Zatrudnienie pracownika to nie tylko obowiązki kadrowe, ale też konkretne wydatki. Dla wielu przedsiębiorców kluczowe jest pytanie: które z tych wydatków można uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podatek dochodowy? Prawidłowa klasyfikacja kosztów zatrudnienia pozwala na realne oszczędności, ale wymaga dobrej znajomości przepisów oraz praktyki organów podatkowych.
W tym poradniku znajdziesz konkretne wskazówki, jakie wydatki na zatrudnionych można zaliczyć do kosztów, na co zwracać uwagę oraz jakie błędy popełniają przedsiębiorcy.
✅ Czym są koszty uzyskania przychodu?
Zgodnie z przepisami, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które zostały wyraźnie wyłączone w przepisach.
📜 art. 22 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT)
📜 art. 15 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT)
Aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie sześć warunków:
- został poniesiony przez podatnika,
- ma charakter definitywny (nie może być zwrócony),
- jest związany z prowadzoną działalnością,
- został poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu,
- został odpowiednio udokumentowany,
- nie znajduje się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów (np. art. 23 ustawy o PIT, art. 16 ustawy o CIT).
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Monika prowadzi zakład fryzjerski w Częstochowie. W 2024 roku zatrudniła stylistkę paznokci na umowę o pracę i sfinansowała jej szkolenie z zakresu nowoczesnych technik stylizacji. Koszt szkolenia to 1200 zł brutto.
👉 Czy może to być koszt uzyskania przychodu?
✔ TAK, ponieważ szkolenie zwiększa kompetencje pracownicy, co może przełożyć się na większy obrót salonu, a więc istnieje związek przyczynowy z osiąganiem przychodu.
🎯 Na co zwraca uwagę fiskus?
Podatnik musi udowodnić, że poniesiony wydatek ma związek z prowadzoną działalnością i był racjonalny. Organ podatkowy ocenia m.in.:
- czy wydatek był celowy,
- czy miał potencjalny wpływ na przychody,
- czy był gospodarczo uzasadniony,
- czy nie został wymieniony w negatywnym katalogu kosztów.
🧩 Przykład praktyczny:
Firma TECHSOL z Krakowa zatrudniła programistę i przez pierwszy miesiąc opłacała mu mieszkanie służbowe. Całkowity koszt wyniósł 3000 zł.
👉 Czy koszt najmu mieszkania można zaliczyć do kosztów podatkowych?
✔ TAK, jeżeli pracownik został zatrudniony z innego miasta i jego obecność była niezbędna dla realizacji projektu, to taki wydatek może być uznany za koszt zabezpieczenia źródła przychodów.
⚠️ Kiedy wydatek na pracownika NIE jest kosztem?
Nie każdy wydatek związany z pracownikiem będzie kosztem podatkowym. Ustawodawca wskazał wprost, że pewne wydatki nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, np.:
- wydatki na reprezentację (np. zakup drogich prezentów dla pracowników),
- kary umowne i odszkodowania wypłacane z winy pracodawcy,
- wydatki osobiste niepowiązane z działalnością (np. luksusowy telefon wręczony pracownikowi bez związku z jego obowiązkami).
🎯 Co oznacza „cel uzyskania przychodu” i „zabezpieczenie źródła”?
Ustawodawca nie zdefiniował wprost tych pojęć, ale na podstawie orzecznictwa i praktyki można przyjąć, że:
- „w celu osiągnięcia przychodu” – oznacza świadome działanie zmierzające do uzyskania lub zwiększenia przychodów (np. zatrudnienie pracownika do obsługi nowego kontraktu),
- „zabezpieczenie źródła przychodu” – działania, które mają na celu ochronę istniejącego źródła (np. opłacenie badań lekarskich, które są warunkiem dopuszczenia do pracy),
- „zachowanie źródła” – działania mające utrzymać możliwość dalszego generowania przychodów (np. ubezpieczenie pracownika delegowanego za granicę).
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Lidia prowadzi biuro rachunkowe. Przed sezonem rozliczeń rocznych wysłała swoją pracownicę na intensywny kurs z najnowszych przepisów podatkowych – koszt: 1900 zł netto.
👉 Czy ten koszt można ująć podatkowo?
✔ Zdecydowanie TAK – szkolenie ma bezpośredni związek z wykonywaną działalnością, a jego celem jest zwiększenie kompetencji pracownika i jakości usług.
💼 Jakie konkretne wydatki na pracowników można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?
Poniżej znajdziesz listę najczęstszych kategorii kosztów związanych z zatrudnieniem, które – przy spełnieniu ogólnych warunków – mogą być rozliczane podatkowo.
1. 🧾 Wynagrodzenia brutto
✔ Można zaliczyć do kosztów całość wynagrodzenia brutto wypłaconego pracownikowi, pod warunkiem że:
- zostało ono rzeczywiście wypłacone (w przypadku umowy o pracę),
- jest odpowiednio udokumentowane listą płac lub innym dokumentem potwierdzającym wypłatę,
- nie przekracza rynkowych standardów i jest związane z wykonywaną pracą.
📌 Uwaga: samo naliczenie wynagrodzenia nie wystarczy – w kosztach ujmujesz je w miesiącu wypłaty, a nie naliczenia.
2. 🏥 Składki ZUS i FP (po stronie pracodawcy)
✔ Do kosztów podatkowych zalicza się także:
- składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i chorobowe (jeśli opłacane przez pracodawcę),
- składkę na Fundusz Pracy i FGŚP.
🕒 Kiedy można zaliczyć je do kosztów?
- w miesiącu, w którym zostały opłacone – nie wcześniej,
- nieopłacone składki nie są kosztem – nawet jeśli zostały naliczone.
🧩 Przykład praktyczny:
Firma INTEGRA wypłaciła w styczniu 2025 roku pensje dla pięciu pracowników, a składki ZUS zapłaciła 12 lutego.
👉 Jak zaksięgować koszty?
- Wynagrodzenia – w kosztach stycznia 2025 (miesiąc wypłaty),
- Składki ZUS – w kosztach lutego 2025 (miesiąc zapłaty).
3. 🎓 Szkolenia i kursy zawodowe
✔ Można zaliczyć do kosztów podatkowych:
- kursy i szkolenia podnoszące kwalifikacje zawodowe pracownika,
- koszty egzaminów, certyfikatów niezbędnych do wykonywania zawodu.
📌 Ważne: szkolenie musi być związane z działalnością firmy, a nie mieć charakteru wyłącznie osobistego rozwoju (np. nauka języka japońskiego bez związku z pracą – ✖ NIE).
4. 🚘 Zwrot kosztów dojazdu do pracy
✔ Tak – ale pod pewnymi warunkami:
- wydatek musi być związany z zapewnieniem możliwości świadczenia pracy,
- najlepiej zawrzeć odpowiedni zapis w umowie o pracę lub aneksie,
- musi być odpowiednio udokumentowany (np. ewidencją przebiegu pojazdu, fakturami za paliwo).
📌 Przykładem uzasadnionego kosztu jest zapewnienie dojazdu specjalisty zatrudnionego z innego miasta, gdy jego obecność na miejscu jest kluczowa dla działalności firmy.
5. 🧘 Świadczenia pozapłacowe (benefity)
Niektóre benefity również mogą być kosztem, ale zależy to od ich celu i formy. Do najczęściej spotykanych świadczeń, które mogą być zaliczone do kosztów, należą:
✔ Opieka medyczna (jeśli dotyczy całej załogi i została odpowiednio udokumentowana)
✔ Karnety sportowe, jeśli są narzędziem motywacyjnym, a nie formą prezentu
✔ Ubezpieczenia grupowe, o ile mają związek z polityką personalną i są ujęte w regulaminie wynagradzania
⚖️ Wyroki sądowe: co mówią sądy?
⚖️ Wyrok NSA z 14.12.2021 r., sygn. II FSK 851/21
„Wydatki na zakwaterowanie pracownika mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeśli zostały poniesione w celu zapewnienia efektywnego wykonywania obowiązków przez pracownika zatrudnionego poza miejscem zamieszkania, a jego obecność jest kluczowa dla osiągania przychodów.”
✅ To oznacza, że zakwaterowanie, dojazdy, a nawet diety mogą być kosztami, o ile wynikają z potrzeby biznesowej, a nie są jedynie „ukrytym wynagrodzeniem”.
⚠️ Najczęstsze błędy przedsiębiorców
❌ Zaliczenie do kosztów niewypłaconych składek ZUS
❌ Finansowanie wydatków prywatnych pracownika (np. prezentów urodzinowych)
❌ Niewłaściwe dokumentowanie kosztów (brak faktury, umowy, potwierdzenia płatności)
❌ Ujęcie kosztów przed ich poniesieniem – np. szkolenie opłacone, ale nierozliczone
📚 Podstawa prawna:
📜 art. 22 ust. 1 – Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
📜 art. 23 ust. 1 – Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
📜 art. 15 ust. 1 – Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
📜 art. 16 ust. 1 – Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych
📝 Podsumowanie: co warto zapamiętać?
- Wydatki na pracowników mogą być kosztem, jeśli są celowe, racjonalne i związane z działalnością firmy.
- Koszty muszą być odpowiednio udokumentowane i zapłacone.
- Nie każdy wydatek da się uzasadnić podatkowo – zawsze sprawdź, czy nie znajduje się w katalogu wyłączeń.
- Korzystaj z interpretacji podatkowych lub wsparcia doradcy, gdy masz wątpliwości.
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- rozliczanie kosztów pracownika 2025
- koszty uzyskania przychodu zatrudnienie
- wydatki pracownicze firma
- świadczenia pozapłacowe jako koszt
- ZUS i podatki od pracowników