Wystawianie faktur zbiorczych to rozwiązanie coraz chętniej stosowane przez firmy współpracujące cyklicznie z tymi samymi kontrahentami. Pozwala to uprościć obieg dokumentów i rozliczenia. Choć pojęcie faktury zbiorczej nie zostało wprost uregulowane w ustawie o VAT, jej stosowanie znajduje uzasadnienie zarówno w praktyce gospodarczej, jak i w interpretacjach organów podatkowych oraz orzeczeniach sądów. W tym poradniku wyjaśniam, kiedy można wystawić fakturę zbiorczą, jakie warunki musi spełniać i z jakimi ryzykami się to wiąże.
📌 Co to jest faktura zbiorcza i kiedy można ją wystawić?
Faktura zbiorcza to dokument, który obejmuje kilka dostaw towarów lub usług wykonanych na rzecz jednego kontrahenta w określonym czasie – np. tygodniu, miesiącu czy kwartale. Nie należy jej mylić z fakturą korygującą zbiorczą – ta druga służy do korygowania wielu faktur, a nie dokumentowania dostaw.
Mimo braku formalnej definicji w przepisach ustawy o VAT, faktury zbiorcze są dopuszczalne, o ile spełniają wymagania takie same, jak faktury „standardowe”. Wynika to z indywidualnych interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej i z orzecznictwa sądowego.
📄 WAŻNE: Nie ma przepisu, który zwalnia z obowiązku podania na fakturze zbiorczej dat poszczególnych dostaw czy innych wymaganych elementów – muszą się one znaleźć w dokumencie.
📜 Jakie elementy musi zawierać faktura zbiorcza?
Zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 20 marca 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.872.2017.2.JM), faktura zbiorcza musi zawierać wszystkie elementy wymagane przez ustawę o VAT dla faktury standardowej, w tym m.in.:
- daty poszczególnych dostaw lub wykonania usług,
- miarę i ilość towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto,
- kwoty rabatów (jeśli nie są wliczone w cenę),
- wartość netto dostawy/usługi,
- stawki VAT,
- podział wartości sprzedaży netto wg stawek VAT,
- kwoty VAT,
- łączną kwotę do zapłaty.
🧩 Przykład 1: Usługi transportowe świadczone kwartalnie
Firma LogiTrans zawarła umowę z firmą produkcyjną Mechanik Bis na przewóz towarów. Uzgodniono, że transporty będą się odbywać regularnie i będą rozliczane kwartalnie.
Zgodnie z art. 19a ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku usług rozliczanych cyklicznie, obowiązek podatkowy powstaje z końcem każdego okresu rozliczeniowego.
➡ Wniosek: LogiTrans może wystawić jedną fakturę zbiorczą za cały kwartał, zawierającą wszystkie zrealizowane przewozy. Faktura musi jednak zawierać daty wykonania każdej usługi.
📅 Faktura może zostać wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po kwartale.
🧩 Przykład 2: Sprzedaż towarów w okresach rozliczeniowych
Spółka Digitel, sprzedająca akcesoria elektroniczne, ustaliła z firmą NetExpert, że rozliczenia będą prowadzone w okresach dwutygodniowych.
W tym czasie może dojść do jednej, kilku lub nawet kilkunastu dostaw. Spółka wystawia fakturę zbiorczą za każdy okres rozliczeniowy, dokumentując wszystkie dostawy w jednym dokumencie.
➡ W przypadku np. 5 dostaw w okresie 1–14 marca, obowiązek podatkowy powstaje 14 marca, a faktura może być wystawiona do 15 dnia miesiąca.
⚖️ Co na to sądy? Praktyczne podejście
Zarówno Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, jak i Naczelny Sąd Administracyjny potwierdziły możliwość stosowania faktur zbiorczych dla:
- cyklicznych dostaw towarów (np. tygodniowych, miesięcznych),
- usług wykonywanych w ustalonych okresach rozliczeniowych.
W orzeczeniach podkreślono, że faktury zbiorcze są dopuszczalne, o ile strony umówiły się na konkretny harmonogram rozliczeń i płatności.
⚠️ Uwaga: Faktury zbiorcze nie są tym samym co faktury uproszczone – nie można w nich pomijać wymaganych danych ani łączyć wszystkich transakcji w jedną pozycję bez wskazania, czego dotyczyła dana dostawa.
✅ Kiedy warto stosować faktury zbiorcze?
Zalety faktur zbiorczych:
- uproszczenie rozliczeń i obiegu dokumentów,
- zmniejszenie liczby dokumentów księgowych,
- lepsza kontrola nad cyklicznymi transakcjami.
Warunki, które trzeba spełnić:
- wcześniejsze ustalenie okresów rozliczeniowych z kontrahentem,
- każda transakcja musi być udokumentowana z wymaganymi szczegółami,
- wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca po okresie rozliczeniowym.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 19a ust. 3 i 4 – Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2023 poz. 1570 ze zm.)
📜 Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20.03.2018 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.872.2017.2.JM
📜 Orzeczenie WSA w Warszawie
📜 Orzeczenie NSA
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- faktura zbiorcza VAT 2024
- rozliczenia okresowe w VAT
- obowiązek podatkowy a faktura
- faktura za kilka dostaw
- cykliczne usługi VAT