Kontrola ZUS to dla wielu przedsiębiorców stresujące doświadczenie – nawet jeśli prowadzą działalność w sposób rzetelny. Czas trwania kontroli to jeden z kluczowych aspektów, który może mieć wpływ na funkcjonowanie firmy. W tym poradniku wyjaśniam, jak długo ZUS może kontrolować przedsiębiorcę w 2025 roku, jakie limity obowiązują, kiedy kontrola może zostać przedłużona oraz jakie są wyjątki od zasad ogólnych.
Kiedy rozpoczyna się kontrola ZUS?
Kontrola ZUS zaczyna się formalnie w dniu doręczenia płatnikowi składek upoważnienia do jej przeprowadzenia. Warto to zapamiętać, ponieważ od tej chwili biegnie czas kontroli i liczą się wszelkie działania podejmowane przez inspektora ZUS.
Czy przedsiębiorca podlega limitom czasu kontroli?
Tak – ale tylko jeśli faktycznie jest przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (dalej: „u.p.p.”). Jeśli płatnik składek nie spełnia tej definicji (np. osoba fizyczna niezarejestrowana jako działalność gospodarcza), czas trwania kontroli będzie regulowany inaczej.
Uwaga: status przedsiębiorcy ocenia się na podstawie faktycznej działalności, a nie tylko wpisu w CEIDG czy KRS.
Limity czasu trwania kontroli ZUS w zależności od wielkości firmy
Ustawa Prawo przedsiębiorców (rozdział 5) jasno określa, ile maksymalnie może trwać łącznie kontrola ZUS u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym:
- ✔ Mikroprzedsiębiorca – do 12 dni roboczych
- ✔ Mały przedsiębiorca – do 18 dni roboczych
- ✔ Średni przedsiębiorca – do 24 dni roboczych
- ✔ Pozostali przedsiębiorcy (duże firmy) – do 48 dni roboczych
👉 Zaliczenie do jednej z tych kategorii zależy od liczby zatrudnionych oraz obrotu lub sumy bilansowej z co najmniej jednego z dwóch ostatnich lat obrotowych.
Kiedy limit czasu kontroli nie obowiązuje? ⚠️
Zgodnie z art. 55 ust. 2 u.p.p., limit nie obowiązuje, gdy kontrola ZUS:
- ma na celu przeciwdziałanie przestępstwu lub wykroczeniu w zakresie ubezpieczeń społecznych,
- służy zabezpieczeniu dowodów popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.
W praktyce oznacza to, że jeśli ZUS podejrzewa np. wyłudzanie świadczeń czy zaniżanie podstawy wymiaru składek – może prowadzić kontrolę bez limitów czasowych.
Czy ZUS może wydłużyć czas kontroli?
Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach. Zgodnie z art. 55 ust. 3–4 u.p.p., przedłużenie czasu kontroli jest możliwe, jeśli:
- wystąpiły przeszkody niezależne od ZUS (np. klęska żywiołowa),
- ZUS poinformuje przedsiębiorcę na piśmie o przyczynach wydłużenia,
- przedłużenie zostanie wpisane do książki kontroli przed wznowieniem czynności.
📌 Przedłużenie nie może naruszyć ogólnego limitu dni w roku! Nawet jeśli inspektorzy mieli przerwę, nie mogą przekroczyć np. 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorcy w całym roku kalendarzowym.
Jak obliczany jest czas kontroli?
To zależy od interpretacji. Sądy administracyjne wskazują różnie:
- NSA (wyrok z 20.11.2012 r., II GSK 1593/11) uznał, że czasem kontroli są wyłącznie dni, w których inspektorzy faktycznie przebywają u przedsiębiorcy.
- WSA w Lublinie (wyrok z 18.04.2013 r., III SA/Lu 112/13) stwierdził, że liczą się wszystkie dni robocze od rozpoczęcia do zakończenia kontroli, nawet jeśli w niektóre dni nie były prowadzone żadne czynności.
🧭 W praktyce warto dokumentować obecność kontrolerów i zachować wszelką korespondencję – może to być istotne w razie sporu co do przekroczenia limitu.
Przykłady z praktyki – jak liczyć czas kontroli ZUS?
🧑🔧 Przykład 1 – mikroprzedsiębiorca z 5 pracownikami
Pani Agata prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą z zatrudnieniem na poziomie 5 pracowników i rocznym obrotem 1,6 mln zł. ZUS przeprowadził u niej kontrolę w dniach: 4–6 marca oraz 11–13 marca 2025 r. – łącznie 6 dni roboczych.
➡️ Pani Agata jest mikroprzedsiębiorcą, więc limit wynosi 12 dni roboczych rocznie. Kontrola mieści się w limicie. Jeśli ZUS chciałby wrócić w tym samym roku, to może przeprowadzić kolejną kontrolę jedynie na maksymalnie 6 dni.
🏢 Przykład 2 – średni przedsiębiorca z kontrolą przekraczającą limit
Spółka „TechMaster” zatrudnia średnio 130 osób, a jej obrót przekracza 30 mln euro. Kontrola ZUS rozpoczęła się 2 stycznia 2025 r. i trwała do 12 lutego. W tym czasie inspektorzy byli w firmie łącznie przez 28 dni roboczych.
➡️ Limit dla średnich przedsiębiorców wynosi 24 dni robocze. Firma może zarzucić ZUS przekroczenie limitu, ale – zgodnie z orzecznictwem NSA – nie powoduje to automatycznego unieważnienia kontroli ani jej wyników. Może jednak być podstawą do złożenia skargi na sposób jej przeprowadzenia.
Co grozi za utrudnianie kontroli?
⚠️ Przedsiębiorca, który np. nie udostępni dokumentacji, nie stawi się na wezwanie ZUS lub będzie celowo opóźniał działania kontrolerów, może zostać oskarżony o utrudnianie lub udaremnianie kontroli.
Zgodnie z przepisami, takie działania mogą skutkować grzywną do 5.000 zł.
✅ Pamiętaj: przekroczenie czasu kontroli przez ZUS nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku współpracy z inspektorem.
Powtórna kontrola w tym samym roku – czy to możliwe?
Tak – ale tylko w określonych sytuacjach.
Jeżeli ZUS stwierdzi rażące naruszenia przepisów, może przeprowadzić ponowną kontrolę w tym samym zakresie i w tym samym roku kalendarzowym. Czas tej kontroli nie może przekroczyć 7 dni roboczych, a co istotne – nie wlicza się on do limitu głównego.
📌 Oznacza to, że nawet jeśli ZUS wykorzystał już cały limit dni kontroli, może wrócić na maksymalnie 7 dni, jeśli naruszenia były istotne.
Kiedy ZUS kontroluje nieprzedsiębiorcę?
Jeśli płatnik składek nie ma statusu przedsiębiorcy, nie stosuje się przepisów u.p.p. Wówczas kontrola ZUS powinna zakończyć się w terminie:
- do 1 miesiąca – jako zasada ogólna,
- do 2 miesięcy – w przypadku potrzeby zebrania dodatkowych dowodów (np. opinii biegłych, dokumentacji z innych instytucji).
Podsumowanie – najważniejsze zasady kontroli ZUS
🔍 Oto najważniejsze wnioski, które warto zapamiętać:
- ✔ Kontrola ZUS rozpoczyna się z dniem doręczenia upoważnienia.
- ✔ Czas kontroli zależy od statusu i wielkości firmy.
- ✔ Limity roczne to: 12 dni (mikro), 18 dni (mały), 24 dni (średni), 48 dni (pozostali).
- ✔ ZUS może wydłużyć kontrolę tylko z ważnych powodów i z pisemnym uzasadnieniem.
- ✔ Przedsiębiorca ma obowiązek współpracować – brak współpracy grozi karą.
- ✔ Wyniki kontroli nie są automatycznie nieważne, nawet jeśli ZUS przekroczy limit.
- ✔ Powtórna kontrola (do 7 dni) jest możliwa, gdy naruszenia są rażące.
Podstawa prawna
- art. 55 ust. 2–4 – ustawa z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. z 2023 r. poz. 221 z późn. zm.)
- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 listopada 2012 r., sygn. II GSK 1593/11
- Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 sierpnia 2012 r., sygn. II FSK 75/11
- Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 18 kwietnia 2013 r., sygn. III SA/Lu 112/13
Tematy porad zawartych w poradniku
- kontrola ZUS czas trwania
- limity kontroli ZUS 2025
- prawa przedsiębiorcy przy kontroli ZUS
- ile dni trwa kontrola ZUS
- kontrola ZUS mikroprzedsiębiorca
Przydatne linki urzędowe
- https://www.zus.pl
- https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/zus
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000646/U/D20180646Lj.pdf (tekst jednolity u.p.p.)