Czynności sprawdzające to temat, który budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców i osób zajmujących się rozliczeniami podatkowymi. Wielu podatników nie odróżnia ich od kontroli podatkowej, nie znając ich zakresu ani konsekwencji. W praktyce jednak czynności sprawdzające to jedno z najczęściej stosowanych narzędzi administracji skarbowej, pozwalające na wstępną weryfikację dokumentów podatkowych, zanim urząd podejmie ewentualnie poważniejsze działania kontrolne lub wszczynie postępowanie podatkowe. Ten poradnik wyjaśnia, czym są czynności sprawdzające, jaki mają zakres, na czym polegają różnice wobec kontroli podatkowej oraz jakie prawa przysługują podatnikowi w tym trybie.
Czym są czynności sprawdzające i dlaczego są ważne?
Czynności sprawdzające to odrębny rodzaj procedury podatkowej, mający na celu formalną weryfikację dokumentów składanych przez podatników, płatników i inkasentów. Są one regulowane w dziale V Ordynacji podatkowej (art. 272–280 o.p.). Ich głównym zadaniem jest sprawdzenie, czy podatnicy terminowo i prawidłowo wywiązują się ze swoich podstawowych obowiązków, takich jak złożenie deklaracji podatkowych, zeznań czy informacji, a także wpłata podatku na rachunek organu podatkowego. W praktyce, czynności sprawdzające pozwalają również na wykrycie i wyjaśnienie drobnych błędów formalnych, np. pomyłek rachunkowych lub pisarskich.
Dzięki czynnościom sprawdzającym urząd może zweryfikować poprawność dokumentów i uniknąć sytuacji, w których konieczne byłoby wdrożenie bardziej skomplikowanych i czasochłonnych procedur kontrolnych lub postępowań podatkowych. Dla podatnika to szansa na skorygowanie nieprawidłowości bez narażania się na poważniejsze konsekwencje, takie jak odpowiedzialność karna skarbowa czy wszczęcie kontroli podatkowej.
Czynności sprawdzające a kontrola podatkowa – najważniejsze różnice
Czynności sprawdzające różnią się od kontroli podatkowej przede wszystkim zakresem, stopniem sformalizowania i celem:
- Czynności sprawdzające polegają głównie na technicznej weryfikacji dokumentów – sprawdzeniu, czy deklaracje i zeznania są poprawne formalnie i zostały złożone w terminie. Urząd bada tu głównie błędy oczywiste (rachunkowe, pisarskie), bez wnikania w głęboką analizę merytoryczną.
- Kontrola podatkowa to już szczegółowe postępowanie, którego celem jest pełna weryfikacja poprawności rozliczeń podatkowych, często obejmująca analizę transakcji, dokumentów źródłowych, przesłuchiwanie świadków czy korzystanie z opinii biegłych.
Dodatkowo, czynności sprawdzające:
- Mają najmniej sformalizowany charakter spośród wszystkich postępowań podatkowych.
- Rozpoczynają się od pierwszej czynności sprawdzającej – nie jest wymagane wydanie specjalnego aktu wszczynającego (np. postanowienia).
- Kończą się zwykle bez wydania decyzji podatkowej – chyba że wykryte zostaną nieprawidłowości wymagające wszczęcia kontroli lub postępowania podatkowego.
Przykład praktyczny
Pan Jakub prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w Katowicach. W marcu 2025 r. złożył deklarację VAT-7 za luty. Urząd Skarbowy zauważył niezgodność w kwotach podatku naliczonego i należnego, ale zamiast wszczynać kontrolę, wezwał pana Jakuba do złożenia wyjaśnień i korekty deklaracji. Po wyjaśnieniach i poprawieniu oczywistego błędu rachunkowego, sprawa zakończyła się na etapie czynności sprawdzających – bez wszczynania kontroli podatkowej.
Zakres czynności sprawdzających – na czym polegają?
Zgodnie z art. 272 Ordynacji podatkowej, czynności sprawdzające mają trzy główne cele:
- Weryfikacja terminowości realizacji obowiązków podatkowych
Sprawdzane jest, czy podatnik lub płatnik złożył wymagane dokumenty (deklaracje, informacje) i czy w terminie wpłacił należny podatek. - Weryfikacja formalnej poprawności dokumentów
Obejmuje sprawdzenie, czy dokumenty są poprawnie wypełnione (bez błędów rachunkowych, oczywistych omyłek), czy zawierają wymagane dane oraz czy są zgodne z obowiązującymi przepisami. - Ustalenie stanu faktycznego w niezbędnym zakresie
Organ podatkowy może zażądać okazania dodatkowych dokumentów (np. faktur, umów, potwierdzeń przelewów), aby sprawdzić, czy przedstawione informacje są zgodne ze stanem faktycznym.
Ważne:
Zakres czynności sprawdzających nie obejmuje merytorycznej analizy całego rozliczenia podatkowego. Nie są tu prowadzone przesłuchania świadków, nie zbiera się opinii biegłych ani nie analizuje materiałów z innych postępowań.
Przebieg czynności sprawdzających
- Rozpoczynają się od pierwszej czynności wskazanej w dziale V Ordynacji podatkowej (np. wezwanie do złożenia wyjaśnień, prośba o korektę deklaracji).
- Nie wymagają formalnego aktu wszczynającego (np. postanowienia).
- Urząd może żądać okazania lub przesłania określonych dokumentów, zażądać wyjaśnień lub skorygowania oczywistych błędów.
- Jeśli podatnik nie zareaguje lub stwierdzone zostaną poważniejsze nieprawidłowości, urząd może wszcząć kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe.
Przykład praktyczny
Spółka XYZ z Warszawy została wezwana przez urząd skarbowy do przesłania wyjaśnień w sprawie wykazanych kosztów uzyskania przychodu za 2024 rok. Po przesłaniu żądanych faktur i krótkim wyjaśnieniu, urząd uznał, że nie ma podstaw do dalszych działań. W tym przypadku czynności sprawdzające ograniczyły się do weryfikacji dokumentów, bez konieczności wdrażania kontroli podatkowej.
Ograniczenia i prawa podatnika w trakcie czynności sprawdzających
Jakie dokumenty mogą być sprawdzane?
- deklaracje podatkowe, zeznania, wykazy, informacje podatkowe,
- faktury, umowy, potwierdzenia zapłaty (tylko w zakresie niezbędnym do weryfikacji formalnej i terminowej poprawności dokumentów).
Czego urząd NIE może robić w ramach czynności sprawdzających?
- Przeprowadzać przesłuchań świadków czy stron,
- Korzystać z opinii biegłych,
- Badać materiałów zgromadzonych w trakcie innych postępowań (np. postępowań karnych, skarbowych),
- Prowadzić kontroli krzyżowej u kontrahentów podatnika – z wyjątkiem ściśle określonych przypadków, gdy chodzi o weryfikację ulg podatkowych na podstawie Ordynacji podatkowej.
Twoje prawa jako podatnika:
- Prawo do sprzeciwu wobec korekty deklaracji dokonanej przez urząd – sprzeciw anuluje skutki tej korekty.
- Brak odpowiedzialności karnej skarbowej za korektę deklaracji wykonaną na wezwanie urzędu (jeżeli podatnik działał zgodnie ze wskazaniem organu).
- Prawo do osobistego udziału w czynnościach – w uzasadnionych przypadkach (choroba, niepełnosprawność) urząd może przeprowadzić czynność w miejscu pobytu podatnika.
- Prawo do działania przez pełnomocnika (o ile czynność tego nie wyklucza).
- Prawo do zwrotu nadpłaty powstałej po korekcie deklaracji w terminie 3 miesięcy.
- Prawo do zażalenia na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu podatku.
- Prawo do opłaty prolongacyjnej, jeśli przedłużenie terminu zwrotu podatku było niezasadne.
- Współdecydowanie o terminie oględzin lokalu (np. w przypadku weryfikacji ulg inwestycyjnych) oraz prawo do odmowy przeprowadzenia oględzin.
- Prawo do wyłączenia pracownika urzędu z czynności, jeśli zachodzą wątpliwości co do jego bezstronności.
Przedłużenie terminu zwrotu podatku w toku czynności sprawdzających
Jeśli w trakcie czynności sprawdzających urząd nie jest w stanie potwierdzić zasadności zwrotu podatku (np. VAT), może wydać postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu do czasu zakończenia czynności sprawdzających (art. 274b § 1 Ordynacji podatkowej). Na takie postanowienie podatnikowi przysługuje zażalenie. W innych trybach (np. w trakcie postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej) na przedłużenie terminu zwrotu nie przysługuje zażalenie, lecz skarga do sądu administracyjnego.
Czynności sprawdzające w praktyce – przykłady
Przykład 1: Weryfikacja formalnej poprawności deklaracji
Spółka ABC z Gdańska złożyła roczną deklarację CIT-8. Urząd Skarbowy wykrył, że w deklaracji wpisano błędną sumę kosztów uzyskania przychodu, wynikającą z pomyłki rachunkowej. Spółka została wezwana do korekty deklaracji. Po jej złożeniu urząd nie podejmował dalszych działań – sprawa została zamknięta na etapie czynności sprawdzających.
Przykład 2: Przedłużenie terminu zwrotu VAT
Pani Marta prowadzi salon kosmetyczny w Poznaniu. W czerwcu 2025 r. złożyła deklarację VAT-7K z wykazaniem nadwyżki podatku VAT do zwrotu. Urząd przedłużył termin zwrotu, powołując się na konieczność przeprowadzenia czynności sprawdzających i zweryfikowania zasadności zwrotu. Pani Marta otrzymała postanowienie o przedłużeniu i poinformowano ją o możliwości wniesienia zażalenia na to postanowienie.
Kontrola krzyżowa a czynności sprawdzające – kiedy jest możliwa?
Jednym z najczęstszych nieporozumień w praktyce podatkowej jest przekonanie, że w ramach czynności sprawdzających urząd może prowadzić tzw. kontrolę krzyżową u kontrahentów podatnika. Tymczasem przepisy Ordynacji podatkowej oraz stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego są w tej kwestii jednoznaczne:
- Kontrola krzyżowa (czyli weryfikacja dokumentów i transakcji u kontrahentów podatnika) jest możliwa tylko w ramach prowadzonej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego.
- W ramach samych czynności sprawdzających urząd nie ma prawa żądać od kontrahentów podatnika dokumentów w celu sprawdzenia zasadności zwrotu VAT lub innych rozliczeń podatkowych.
Przykład: Zakaz kontroli krzyżowej w czynnościach sprawdzających
Firma budowlana ZIEL-BUD z Olsztyna złożyła wniosek o zwrot VAT za duży zakup materiałów budowlanych. Urząd Skarbowy, zanim wszczął jakiekolwiek postępowanie podatkowe czy kontrolę podatkową, próbował uzyskać od kontrahentów firmy informacje na temat transakcji. NSA w uchwale z 24 października 2016 r., I FPS 3/16, jednoznacznie uznał takie działanie za niezgodne z prawem – urząd powinien najpierw wszcząć odpowiednie postępowanie, zanim sięgnie po narzędzia kontroli krzyżowej.
Kto prowadzi czynności sprawdzające?
Czynności sprawdzające zasadniczo prowadzą organy podatkowe pierwszej instancji, czyli najczęściej naczelnicy urzędów skarbowych. W wyjątkowych przypadkach, np. przy dokumentowaniu wywozu towarów w ramach wewnątrzwspólnotowej dostawy lub weryfikacji numerów identyfikacyjnych zagranicznych kontrahentów, uprawnienia posiada szef Krajowej Administracji Skarbowej lub upoważniony przez Ministra Finansów organ podatkowy (biura wymiany informacji o VAT).
Czy czynności sprawdzające mogą trwać równolegle z innymi postępowaniami?
Tak. Możliwe jest prowadzenie czynności sprawdzających w odniesieniu do rozliczeń za jeden rok podatkowy, podczas gdy za inne lata toczy się kontrola podatkowa lub postępowanie podatkowe. Każde z tych postępowań ma własne ramy czasowe, zakres i odrębne konsekwencje dla podatnika.
Ograniczenia czynności sprawdzających – czego urząd nie może żądać?
Podczas czynności sprawdzających urząd nie może:
- żądać wyjaśnień od osób trzecich (innych niż podatnik lub upoważniony przedstawiciel),
- przesłuchiwać świadków,
- korzystać z materiałów dowodowych z innych postępowań, np. karnych lub skarbowych,
- badać dokumentów kontrahentów podatnika, z wyjątkiem weryfikacji prawa do ulg podatkowych, gdzie organ może np. wystąpić do banku lub zakładu ubezpieczeń o stosowne informacje.
Konsekwencje czynności sprawdzających
Po przeprowadzeniu czynności sprawdzających urząd może:
- zakończyć sprawę, jeśli nie wykryto nieprawidłowości,
- wydać postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu podatku,
- zażądać korekty deklaracji,
- wszcząć kontrolę podatkową lub postępowanie podatkowe w razie stwierdzenia poważniejszych wątpliwości lub nieprawidłowości,
- skierować sprawę do egzekucji, gdy zostanie ustalone istnienie zaległości podatkowej.
Ochrona podatnika – na co zwrócić uwagę?
- Odpowiedzialność karna skarbowa: Jeżeli korekta deklaracji następuje w wyniku czynności sprawdzających na wezwanie organu i jest złożona przed wszczęciem kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, podatnik nie ponosi odpowiedzialności karnej skarbowej za wcześniejsze błędy formalne.
- Termin zwrotu nadpłaty podatku: W przypadku korekty skutkującej nadpłatą podatku, urząd powinien dokonać zwrotu w terminie 3 miesięcy.
- Prawo do zażalenia: Na postanowienie o przedłużeniu terminu zwrotu podatku w toku czynności sprawdzających przysługuje zażalenie.
- Sprzeciw od korekty: W razie, gdy organ dokona korekty deklaracji, podatnik może wnieść sprzeciw, co niweluje skutki prawne tej korekty.
Kluczowe wskazówki dla przedsiębiorców
- Czynności sprawdzające to „miękkie” narzędzie administracji podatkowej – umożliwiają wyjaśnienie większości wątpliwości bez konsekwencji w postaci postępowania podatkowego czy kontroli.
- W trakcie czynności sprawdzających współpracuj z urzędem – szybka reakcja na wezwania, korekty i wyjaśnienia pozwalają zakończyć sprawę bez większych konsekwencji.
- Pamiętaj, że zakres czynności sprawdzających jest ograniczony ustawowo – urząd nie może prowadzić czynności typowych dla kontroli podatkowej.
- W razie wątpliwości lub problemów warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego lub radcy prawnego.
Podsumowanie
Czynności sprawdzające stanowią osobną, najmniej sformalizowaną procedurę podatkową, mającą na celu weryfikację formalno-techniczną dokumentów podatkowych składanych przez podatników. Są one pierwszym etapem kontaktu z urzędem skarbowym w razie jakichkolwiek niejasności czy wątpliwości dotyczących deklaracji podatkowych. Ich przeprowadzenie nie wyklucza późniejszej kontroli podatkowej lub postępowania podatkowego, ale w praktyce pozwala wielu przedsiębiorcom na uniknięcie poważniejszych konsekwencji dzięki szybkiej korekcie błędów.
Kluczowe cechy czynności sprawdzających:
- dotyczą głównie spraw formalnych i terminowych,
- nie uprawniają urzędu do prowadzenia przesłuchań czy kontroli u kontrahentów podatnika,
- zakończone mogą zostać albo stwierdzeniem braku nieprawidłowości, albo przekazaniem sprawy do dalszego postępowania,
- dają podatnikowi szereg praw i mechanizmów ochronnych, m.in. sprzeciw czy zażalenie na przedłużenie terminu zwrotu podatku.
Podstawa prawna
- art. 272–280, art. 274b § 1, art. 275, art. 276, art. 81 § 1, art. 143, art. 180 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.)
- art. 87 ust. 2 i ust. 6 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.)
- art. 79 – ustawa z dnia 16 listopada 2016 r. o Krajowej Administracji Skarbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 1461 z późn. zm.)
Tematy porad zawartych w poradniku
- zakres czynności sprawdzających Ordynacja podatkowa
- prawa podatnika podczas czynności sprawdzających
- zwrot VAT a czynności sprawdzające
- kontrola krzyżowa a czynności sprawdzające