy nabywcy (osobno firma, osobno osoba fizyczna – z odpowiednimi udziałami wartości transakcji).
Jeśli nie da się precyzyjnie ustalić udziałów w zakupie, można zastosować podział równy – każdemu nabywcy przypisuje się połowę wartości.
📌 Przykład 1: Zakup usług doradczych przez dwóch wspólników
Załóżmy, że spółka „Biuro Alfa Sp. z o.o.” zakupiła usługę doradczą o wartości 2 460 zł brutto. Po wystawieniu faktury okazało się, że połowę kosztu pokrywa prywatnie wspólnik – pan Jan Kowal.
Rozwiązanie:
✔ Wystawia się fakturę korygującą do zera względem pierwotnej faktury na firmę.
✔ Wystawia się nową fakturę:
- 1 230 zł brutto na Biuro Alfa Sp. z o.o.,
- 1 230 zł brutto na Jana Kowala (jako osobę fizyczną), z polem NIP: „BRAK”.
🧾 Ewidencja i JPK_VAT – jak ująć sprzedaż?
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że w strukturze JPK_VAT należy ujmować każdego nabywcę oddzielnie:
- Podmiot gospodarczy (np. firma) – z przypisaną wartością i NIP,
- Osoba fizyczna – w pozycji zbiorczej, z wartością sprzedaży i wpisem „BRAK” w polu NIP.
To oznacza, że system księgowy musi obsługiwać faktury z wieloma nabywcami, przy czym osoba fizyczna nieprowadząca działalności powinna być ujęta zbiorczo.
📌 Przykład 2: Wspólny zakup sprzętu przez firmę i osobę fizyczną
Firma „MebloTech” oraz jej główny inwestor – osoba fizyczna Tomasz Rybicki – zakupili wspólnie zestaw narzędzi stolarskich o wartości 6 150 zł brutto.
Rozwiązanie:
✔ Podział po równo – 3 075 zł dla MebloTech, 3 075 zł dla Tomasza Rybickiego.
✔ Faktura zawiera dwóch nabywców, z odpowiednim przypisaniem wartości.
✔ W JPK_VAT ujęcie:
- MebloTech – pozycja z NIP i kwotą 3 075 zł,
- Tomasz Rybicki – pozycja zbiorcza, NIP: „BRAK”, kwota 3 075 zł.
❗ A co z obowiązkiem wystawienia paragonu?
Gdy sprzedaż dotyczy osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, a firma stosuje kasy rejestrujące – obowiązuje art. 111 ust. 1 ustawy o VAT. Oznacza to, że:
✔ należy wystawić paragon fiskalny,
chyba że klient zażąda faktury i poda dane – wówczas można wystawić fakturę imienną.
Podsumowanie
✔ Nie można dopisać osoby fizycznej do faktury VAT wystawionej na firmę – trzeba wystawić korektę i nową fakturę.
✔ Każdego nabywcę ujmuje się oddzielnie – z przypisaniem udziałów w wartości.
✔ W JPK_VAT nabywców ujmuje się osobno: firmy z NIP, osoby fizyczne zbiorczo z wpisem „BRAK”.
✔ Obowiązek stosowania kas fiskalnych dotyczy sprzedaży na rzecz osób fizycznych.
Podstawa prawna
- art. 106b ust. 1 pkt 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, t.j.)
- art. 111 ust. 1 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570, t.j.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- dopisanie osoby fizycznej do faktury
- korekta faktury VAT 2025
- faktura na więcej niż jednego nabywcę
- JPK_VAT osoba fizyczna
- faktura czy paragon 2025