Prawidłowe rozliczanie kosztów związanych z nabywaniem części do środków trwałych, ich wymianą lub odłączaniem to kluczowy temat dla każdej firmy prowadzącej ewidencję środków trwałych. Znajomość zasad wynikających z przepisów podatkowych pozwala na uniknięcie błędów w rozliczeniach i lepszą optymalizację podatkową. Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który wyjaśnia – w prosty sposób i na przykładach – jak rozumieć części składowe i peryferyjne środków trwałych, jakie wydatki zwiększają wartość początkową środka trwałego, kiedy można je zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów oraz jakie są skutki odłączenia tych części.
Czym są części składowe i peryferyjne środków trwałych?
Zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), jak i ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.) nie zawierają własnych definicji „części składowych” i „części peryferyjnych”. Dlatego w praktyce stosuje się definicje wynikające z Kodeksu cywilnego oraz interpretacje organów podatkowych.
- Część składowa – zgodnie z art. 47 Kodeksu cywilnego, „częścią składową rzeczy jest wszystko, co nie może być od niej odłączone bez uszkodzenia lub istotnej zmiany całości albo bez uszkodzenia lub istotnej zmiany przedmiotu odłączonego”. Przykład: silnik w samochodzie służbowym lub twardy dysk zamontowany w komputerze firmowym.
- Część peryferyjna – nie ma oficjalnej definicji, ale przyjmuje się, że jest to rzecz odrębna od rzeczy głównej, pozostająca z nią w gospodarczym związku, mająca funkcję pomocniczą, lecz niebędąca jej częścią składową. Przykład: zewnętrzny moduł GPS do maszyny budowlanej lub zewnętrzna klawiatura do laptopa.
Zwróć uwagę, że rozróżnienie tych pojęć może być problematyczne i czasem wymaga oceny konkretnego przypadku – zwłaszcza jeśli dany element może być zamontowany i zdemontowany bez większej ingerencji w całość urządzenia.
Kiedy zwiększamy wartość początkową środka trwałego?
Wydatki na części składowe i peryferyjne – próg 10 000 zł
W myśl art. 16g ust. 13 u.p.d.o.p., jeśli zakupisz część składową lub peryferyjną do środka trwałego, a jej cena nabycia przekracza 10 000 zł netto, masz obowiązek zwiększyć wartość początkową środka trwałego o tę kwotę. Od tej zwiększonej wartości naliczasz dalsze odpisy amortyzacyjne.
Jeżeli koszt zakupu części nie przekracza 10 000 zł – możesz zaliczyć ten wydatek bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, bez zwiększania wartości początkowej środka trwałego.
Przykład 1 – zakup części powyżej progu
Firma Transportowa MOTOLOG sp. z o.o. zakupiła do swojej ciężarówki nową skrzynię biegów za 15 000 zł netto. Skrzynia ta jest częścią składową pojazdu – nie można jej wymienić bez istotnej ingerencji w całość. Firma musi zwiększyć wartość początkową tej ciężarówki o 15 000 zł i od tej wartości naliczać kolejne odpisy amortyzacyjne.
Przykład 2 – zakup części poniżej progu
Biuro projektowe VisionSpace wymieniło dysk twardy w swoim komputerze za 900 zł netto. Koszt ten można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów – nie ma obowiązku zwiększania wartości początkowej komputera.
Prace odtworzeniowe vs. ulepszeniowe
Pamiętaj, że wymiana zużytej części składowej na nową (np. wymiana wyeksploatowanego silnika na taki sam model) to wydatek o charakterze odtworzeniowym – nie zwiększa wartości początkowej środka trwałego, jeśli nie powoduje ulepszenia środka trwałego (czyli nie poprawia jego parametrów, funkcjonalności, wartości użytkowej). Taki koszt można zwykle zaliczyć bezpośrednio do kosztów podatkowych.
Skutki podatkowe trwałego odłączenia części składowej lub peryferyjnej
Zdarza się, że część składowa lub peryferyjna zostaje odłączona od środka trwałego, np. z powodu jej zużycia lub modernizacji urządzenia. W takich przypadkach stosuje się specjalne zasady wynikające z art. 16g ust. 16–17 u.p.d.o.p..
- W razie trwałego odłączenia od środka trwałego części składowej (np. wymontowania silnika i sprzedania go), wartość początkową środka trwałego zmniejsza się o wartość netto tej części – od następnego miesiąca po odłączeniu.
- Jeśli odłączona część zostanie dołączona do innego środka trwałego, wartość początkową tego innego środka zwiększa się o wartość netto dołączonej części (również od miesiąca połączenia).
- Wartość netto odłączanej części to jej wartość początkowa pomniejszona o przypadające na nią dotychczasowe odpisy amortyzacyjne.
Przykład 3 – odłączenie i przekazanie do innego środka trwałego
Przedsiębiorstwo Energetyczne ZEFIR S.A. wymontowało z jednej stacji transformatorowej specjalistyczny układ chłodzenia (część peryferyjna) o wartości początkowej 20 000 zł, na którą dotąd dokonano odpisów amortyzacyjnych w wysokości 8 000 zł. Część ta została następnie zamontowana w innej stacji. Wartość początkową pierwszej stacji należy obniżyć o 12 000 zł (20 000 zł – 8 000 zł), a wartość początkową drugiej stacji zwiększyć o tę samą kwotę.
Przykład 4 – odłączenie i sprzedaż części
Centrum Medyczne Medikon wymontowało z tomografu komputerowego stół do badań (część składowa), który następnie sprzedano osobnej firmie. Wartość początkową tomografu należy pomniejszyć o wartość netto stołu, a przy sprzedaży część ta może zostać ujęta jako koszt podatkowy.
Amortyzacja po zmianie wartości początkowej
Po zmniejszeniu lub zwiększeniu wartości początkowej środka trwałego, odpisy amortyzacyjne są liczone od nowej (zmienionej) wartości – według dotychczasowej metody i stawki amortyzacji. Zmiana następuje od miesiąca następującego po tym, w którym dokonano odłączenia lub przyłączenia części.
Kluczowe wnioski i praktyczne wskazówki
- Próg 10 000 zł decyduje, czy wydatek na część składową/peryferyjną zwiększa wartość początkową środka trwałego, czy można go zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.
- Wydatki odtworzeniowe (zwykła wymiana zużytych elementów bez ulepszenia) mogą być zaliczane bezpośrednio w koszty.
- Trwałe odłączenie części wymaga odpowiedniego pomniejszenia wartości początkowej środka trwałego oraz ewentualnego zwiększenia wartości innego środka, jeśli część ta zostanie do niego dołączona.
- Amortyzację nalicza się od nowej wartości początkowej, ale według tej samej stawki co wcześniej.
- Przy rozliczaniu wartości części, których cena przy zakupie nie była wyodrębniona, należy oszacować jej wartość (np. na podstawie cen rynkowych lub kosztorysu).
Podstawa prawna
- art. 16g ust. 13, ust. 16, ust. 17 – Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych
- art. 47 § 1–3, art. 51 – Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
- art. 22 ust. 1 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
Tematy porad zawartych w poradniku
- rozliczanie części składowych i peryferyjnych środków trwałych
- limit 10 000 zł części do środków trwałych 2025
- amortyzacja po wymianie części w środkach trwałych
- odłączenie i przyłączenie części środków trwałych