W sytuacji, gdy kontrahent nie płaci za wystawioną fakturę, podatnik VAT może odzyskać należny podatek dzięki tzw. uldze na złe długi. To mechanizm, który pozwala skorygować wcześniej zapłacony VAT od niezapłaconej wierzytelności. Dla wielu przedsiębiorców to narzędzie może stanowić realne wsparcie płynności finansowej. Warto jednak wiedzieć, że możliwość jego zastosowania jest ściśle uwarunkowana spełnieniem szeregu przesłanek.
📌 Kiedy można skorzystać z ulgi na złe długi?
Zgodnie z art. 89a ustawy o VAT, aby skorzystać z ulgi na złe długi, muszą być spełnione określone warunki – zarówno dotyczące terminu płatności, statusu kontrahenta, jak i sytuacji prawnej wierzytelności.
⏳ Warunek 1: Upływ 90 dni od terminu płatności
Ulga przysługuje, jeśli należność nie została uregulowana przez co najmniej 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.
🧩 Przykład praktyczny: Firma TechStal Sp. z o.o. wystawiła fakturę z terminem płatności do 10 stycznia 2024 r. Jeżeli do 9 kwietnia 2024 r. płatność nie zostanie uregulowana, firma może – począwszy od deklaracji za kwiecień – dokonać korekty VAT i zastosować ulgę.
📌 Uwaga: Jeśli strony zgodnie zmieniły termin płatności (np. aneksem do umowy), nowy 90-dniowy termin liczony jest od tej nowej daty. Musi to jednak nastąpić przed upływem pierwotnych 90 dni.
🔄 Warunek 2: Wierzytelność nie została uregulowana ani zbyta
Do momentu złożenia deklaracji z ulgą, wierzytelność:
- nie może być zapłacona (w całości ani części),
- nie może zostać przeniesiona (np. w drodze cesji lub umowy faktoringu).
🧩 Przykład praktyczny: Jeśli firma GreenOffice zbyła wierzytelność do firmy windykacyjnej zanim złożyła deklarację VAT, nie może już skorzystać z ulgi.
⚖️ Wyroki i orzeczenia – ograniczenia, które straciły moc
W przeszłości ustawodawca uzależniał możliwość skorzystania z ulgi m.in. od tego, czy kontrahent był czynnym podatnikiem VAT lub czy nie był w upadłości. Jednak wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z 15 października 2020 r. (C-335/19) przesądził, że niektóre z tych warunków są sprzeczne z prawem unijnym i nie obowiązują.
✖ Obecnie NIE MA ZNACZENIA:
- czy nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
- czy znajduje się w upadłości, likwidacji lub restrukturyzacji,
- czy wierzyciel był czynnym podatnikiem VAT w momencie korekty.
🧩 Ulga przy sprzedaży dla podmiotów niezarejestrowanych jako VAT czynni
Od 1 października 2021 r. można korzystać z ulgi także wtedy, gdy kontrahentem była osoba fizyczna nieprowadząca działalności lub firma niezarejestrowana jako VAT czynny. Trzeba jednak spełnić co najmniej jeden z trzech dodatkowych warunków:
- Wierzytelność potwierdzona prawomocnym wyrokiem i skierowana do egzekucji,
- Wierzytelność wpisana do rejestru długów,
- Ogłoszono upadłość konsumencką dłużnika.
🧩 Przykład praktyczny: Firma AutoSerwis24 wystawiła fakturę osobie prywatnej. Po braku zapłaty uzyskała wyrok sądu i złożyła wniosek do komornika. Dzięki temu może skorzystać z ulgi na złe długi.
📅 Warunek czasowy – nie więcej niż 3 lata od końca roku wystawienia faktury
Korekta VAT możliwa jest tylko, jeśli od końca roku wystawienia faktury nie upłynęły 3 lata.
🧩 Przykład praktyczny: Faktura z grudnia 2021 r. – ostatni moment na skorzystanie z ulgi to deklaracja za grudzień 2024 r. (składana do 25 stycznia 2025 r.).
⚠️ Niektóre sądy dopuszczają wyjątek, gdy przeszkodą w złożeniu korekty były przepisy sprzeczne z unijnym prawem – np. zakaz korekty w przypadku dłużnika w upadłości.
Kiedy dokładnie można dokonać korekty VAT? Termin ma znaczenie!
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, korekta VAT w ramach ulgi na złe długi powinna zostać dokonana w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności (określonego w umowie lub na fakturze), a należność nie została uregulowana.
Nie ma możliwości „wyboru” dowolnej deklaracji. Jeśli podatnik nie zdąży ująć ulgi w deklaracji VAT za właściwy miesiąc lub kwartał, musi wrócić do tej deklaracji i ją skorygować.
🧩 Przykład praktyczny: Firma WeldPol wystawiła fakturę 10 czerwca 2023 r., z terminem płatności do 25 czerwca 2023 r. 90 dni upłynęło 23 września 2023 r. Jeśli do tego dnia nie otrzymano zapłaty, ulga powinna zostać wykazana w deklaracji za wrzesień 2023 r. Jeżeli pominięto ten moment – należy dokonać korekty deklaracji wrześniowej.
📌 Uwaga: Nie wolno ująć ulgi w bieżącej deklaracji (np. za styczeń 2024 r.) bez korekty deklaracji wrześniowej!
💼 Korekta w przypadku zawieszenia działalności gospodarczej
Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że zawieszenie działalności wyklucza możliwość skorzystania z ulgi. Tymczasem organy podatkowe potwierdzają, że przy spełnieniu ustawowych warunków ulga przysługuje także w okresie zawieszenia.
⚖️ Wyrok i interpretacja: Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z 19 marca 2014 r., IBPP2/443-1186/13/BW, wskazał wprost:
„Mając zawieszoną działalność gospodarczą, przy spełnieniu warunków określonych przepisem art. 89a ust. 2 u.p.t.u., Wnioskodawca ma prawo do korekty podatku należnego.”
🧩 Przykład praktyczny: Pani Dorota, prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zawiesiła ją na okres 6 miesięcy. W czasie zawieszenia upłynął 90-dniowy termin niezapłaconej wierzytelności. Pomimo zawieszenia, może złożyć korektę VAT i skorzystać z ulgi.
🔁 Transakcje z mechanizmem odwrotnego obciążenia – ulga nie przysługuje
Jeśli dana transakcja była objęta mechanizmem reverse charge (odwrotne obciążenie), nie ma możliwości zastosowania ulgi na złe długi.
Dlaczego? Ponieważ w takich przypadkach:
- sprzedawca nie wykazuje VAT na fakturze,
- nabywca sam nalicza i odlicza VAT (rozliczenie wewnętrzne),
- nie występuje realna zapłata podatku przez sprzedawcę.
💬 Stanowisko Ministerstwa Finansów (pismo z 25.09.2014 r., PT8/033/29/249/WCH/14/RD-87172):
„Sprzedający wystawiając fakturę bez kwoty podatku nie skorzysta z ulgi określonej w art. 89a u.p.t.u.”
🧩 Przykład praktyczny: Firma TechGaz sprzedała towary objęte odwrotnym obciążeniem z załącznika nr 11 do ustawy o VAT. Kontrahent nie zapłacił faktury, ale sprzedawca nie wykazał VAT należnego, więc ulga na złe długi nie ma zastosowania.
📄 Dokumentacja i obowiązki podatnika
Aby skutecznie skorzystać z ulgi, należy posiadać dokumentację potwierdzającą spełnienie warunków. W szczególności:
- faktura i dowód jej doręczenia,
- potwierdzenie upływu 90 dni od terminu płatności,
- potwierdzenie braku zapłaty i zbycia wierzytelności,
- dowód spełnienia warunku dodatkowego (jeśli nabywca nie jest VAT czynnym).
Jak prawidłowo rozliczyć ulgę na złe długi w JPK_VAT?
Od 1 października 2020 r. deklaracje VAT składane są w formie nowego pliku JPK_VAT z deklaracją. Ulga na złe długi musi zostać ujęta zarówno po stronie ewidencji, jak i deklaracyjnej.
🔍 Gdzie wpisać ulgę w pliku JPK_VAT?
✅ W części ewidencyjnej:
- Wykazuje się ją jako zmniejszenie podstawy opodatkowania i podatku należnego w zakresie faktur sprzedaży.
- Należy wskazać numer faktury pierwotnej oraz datę dokonania korekty.
- Stosuje się oznaczenie „WEW” (dokument wewnętrzny) – nie sporządza się nowej faktury.
✅ W części deklaracyjnej:
- Wartość ulgi wykazuje się w odpowiednim polu dla zmniejszenia podatku należnego – obecnie to pole P_39 deklaracji VAT.
📌 Uwaga: Korekta może dotyczyć tylko tej konkretnej deklaracji, w której upłynął 90. dzień od terminu płatności. Jeżeli złożono już pierwotny JPK, należy sporządzić korektę tej deklaracji.
💡 Co w przypadku, gdy kontrahent zapłaci po skorzystaniu z ulgi?
Zdarza się, że po dokonaniu korekty i odzyskaniu podatku należnego, dłużnik jednak reguluje płatność. Co wtedy?
Zgodnie z art. 89a ust. 4 ustawy o VAT, podatnik ma obowiązek:
„Zwiększyć podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana”.
Czyli: należy „oddać” wcześniej odzyskany VAT – w miesiącu, w którym pieniądze faktycznie wpłynęły.
🧩 Przykład praktyczny: Firma NovaChem skorygowała VAT w grudniu 2023 r. z tytułu faktury z czerwca, nieopłaconej od 90 dni. W lutym 2024 r. kontrahent jednak zapłacił. Firma musi w deklaracji za luty 2024 r. przywrócić VAT od tej faktury.
📉 Obowiązki po stronie dłużnika – zwiększenie podatku naliczonego
Jeśli kontrahent (czyli dłużnik) odliczył VAT z niezapłaconej faktury, również musi skorygować ten podatek.
Zgodnie z art. 89b ust. 1 ustawy o VAT, jeśli nie zapłaci faktury w terminie 90 dni od daty płatności, musi:
„Zmniejszyć podatek naliczony w deklaracji za okres, w którym upłynął 90. dzień”.
🧩 Przykład praktyczny: Spółka AgroPlan zakupiła usługi reklamowe, odliczyła VAT w październiku 2023 r., ale nie zapłaciła faktury. 90 dni minęło w styczniu 2024 r. Spółka musi w deklaracji za styczeń zmniejszyć VAT naliczony.
📌 Jeśli później zapłaci – może ponownie odliczyć ten podatek, zgodnie z art. 89b ust. 4 ustawy.
⚠️ Uwaga na ryzyko błędów przy stosowaniu ulgi
Najczęstsze błędy przedsiębiorców przy uldze na złe długi:
- Ujęcie ulgi w bieżącej deklaracji zamiast korekty za okres sprzed kilku miesięcy,
- Niespełnienie warunku 90 dni od terminu płatności,
- Skorzystanie z ulgi, mimo że wierzytelność została zbyta lub częściowo zapłacona,
- Brak dokumentów potwierdzających status dłużnika (np. wyrok, wpis do rejestru),
- Pominięcie obowiązku korekty po otrzymaniu zapłaty.
📋 Checklista – kiedy możesz skorzystać z ulgi na złe długi?
🔲 Czy upłynęło co najmniej 90 dni od terminu płatności wskazanego na fakturze lub w umowie?
🔲 Czy do dnia złożenia deklaracji wierzytelność nie została zapłacona ani zbyta?
🔲 Czy od końca roku wystawienia faktury nie minęły 3 lata?
🔲 Jeśli nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT – czy spełniasz co najmniej jeden z dodatkowych warunków:
- masz prawomocny wyrok i prowadzisz egzekucję,
- masz wpis do rejestru dłużników,
- ogłoszono wobec niego upadłość konsumencką?
🔲 Czy wiesz, że ulgę należy wykazać w deklaracji VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień?
🔲 Czy przygotowałeś dokumentację potwierdzającą status wierzytelności?
🧩 Praktyczne rady
- Nie czekaj z rozliczeniem – pilnuj dat i terminów!
- W razie błędu – złóż korektę właściwej deklaracji, a nie rozliczaj ulgi w bieżącym okresie.
- Jeśli klient zapłaci po korekcie – przywróć VAT w miesiącu zapłaty.
- Prowadź dokładną dokumentację – zwłaszcza dla kontrahentów niezarejestrowanych jako VAT czynni.
📚 Podstawa prawna
📜 Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.):
- art. 89a ust. 1, 1a, 2, 2a, 2 pkt 3 lit. a, 3, 4, 5,
- art. 89b ust. 1, 4
📜 Wyrok Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 15 października 2020 r., sygn. C-335/19
📜 Interpretacje indywidualne i pisma organów podatkowych:
- pismo MF z 25.09.2014 r., PT8/033/29/249/WCH/14/RD-87172
- pismo MF z 12.11.2013 r., PT8/033/187/448/AMT/13/RD-117081
- interpretacja Dyrektora IS w Bydgoszczy z 21.05.2013 r., ITPP1/443-17c/13/MN
- interpretacja Dyrektora IS w Katowicach z 19.03.2014 r., IBPP2/443-1186/13/BW
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- ulga na złe długi VAT 2024
- kiedy korekta VAT niezapłacone faktury
- ulga VAT przy niezapłaconej fakturze
- zasady korekty VAT wierzyciela
- rejestr dłużników a ulga na złe długi