W obrocie gospodarczym nie brakuje pomyłek na fakturach – błędne imię, nieaktualny adres, czy literówka w numerze NIP. Jeśli jesteś odbiorcą faktury i zauważyłeś taki błąd, rozwiązaniem może być nota korygująca. To szybki i prosty sposób na poprawienie drobnych uchybień, bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Ale uwaga – nie każdy błąd można skorygować w ten sposób. W tym poradniku tłumaczę, kiedy można (a kiedy nie wolno) wystawić notę korygującą, jak ją przygotować i co powinna zawierać.
📄 Czym jest nota korygująca i kto ją wystawia?
Nota korygująca to dokument służący do poprawiania niewielkich błędów formalnych w otrzymanej fakturze. Wystawia ją nabywca towaru lub usługi (czyli klient), który zauważył nieprawidłowości.
✅ Przykład: Jeśli na fakturze podano błędny adres Twojej firmy albo nazwisko osoby odbierającej towar, możesz wystawić notę korygującą.
Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy, dlatego zawsze warto przesłać ją kontrahentowi i uzyskać jego pisemną akceptację (np. podpis, e-mail z potwierdzeniem).
✖ Jakich błędów NIE MOŻNA poprawić notą korygującą?
Noty korygującej nie można użyć do poprawiania istotnych danych finansowych i merytorycznych dotyczących transakcji. Zgodnie z przepisami, nie wolno nią korygować m.in.:
- ilości lub miary towarów / usług,
- ceny jednostkowej netto,
- wartości netto całej transakcji,
- rabatów i upustów,
- stawki i kwoty VAT,
- sumy sprzedaży netto wg stawek,
- kwoty VAT wg stawek,
- łącznej kwoty do zapłaty.
Tego rodzaju błędy należy poprawiać wyłącznie za pomocą faktury korygującej, którą wystawia sprzedawca.
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1: Literówka w nazwie firmy
Pani Elżbieta prowadzi firmę „El-Tech Serwis”, ale na fakturze dostawca wpisał nazwę „Elteh Serwis”. Ponieważ pomyłka dotyczy jedynie nazwy, Pani Elżbieta wystawiła notę korygującą z prawidłową nazwą i przesłała ją do akceptacji kontrahenta.
Przykład 2: Błąd w adresie po przekształceniu JDG w spółkę
Pan Kamil przekształcił swoją jednoosobową działalność gospodarczą „K-Tech Usługi IT” w spółkę z o.o. „K-Tech Sp. z o.o.” 15 marca 2024 r. Dostawca, realizując zlecenie po tej dacie, nadal wystawił fakturę na dane jednoosobowej działalności. Ponieważ nastąpiło formalne przekształcenie, Pan Kamil mógł wystawić notę korygującą, wskazując nowe dane firmy, zgodnie z tzw. zasadą kontynuacji.
🧾 Jakie dane musi zawierać nota korygująca?
Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nota korygująca powinna zawierać:
- Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”,
- Numer kolejny i datę wystawienia,
- Dane podatnika i nabywcy: imiona i nazwiska / nazwy, adresy, NIP-y,
- Dane faktury, której dotyczy korekta:
- numer i data faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy z faktury,
- data dostawy lub wykonania usługi (jeśli podano),
- Wskazanie błędnych danych oraz poprawnych danych.
🧩 W praktyce warto zachować formę tabelaryczną: po jednej stronie dane błędne, po drugiej poprawne.
⚖️ Wyroki i interpretacje – co mówią organy podatkowe?
Generalnie, jeśli dane na fakturze uniemożliwiają identyfikację kontrahenta, organy podatkowe wymagają faktury korygującej. Jednak są wyjątki – np. gdy JDG przekształca się w spółkę.
👉 W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 31.01.2023 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.499.2022.3.KS, potwierdzono, że spółka może wystawić notę korygującą, jeśli faktura po przekształceniu została wystawiona na dane jednoosobowej działalności.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 106k ust. 1–3 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
📜 art. 106e ust. 1 pkt 1–6 – ustawa o VAT
📜 art. 93a § 4 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2023 poz. 2383 ze zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- wystawienie noty korygującej 2024
- różnice między notą a fakturą korygującą
- błędne dane na fakturze – co robić
- przekształcenie JDG a faktury
- poprawianie danych nabywcy na fakturze