Nie zawsze zryczałtowane koszty uzyskania przychodów (250 zł lub 300 zł miesięcznie) pokrywają realne wydatki pracownika na dojazdy. Ustawodawca przewidział możliwość zastosowania kosztów faktycznie poniesionych – ale pod bardzo ścisłymi warunkami. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy można zastosować tę opcję i jak poprawnie ją udokumentować, aby fiskus nie zakwestionował rozliczenia.
Kiedy można zastosować koszty faktyczne?
Możliwość rozliczenia faktycznych kosztów uzyskania przychodów z tytułu dojazdów do pracy przysługuje, jeśli:
✔ wydatki na dojazd przekraczają limity ustawowe (czyli np. 3000 zł, 4500 zł lub 5400 zł rocznie),
✔ są poniesione na dojazd do zakładu pracy,
✔ odbywają się określonymi środkami transportu,
✔ i są udokumentowane imiennymi biletami okresowymi.
📜 Podstawą prawną jest art. 22 ust. 11 ustawy o PIT.
Jakie środki transportu są dopuszczalne?
Zgodnie z przepisami, koszty faktyczne można rozliczyć tylko, jeśli dotyczą dojazdu środkami:
- transportu autobusowego,
- kolejowego,
- promowego,
- komunikacji miejskiej.
❌ Nie można uwzględniać np. dojazdów samochodem, rowerem czy taksówką.
Co to jest imienny bilet okresowy?
To dokument (papierowy lub elektroniczny), który:
✔ wskazuje osobę uprawnioną do korzystania z biletu,
✔ zawiera okres ważności (np. miesięczny, kwartalny),
✔ pozwala na korzystanie z transportu przez wskazany czas,
✔ zawiera informację o cenie biletu (nawet jeśli dopiero w załączniku lub dokumencie zakupu).
📌 Brak któregokolwiek z tych elementów uniemożliwia zastosowanie kosztów faktycznych!
🧩 Przykład praktyczny: Bilet papierowy
🧑🔧 Pan Krzysztof mieszka w miejscowości Żywiec, a pracuje w Bielsku-Białej. Dojeżdża codziennie pociągiem, wykupując miesięczny bilet imienny Kolei Śląskich na trasie Żywiec–Bielsko. Roczny koszt biletów to 2800 zł. W jego przypadku zryczałtowane koszty (3000 zł) są wyższe – więc nie ma podstaw do rozliczenia kosztów faktycznych.
Ale gdyby kupował również drugi bilet miesięczny na komunikację miejską w Bielsku (np. za 1800 zł rocznie), łączny koszt wyniósłby 4600 zł. Wówczas może skorzystać z kosztów faktycznych – jeśli ma imienne bilety okresowe i potwierdzenia zakupu.
Czy można rozliczyć bilet elektroniczny?
✔ Tak, pod warunkiem, że spełnia te same wymagania co bilet papierowy.
📄 Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w interpretacji z 2 marca 2020 r., ILPB2/415-651/10-5/WS. Jeśli bilet elektroniczny (np. migawka MPK) jest:
- przypisany do konkretnej osoby (imię, nazwisko, zdjęcie, nr karty),
- zawiera dane o okresie ważności i cenie,
- doładowany w sposób rejestrowany,
to można go wykorzystać jako podstawę do zastosowania kosztów faktycznych.
⚖️ Wyroki i interpretacje – co wynika z praktyki?
⚖️ Interpretacja podatkowa z 27.08.2010 r., nr ILPB2/415-651/10-5/WS:
„Samo zaświadczenie o poniesionych kosztach nie wystarcza. Musi istnieć imienny bilet okresowy jako główny dowód. Zaświadczenie pracodawcy może być tylko załącznikiem.”
📌 W praktyce oznacza to, że jeśli pracownik zgubił bilety, ale ma np. tylko potwierdzenia przelewu lub zaświadczenie z pracy – nie może rozliczyć kosztów faktycznych.
Co, jeśli pracownik dostaje zwrot za dojazdy?
Zastosowanie kosztów faktycznych nie przysługuje, jeśli:
- pracownik otrzymuje od pracodawcy zwrot kosztów dojazdu,
- wyjątkiem jest sytuacja, gdy zwrócone koszty są opodatkowane jako przychód.
📜 Zgodnie z art. 22 ust. 13 ustawy o PIT, w takiej sytuacji nie stosuje się przepisów o zryczałtowanych ani faktycznych kosztach uzyskania przychodów.
🧩 Przykład praktyczny: Zwrot dojazdów
🧑🔧 Pani Ilona dojeżdża do pracy z Gorzowa do Szczecina pociągiem. Koszt biletu rocznego to 5200 zł. Pracodawca zwraca jej 4000 zł, ale zalicza ten zwrot do przychodów opodatkowanych.
👉 W takim przypadku Pani Ilona może zastosować koszty faktyczne – pod warunkiem, że udokumentuje je imiennymi biletami oraz dołączy zaświadczenie o opodatkowanym zwrocie.
📜 Przepisy prawne
- art. 22 ust. 11 i ust. 13 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
📚 Podstawa prawna
- art. 22 ust. 11, art. 22 ust. 13 – Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- faktyczne koszty dojazdu do pracy
- imienne bilety okresowe PIT
- dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
- rozliczenie kosztów przejazdu
- bilet elektroniczny a PIT