Wielu przedsiębiorców prowadzących spółki z o.o. szuka sposobów na uproszczenie księgowości. Jednym z takich uproszczeń może być rezygnacja z tworzenia rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze – np. odprawy emerytalne. Jednak mimo spełnienia warunków dotyczących „małej jednostki”, spółki z o.o. nie mogą korzystać z tej opcji. Sprawdź, dlaczego i jakie przepisy to regulują.
Kiedy można stosować uproszczenia w ewidencji kosztów pracowniczych?
Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) wprowadza możliwość uproszczeń dla jednostek mikro i małych, czyli takich, które spełniają kryteria określone w art. 3 ust. 1a–1d u.r. Jednym z takich uproszczeń, zawartym w art. 39 ust. 6 u.r., jest możliwość rezygnacji z tworzenia rezerw (biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów) na przyszłe świadczenia dla pracowników.
⚠️ Przepis ten mówi wprost:
„Jednostka mikro, jednostka mała oraz jednostka, o której mowa w art. 3 ust. 2 i ust. 3 pkt 1 i 2, która spełnia warunki określone w art. 3 ust. 1c pkt 1 albo ust. 1d, może nie tworzyć biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dotyczących przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych.”
(art. 39 ust. 6 – ustawa o rachunkowości)
Brzmi obiecująco? Niestety nie dla wszystkich. Przepis ma istotne ograniczenia, które wyłączają z tego uproszczenia spółki kapitałowe, w tym spółki z o.o.
Spółka z o.o. – mała, ale bez uproszczeń
Zgodnie z art. 39 ust. 7 u.r., który uzupełnia wyżej cytowany przepis, uproszczenia NIE stosuje się do:
- spółek kapitałowych (czyli spółek z o.o. i akcyjnych),
- spółek komandytowo-akcyjnych,
- spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe lub ich odpowiedniki z innych państw.
Oznacza to jednoznacznie, że nawet jeśli spółka z o.o. spełnia warunki jednostki małej (np. zatrudnia mniej niż 50 osób i ma roczne obroty poniżej 10 mln euro), nie może zrezygnować z tworzenia rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze.
🔎 Nie ma przy tym znaczenia, że wspólnikami spółki z o.o. są wyłącznie osoby fizyczne. W spółkach z o.o. wspólnicy w ogóle nie ponoszą odpowiedzialności za zobowiązania spółki – a to właśnie ten czynnik różnicujący ma kluczowe znaczenie dla stosowania uproszczeń.
Przykład 1: Mała spółka z o.o. w usługach IT
Spółka CodeNova Sp. z o.o. z Gdyni zatrudnia 6 pracowników, osiąga roczny przychód na poziomie 3 mln zł i prowadzi pełną księgowość. Wszystkimi wspólnikami są osoby fizyczne – założyciele firmy. Spółka chciała skorzystać z uproszczenia i nie tworzyć rezerw na odprawy emerytalne.
Jednak po analizie przepisów, księgowa informuje zarząd, że art. 39 ust. 6 u.r. nie ma zastosowania do spółki z o.o.. Mimo spełnienia definicji „małej jednostki”, przepisy wykluczają spółki kapitałowe z tego przywileju.
Przykład 2: Spółka jawna z osobami fizycznymi jako wspólnikami
Dla porównania – firma AutoCentrum s.j. prowadzona przez dwóch braci jako wspólników, spełnia kryteria małej jednostki. Jako że wszyscy wspólnicy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność, spółka może skorzystać z uproszczenia i zrezygnować z tworzenia rezerw na przyszłe świadczenia pracownicze.
To pokazuje, jak forma prawna działalności i rodzaj odpowiedzialności wspólników wpływa na możliwość stosowania uproszczeń księgowych.
Podsumowanie
✔ Spółka z o.o., nawet jeśli spełnia warunki małej jednostki, nie może stosować uproszczenia z art. 39 ust. 6 u.r. dotyczącego rezygnacji z tworzenia rezerw na świadczenia pracownicze.
✔ Wyłączenie to wynika z samego faktu bycia spółką kapitałową, niezależnie od struktury właścicielskiej.
✔ Chcesz uprościć księgowość? Sprawdź inne dostępne uproszczenia lub skonsultuj się z doradcą.
Podstawa prawna
- art. 3 ust. 1c pkt 1, art. 7 ust. 2c, art. 32 ust. 8, art. 39 ust. 6 i 7 – ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 2023 poz. 120 z późn. zm.)
- art. 151 § 4 – ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. 2022 poz. 1467 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- uproszczenia rachunkowości w spółce z o.o.
- rezerwy na świadczenia pracownicze 2025
- kiedy spółka musi tworzyć rezerwy
- księgowość małych spółek z o.o.
- art. 39 ustawy o rachunkowości