Obniżenie podstawy opodatkowania, czyli tzw. korekta in minus, to częsta sytuacja w działalności gospodarczej. Może wynikać z rabatów, zwrotów towaru, reklamacji lub błędów w cenach. Choć sam mechanizm wydaje się prosty – wystawić korektę i „zmniejszyć VAT” – w praktyce przepisy w tym zakresie są rygorystyczne. W tym poradniku wyjaśnię, kiedy i na jakich warunkach można pomniejszyć podstawę opodatkowania, kto i kiedy musi skorygować VAT należny i naliczony oraz jak poprawnie udokumentować korektę.
📌 Na czym polega korekta in minus?
Korekta in minus polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego wykazanych wcześniej na fakturze sprzedażowej. Najczęstsze powody to:
- udzielenie rabatu po wystawieniu faktury,
- zwrot towarów przez klienta,
- uznanie reklamacji,
- pomyłki w ilości lub cenie towaru.
W przypadku transakcji krajowych, zastosowanie mają szczególne zasady rozliczenia – określone w art. 29a ust. 13 ustawy o VAT.
🧩 Przykład praktyczny
🏢 Firma Dekoma sprzedała klientowi 100 sztuk paneli akustycznych w listopadzie 2023 r. W styczniu 2024 r. klient złożył reklamację – 15 paneli miało wady produkcyjne i zostały zwrócone. Po uzgodnieniu warunków zwrotu, firma Dekoma wystawiła fakturę korygującą w lutym 2024 r. Dokumentację (protokół reklamacyjny i potwierdzenie zwrotu środków) dołączono do korekty. Firma powinna ująć korektę w rozliczeniu VAT za luty 2024 r. – czyli w miesiącu, gdy spełniono warunki korekty.
🧾 Warunki dokonania korekty – co trzeba spełnić?
Zgodnie z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT:
„W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, podatnik dokonuje obniżenia tej podstawy i podatku należnego pod warunkiem, że posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz że warunki te zostały spełnione.”
✔ Oznacza to, że nie wystarczy samo wystawienie faktury korygującej – trzeba jeszcze posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i spełnienie warunków korekty.
📂 Co może być taką dokumentacją?
- korespondencja e-mailowa z nabywcą,
- aneks do umowy,
- pisemne uzgodnienie rabatu lub reklamacji,
- potwierdzenie zwrotu towaru lub pieniędzy,
- rozliczenie kompensaty.
❗Nie ma ustawowego wymogu formy – ważne, by dokumentacja była obiektywna i potwierdzała wspólne ustalenia obu stron.
📄 Kiedy ująć korektę w ewidencji VAT?
Moment ujęcia zależy od tego, czy warunki korekty zostały już spełnione, czy nie:
| Warunek korekty spełniony | Kiedy ująć korektę? |
|---|---|
| Tak, przed końcem danego miesiąca | W rozliczeniu za ten miesiąc |
| Nie – warunek spełniony później | W rozliczeniu za miesiąc spełnienia warunku |
🧩 Przykład praktyczny
Sprzedawca wystawił fakturę korygującą w lutym 2024 r. (rabat za 2023 r.), ale przelew rabatu wykonał dopiero w marcu. Choć faktura korygująca ma datę lutową, VAT należny obniża się dopiero w deklaracji za marzec 2024 r., kiedy spełniono warunki korekty.
🧑💼 Obowiązki nabywcy – zmniejszenie podatku naliczonego
Również nabywca ma obowiązek rozliczenia korekty. Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT:
„W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, nabywca jest obowiązany do zmniejszenia podatku naliczonego w okresie, w którym warunki korekty zostały uzgodnione i spełnione.”
Oznacza to, że zarówno sprzedawca, jak i nabywca muszą zsynchronizować rozliczenie korekty – na podstawie tych samych dokumentów.
🧩 Przykład praktyczny
Firma Polimex otrzymała fakturę korygującą in minus w marcu 2024 r., dotyczącą sprzedaży z września 2023 r. Faktura korygująca zawierała uzgodnione zasady obniżki, a firma wypłaciła zwrot w marcu. Nabywca (Polimex) musi zmniejszyć podatek naliczony w marcu 2024 r. – nie wcześniej.
📌 Kiedy nie trzeba posiadać dokumentacji uzgodnienia korekty?
Zasada ogólna mówi, że do obniżenia podstawy opodatkowania VAT trzeba posiadać dokumentację potwierdzającą uzgodnienie z nabywcą (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). Jednak ustawa przewiduje cztery wyjątki, w których nie trzeba posiadać takiej dokumentacji:
- Eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)
- Dostawy towarów i usługi opodatkowane poza terytorium Polski
- Sprzedaż energii, gazu, usług telekomunikacyjnych i innych usług wymienionych w załączniku nr 3 do ustawy o VAT
- Faktura korygująca wystawiona w formie faktury ustrukturyzowanej (KSeF)
W tych przypadkach podatnik może dokonać korekty w miesiącu wystawienia faktury korygującej, bez konieczności czekania na uzgodnienie czy potwierdzenie od kontrahenta.
🧩 Przykład praktyczny
🛜 Firma Techstream sprzedaje usługi internetowe dla klientów z Polski i zagranicy. W kwietniu 2024 r. wystawia fakturę korygującą in minus za usługę telekomunikacyjną świadczoną w marcu. Nie musi posiadać żadnych dodatkowych dokumentów uzgadniających obniżkę – wystarczy sama faktura korygująca. Korektę VAT może ująć w deklaracji za kwiecień.
🧾 Szczególne zasady dla faktur ustrukturyzowanych (KSeF)
Jeżeli podatnik korzysta z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawia fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej, również nie musi posiadać dokumentacji uzgodnienia warunków korekty. Wynika to z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT.
W takiej sytuacji podstawę opodatkowania obniża się w rozliczeniu za miesiąc wystawienia faktury korygującej.
📌 To istotne uproszczenie, które w praktyce ułatwia rozliczenia firmom korzystającym z KSeF – zwłaszcza tym, które często udzielają rabatów zbiorczych lub wystawiają wiele korekt.
⚠️ Najczęstsze błędy przy korektach in minus
❌ 1. Brak dokumentacji lub jej niewystarczająca forma
Część podatników błędnie uznaje, że sama faktura korygująca lub wewnętrzny dokument to wystarczająca podstawa. Tymczasem potrzebne jest uzgodnienie z nabywcą – najlepiej w formie e-maila, aneksu, pisemnego porozumienia, notatki służbowej z akceptacją.
❌ 2. Korekta VAT w złym miesiącu
Często korekta ujmowana jest „na datę wystawienia faktury”, mimo że warunki uzgodnienia zostały spełnione później. To może powodować zaniżenie podatku w niewłaściwym okresie – skutkiem mogą być odsetki, korekty JPK i kontrola z urzędu.
❌ 3. Brak synchronizacji korekty po stronie nabywcy
Sprzedawca obniża VAT należny, ale nabywca nie zmniejsza podatku naliczonego. To prowadzi do niespójności danych JPK i może zostać wychwycone automatycznie przez system analizy KAS.
🧩 Przykład praktyczny – błędna korekta
🏗️ Firma ProBud wystawiła w maju fakturę korygującą do sprzedaży z marca – obniżając podstawę opodatkowania z tytułu rabatu. Warunki rabatu zostały uzgodnione dopiero w czerwcu, a środki przelano w lipcu. Mimo to ProBud rozliczyła korektę w maju (miesiącu wystawienia faktury korygującej). To błąd – korekta powinna być ujęta najwcześniej w lipcu (miesiącu spełnienia warunku). W razie kontroli fiskus może zakwestionować wcześniejsze obniżenie VAT i naliczyć odsetki.
📚 Podstawa prawna
- art. 29a ust. 13, 15, 15a – ustawa o VAT – obniżenie podstawy opodatkowania, dokumentacja i wyjątki
- art. 86 ust. 19a – ustawa o VAT – obowiązek korekty podatku naliczonego przez nabywcę
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- korekta VAT in minus 2024
- kiedy obniżyć podstawę opodatkowania
- korekta VAT bez dokumentacji
- uzgodnienie rabatu a rozliczenie VAT
- faktura ustrukturyzowana korekta VAT