Zdarza się, że pracownik nie otrzyma wynagrodzenia w danym miesiącu – np. z powodu opóźnień w wypłacie pensji, przestoju w pracy czy problemów finansowych pracodawcy. Co wtedy z kosztami uzyskania przychodów? Czy mimo braku pensji w danym miesiącu można uwzględnić miesięczne pracownicze koszty w rozliczeniu rocznym? Wyjaśniamy, jak podejść do tego zagadnienia zgodnie z przepisami i stanowiskiem organów podatkowych.
Kiedy nie można zastosować kosztów uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku pracy są rozliczane miesięcznie – ich celem jest pomniejszenie dochodu do opodatkowania. Problem pojawia się wtedy, gdy w danym miesiącu pracownik nie otrzymał żadnego przychodu. Wówczas:
- nie ma podstaw do naliczenia kosztów uzyskania przychodu za ten miesiąc, ponieważ nie ma czego pomniejszyć,
- bez znaczenia jest to, że praca była w tym czasie faktycznie wykonywana – decyduje brak przychodu w danym miesiącu.
📌 Przykład:
🧩 Przykład praktyczny
Pani Joanna była zatrudniona przez cały 2024 rok. W sierpniu pracodawca nie wypłacił jej wynagrodzenia z powodu problemów finansowych, mimo że świadczyła pracę jak zwykle. Ostatecznie wynagrodzenie za sierpień zostało wypłacone dopiero we wrześniu.
➡ W sierpniu nie było przychodu, więc koszty uzyskania przychodu nie mogą być w tym miesiącu uwzględnione.
➡ Koszty sierpniowe można jednak uwzględnić w rocznym zeznaniu PIT, o ile pracodawca potwierdzi, że Pani Joanna świadczyła pracę przez cały rok.
Kiedy koszty można rozliczyć w PIT rocznym?
Zgodnie z praktyką organów podatkowych – mimo braku wynagrodzenia w danym miesiącu – pracownik może rozliczyć koszty uzyskania przychodów w PIT rocznym, jeśli:
✔ rzeczywiście świadczył pracę w tym miesiącu,
✔ dysponuje dokumentami potwierdzającymi ten fakt (np. PIT-11, umowa o pracę, ewidencja obecności),
✔ nie rozliczył wcześniej tych kosztów w danym miesiącu, ponieważ nie było przychodu.
🧩 Przykład praktyczny
Pan Rafał był zatrudniony przez cały 2024 rok w firmie z Wrocławia. W lutym nie otrzymał wypłaty – pracodawca wypłacił zaległość dopiero w marcu. Pracował jednak normalnie. W PIT-11 pracodawca wskazał, że Pan Rafał był zatrudniony przez pełne 12 miesięcy.
➡ W deklaracji PIT-37 Pan Rafał może rozliczyć pełne 12 miesięcy kosztów pracowniczych, mimo że w lutym przychodu nie było.
Co mówią organy podatkowe? ⚖️
Stanowisko organów podatkowych jest w tej sprawie jednoznaczne i korzystne dla podatników. Przykład interpretacji indywidualnej:
⚖️ Interpretacja Urzędu Skarbowego w Przemyślu z 11.05.2005 r., nr US XV/415/18/05
„Jeżeli zatem pracownik nie otrzymał przychodu, choćby był on należny, to nie ma podstaw do uwzględnienia w tym miesiącu pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Powyższe nie oznacza jednak, że pracownik nie będzie miał prawa do uwzględnienia kosztów za wszystkie miesiące, w których świadczył pracę. Koszty te za dany miesiąc będą mogły być jednak uwzględnione dopiero w zeznaniu rocznym”.
Jak udokumentować prawo do kosztów w PIT rocznym?
Aby w rocznym zeznaniu podatkowym rozliczyć koszty za miesiące bez przychodu, warto:
📄 posiadać:
- PIT-11 z informacją, że umowa trwała przez cały rok,
- zaświadczenie pracodawcy o nieprzerwanym świadczeniu pracy,
- ewentualnie harmonogramy pracy, listy obecności, pasek z wynagrodzeniem wypłaconym w późniejszym miesiącu.
Podsumowanie
✅ Brak wypłaty wynagrodzenia w danym miesiącu oznacza brak prawa do kosztów uzyskania przychodu w tym konkretnym miesiącu.
✅ Jeśli jednak pracownik świadczył wtedy pracę, ma prawo rozliczyć te koszty w rocznym PIT – pod warunkiem posiadania odpowiedniej dokumentacji.
✅ Stanowisko organów podatkowych w tej sprawie jest korzystne i jednolite.
📚 Podstawa prawna
- art. 22 ust. 2 i 2c – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- pracownicze koszty uzyskania przychodu
- rozliczenie PIT bez wynagrodzenia
- brak przychodu a koszty podatkowe
- PIT-11 i miesięczne koszty
- roczne rozliczenie pracownika