Prowadzenie polskiego oddziału międzynarodowej korporacji, w której dokumentacja wewnętrzna sporządzana jest w języku angielskim, może rodzić pytanie: czy wszystkie procedury i regulaminy należy przetłumaczyć na język polski?
Odpowiedź nie jest wprost uregulowana w przepisach, ale wynika z analizy obowiązków pracodawcy i administratora danych osobowych oraz praktyki organów nadzoru.
Brak jednoznacznego obowiązku w ustawie, ale jest obowiązek zrozumienia
Polskie przepisy – w tym RODO oraz Kodeks pracy – nie nakładają wprost wymogu, aby dokumentacja wewnętrzna była sporządzona w języku polskim.
Jednak z punktu widzenia prawa kluczowe jest to, aby:
- pracownicy mogli realnie zapoznać się z dokumentacją,
- rozumieli treść swoich obowiązków,
- nie mogli skutecznie powołać się na brak zrozumienia w przypadku naruszenia procedur.
Zgodnie z art. 24 ust. 1 RODO, to administrator danych odpowiada za wdrożenie odpowiednich środków organizacyjnych, które zapewniają przestrzeganie przepisów, a w art. 94 § 1 Kodeksu pracy nałożono na pracodawcę obowiązek zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.
Dlaczego język dokumentacji ma znaczenie?
Procedury – szczególnie te dotyczące ochrony danych osobowych, BHP czy bezpieczeństwa informacji – określają konkretne obowiązki pracowników.
Jeśli są one w języku obcym, a pracownik nie ma potwierdzonego wysokiego poziomu znajomości tego języka, powstaje ryzyko, że:
- nie zrozumie kluczowych zapisów,
- będzie się bronił argumentem, że nie znał procedur,
- naruszy przepisy, narażając firmę na odpowiedzialność administracyjną lub cywilną.
Ocena ryzyka językowego w firmie
Aby zdecydować, czy procedury trzeba tłumaczyć, należy wziąć pod uwagę:
- Kulturę językową w firmie – czy spotkania, korespondencja i codzienna praca odbywają się w języku angielskim czy polskim?
- Wymogi rekrutacyjne – czy od pracowników formalnie wymaga się określonego poziomu znajomości języka angielskiego (np. C1, B2)?
- Udokumentowane potwierdzenie kompetencji językowych – czy pracownicy przeszli testy, egzaminy, szkolenia językowe?
- Specjalistyczny język dokumentów – czy dokumenty zawierają trudne, techniczne sformułowania, które nawet dla osób znających język obcy mogą być problematyczne?
Praktyczne rekomendacje
📌 Najlepszą praktyką jest tłumaczenie na język polski procedur, które określają obowiązki pracowników.
Dotyczy to w szczególności:
- regulaminów pracy,
- procedur ochrony danych osobowych,
- polityk bezpieczeństwa,
- instrukcji BHP i PPOŻ,
- procedur postępowania w sytuacjach kryzysowych.
📌 Dokumenty ogólne (np. polityka CSR, strategia korporacyjna, standardy komunikacji) mogą pozostać w języku angielskim, jeśli:
- wszyscy pracownicy mają potwierdzony wysoki poziom znajomości języka,
- język dokumentu jest prosty i niespecjalis