Kontrakty menedżerskie to popularna forma współpracy między osobą zarządzającą a firmą, szczególnie w większych spółkach. Choć wiele osób traktuje je jak działalność gospodarczą, w świetle przepisów podatkowych są to przychody z działalności wykonywanej osobiście. Niewłaściwe rozliczenie takiej umowy może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno dla menedżera, jak i dla podmiotu wypłacającego wynagrodzenie.
W tym poradniku dowiesz się, jak prawidłowo opodatkować kontrakt menedżerski, kto i kiedy musi pobrać zaliczkę na podatek, jakie koszty można odliczyć i dlaczego nie można wybrać podatku liniowego ani ryczałtu.
Czym jest kontrakt menedżerski z punktu widzenia podatków?
Kontrakt menedżerski to umowa, której celem jest przekazanie osobie fizycznej zarządzania przedsiębiorstwem lub jego częścią. Z punktu widzenia prawa cywilnego jest to tzw. umowa nienazwana, do której – na podstawie art. 750 Kodeksu cywilnego – stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu.
Jednak w świetle przepisów podatkowych, kontrakt menedżerski został wyraźnie zakwalifikowany do źródła przychodów, jakim jest działalność wykonywana osobiście. Wynika to wprost z przepisu:
📜 Art. 13 pkt 9 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych
„Za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się przychody uzyskane z tytułu osobiście wykonywanej działalności na podstawie kontraktu menedżerskiego lub umów o podobnym charakterze.”
Ważne: nawet jeśli menedżer prowadzi zarejestrowaną działalność gospodarczą, przychody z kontraktu menedżerskiego nie mogą być rozliczane jako działalność gospodarcza.
🔍 Dlaczego nie można zastosować podatku liniowego lub ryczałtu?
Podatek liniowy i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to formy opodatkowania zarezerwowane dla przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Tymczasem – jak wskazaliśmy wyżej – kontrakt menedżerski nie zalicza się do tego źródła.
➡️ To oznacza, że kontrakt menedżerski jest zawsze opodatkowany według skali podatkowej (12% i 32%) i nie ma możliwości wyboru stawki liniowej 19% ani opodatkowania ryczałtem. Dotyczy to również menedżerów, którzy w CEIDG mają wpisaną działalność w zakresie doradztwa czy zarządzania.
📌 Potwierdzają to również interpretacje podatkowe. Przykład:
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Krzysztof prowadzi działalność gospodarczą w zakresie doradztwa strategicznego. Zawarł z dużą spółką umowę kontraktu menedżerskiego, na podstawie której zarządzał jej operacjami. Pomimo prowadzenia działalności gospodarczej, przychód z kontraktu menedżerskiego został przez organy podatkowe zakwalifikowany jako działalność wykonywana osobiście – nie mógł zastosować podatku liniowego.
💸 Kto pobiera zaliczki na podatek?
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, to wypłacający wynagrodzenie (czyli zleceniodawca, np. spółka) pełni rolę płatnika. Ma on obowiązek:
- pobrania zaliczki na podatek dochodowy,
- potrącenia składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (jeśli umowa podlega ZUS),
- przekazania PIT-11 do urzędu skarbowego oraz do menedżera.
📜 Art. 41 ust. 1 – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych:
„Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują wypłaty należności osobom określonym w art. 3 ust. 1 z tytułu działalności określonej w art. 13 pkt 9, są obowiązane jako płatnicy pobierać zaliczki na podatek dochodowy […]”.
🧩 Przykład praktyczny:
Spółka Nowe Technologie Sp. z o.o. zawarła kontrakt menedżerski z panią Katarzyną – specjalistką ds. transformacji cyfrowej. Wynagrodzenie wynosiło 20 000 zł miesięcznie. Spółka potrącała zaliczkę na PIT oraz składki ZUS, a na koniec roku przekazała pani Katarzynie PIT-11. Pani Katarzyna miała obowiązek wykazać ten przychód w rocznym PIT i opodatkować go według skali podatkowej.
💰 Koszty uzyskania przychodu w kontrakcie menedżerskim
W przypadku kontraktów menedżerskich – mimo że nie są one traktowane jak umowa o pracę – nie ma możliwości odliczenia rzeczywistych, faktycznie poniesionych kosztów uzyskania przychodu.
Menedżerowi przysługuje wyłącznie ryczałtowy koszt uzyskania przychodu, tak jak w przypadku pracowników.
📌 Koszty te wynoszą rocznie:
- 3 000 zł – jeśli menedżer uzyskuje przychody z jednego kontraktu (jednego stosunku prawnego),
- 4 500 zł – jeśli przychody są osiągane od kilku podmiotów lub z kilku umów zawartych z jednym podmiotem.
📜 Art. 22 ust. 2 pkt 6 oraz art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o PIT
„Koszty uzyskania przychodów z tytułów określonych w art. 13 pkt 9 wynoszą w roku podatkowym 3 000 zł, a w przypadku przychodów od więcej niż jednego podmiotu lub z kilku stosunków prawnych – 4 500 zł.”
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Olga była w 2024 roku związana kontraktem menedżerskim tylko z jedną spółką – Innovatis SA. Uzyskała z tego tytułu łącznie 240 000 zł przychodu. Mimo że w ciągu roku poniosła realne koszty dojazdów, sprzętu komputerowego i doradztwa prawnego, w rozliczeniu rocznym mogła odliczyć wyłącznie 3 000 zł jako koszty uzyskania przychodu.
⚠️ Częsty błąd: uznanie kontraktu menedżerskiego za działalność gospodarczą
Wielu menedżerów – zwłaszcza tych, którzy mają zarejestrowaną działalność gospodarczą – błędnie zakłada, że przychody z kontraktu menedżerskiego można rozliczać jak inne usługi i wybrać np. podatek liniowy 19% lub ryczałt.
Tymczasem – jak wskazują interpretacje podatkowe i praktyka organów – kontrakt menedżerski zawsze należy zakwalifikować do działalności wykonywanej osobiście. To oznacza:
✔ opodatkowanie według skali podatkowej (12%, 32%),
✖ brak prawa do podatku liniowego lub ryczałtu,
✖ brak prawa do realnych kosztów,
✔ obowiązek poboru zaliczek przez płatnika (spółkę).
📄 Stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 28.04.2009 r., ILPB1/415-172/09-2/AK:
„Dochody podatnika osiągającego przychody z osobiście wykonywanej działalności, o której mowa w art. 13 pkt 9 ustawy, podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych przy zastosowaniu skali podatkowej”.
📌 Jakie inne błędy popełniają płatnicy i menedżerowie?
❌ Błąd 1: Brak poboru zaliczki na podatek
Niektóre firmy traktują kontrakt menedżerski jako klasyczną fakturę z działalności gospodarczej i nie pobierają zaliczki na PIT – co jest niezgodne z przepisami. To może prowadzić do sankcji zarówno wobec spółki, jak i do konieczności dopłaty podatku przez menedżera.
❌ Błąd 2: Naliczenie podatku liniowego przez menedżera
Menedżer wpisuje przychód z kontraktu do działalności gospodarczej i nalicza 19% podatku liniowego, mimo że nie ma do tego prawa. W razie kontroli musi skorygować zeznanie, dopłacić różnicę i odsetki.
❌ Błąd 3: Błędne zastosowanie kosztów uzyskania
Menedżer odlicza wydatki na samochód, delegacje, sprzęt biurowy – choć zgodnie z przepisami może uwzględnić tylko ryczałtowe koszty (3 000 lub 4 500 zł rocznie).
📄 Stanowisko Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Śródmieście z 2.04.2007 r., PB1/4150-17/07/DM:
„Przychody z kontraktu menedżerskiego należy pomniejszyć jedynie o koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 9 oraz o składki potrącone przez płatnika.”
🧾 Jak menedżer powinien rozliczyć się z urzędem skarbowym?
Choć zaliczki na podatek są pobierane przez płatnika (czyli firmę zatrudniającą menedżera), obowiązek rocznego rozliczenia spoczywa na menedżerze. Oznacza to, że osoba fizyczna wykonująca kontrakt menedżerski:
✅ otrzymuje od spółki PIT-11,
✅ składa do urzędu skarbowego zeznanie PIT-36,
✅ rozlicza się według skali podatkowej (12% i 32%).
📄 W formularzu PIT-36 przychody z kontraktu menedżerskiego wpisuje się w części dotyczącej działalności wykonywanej osobiście – w pozycji „Inne źródła, o których mowa w art. 13 ustawy”.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Adrian pełnił w 2024 roku funkcję menedżera operacyjnego w firmie logistycznej z Poznania. Spółka potrącała mu zaliczki i przekazała PIT-11. Pan Adrian ujął ten przychód w formularzu PIT-36, dodał inne dochody (z najmu) i wykazał łączny dochód, rozliczając się wspólnie z żoną. Jako koszty uzyskania przychodu zastosował limit 3 000 zł.
🔐 Czy można zabezpieczyć się interpretacją podatkową?
Tak, menedżer lub firma mogą złożyć wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Jest to szczególnie rekomendowane, jeśli:
- charakter kontraktu budzi wątpliwości (np. łączy cechy działalności gospodarczej),
- menedżer świadczy usługi na rzecz kilku podmiotów i nie wie, jak rozliczyć koszty,
- wypłacający nie jest pewny, czy działa jako płatnik.
📌 Wniosek o interpretację (ORD-IN) można złożyć online przez e-Urząd Skarbowy. Opłata wynosi 40 zł za jedno pytanie.
📄 W razie pozytywnej interpretacji, menedżer lub płatnik zyskuje ochronę prawną – organy nie mogą zakwestionować stosowanego sposobu rozliczeń.
✅ Podsumowanie: kluczowe zasady opodatkowania kontraktu menedżerskiego
✔ Kontrakt menedżerski to działalność wykonywana osobiście – nie działalność gospodarcza.
✔ Nie wolno stosować podatku liniowego ani ryczałtu.
✔ Podatek dochodowy pobiera płatnik (firma), a nie menedżer.
✔ Można zastosować tylko ryczałtowe koszty uzyskania przychodu: 3 000 lub 4 500 zł rocznie.
✔ W rozliczeniu rocznym stosuje się PIT-36.
✔ W przypadku wątpliwości – warto złożyć wniosek o interpretację podatkową.
📚 Podstawa prawna:
📜 Art. 13 pkt 9, art. 22 ust. 2 pkt 6, art. 22 ust. 9 pkt 5, art. 27 ust. 1, art. 41 ust. 1 – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 2268)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- opodatkowanie kontraktu menedżerskiego 2025
- działalność wykonywana osobiście a działalność gospodarcza
- kontrakt menedżerski a podatek liniowy
- ryczałtowe koszty kontraktu menedżerskiego
- jak rozliczyć PIT z kontraktu menedżerskiego