Samofakturowanie to praktyczne rozwiązanie w obrocie gospodarczym, które pozwala nabywcy towaru lub usługi na wystawienie faktury w imieniu sprzedawcy. Choć może wydawać się nietypowe, jest całkowicie zgodne z przepisami ustawy o VAT. W tym poradniku wyjaśniamy, kto może korzystać z tej procedury, na jakich zasadach działa samofakturowanie i jak zawrzeć prawidłową umowę między stronami.
🔍 Na czym polega samofakturowanie?
Samofakturowanie to sytuacja, w której fakturę sprzedażową wystawia nie sprzedawca, lecz nabywca – w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Taką możliwość daje art. 106d ustawy o VAT, ale pod pewnymi warunkami.
Kiedy można stosować samofakturowanie?
✔ Samofakturowanie jest możliwe, jeśli obie strony – sprzedawca i nabywca – zawarły wcześniej umowę, w której:
- wyrażają zgodę na samofakturowanie,
- określają procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.
⚠️ Bez takiej umowy samofakturowanie jest niedopuszczalne – nabywca nie ma prawa samodzielnie wystawiać faktur sprzedażowych.
👥 Kto może wystawiać faktury w ramach samofakturowania?
Uprawnionym do samofakturowania może być:
- krajowy podatnik VAT (czyli podmiot zarejestrowany do VAT w Polsce),
- unijny podatnik VAT (np. kontrahent z Niemiec, Francji, itp.),
- podatnik VAT spoza UE, np. z USA, Szwajcarii,
- osoba prawna niebędąca podatnikiem – np. instytucja publiczna lub fundacja.
Dodatkowo faktury może wystawiać osoba trzecia upoważniona przez nabywcę, np. jego przedstawiciel podatkowy.
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1: Zakup drewna przez dużą sieć budowlaną
Firma „MajsterMarket” z Wrocławia regularnie kupuje drewno budowlane od lokalnych tartaków. Aby usprawnić rozliczenia i uniknąć błędów w fakturach, ustalono, że to „MajsterMarket” wystawia faktury w imieniu dostawców. Z każdą firmą podpisano umowę o samofakturowanie. Po każdej dostawie tartak zatwierdza fakturę mailowo.
✅ Faktury zawierają adnotację „samofakturowanie” i są zgodne z przepisami.
Przykład 2: Samofakturowanie w transakcjach zagranicznych
Hiszpańska spółka „ElTransporte S.L.” kupuje usługi spedycyjne od polskiego przewoźnika. Ponieważ często występują rozbieżności w danych na fakturach, strony ustaliły, że faktury będzie wystawiał nabywca, czyli „ElTransporte”. Zawarli umowę i każdą fakturę przewoźnik zatwierdza w portalu klienta.
📄 Jak powinna wyglądać faktura wystawiona w ramach samofakturowania?
Treść faktury wystawianej przez nabywcę musi być identyczna jak ta wystawiana przez sprzedawcę w klasyczny sposób – z jednym wyjątkiem:
📌 Na fakturze musi znaleźć się wyraźna adnotacja: „samofakturowanie”
Poza tym faktura powinna zawierać:
- dane sprzedawcy i nabywcy,
- datę wystawienia i datę sprzedaży,
- numer faktury,
- nazwę towaru lub usługi,
- wartość netto, stawkę VAT i kwotę VAT,
- wartość brutto.
✅ Co trzeba zawrzeć w umowie o samofakturowanie?
Umowa między nabywcą a sprzedawcą powinna zawierać:
- wyraźną zgodę sprzedawcy na samofakturowanie,
- zakres towarów i usług objętych procedurą,
- szczegóły techniczne (kto, kiedy i jak wystawia faktury),
- sposób zatwierdzania faktur przez sprzedawcę (np. elektronicznie, mailowo, w systemie B2B),
- termin obowiązywania umowy i zasady jej wypowiedzenia.
📌 Przepisy nie narzucają konkretnej formy zatwierdzania faktur – strony mają tu pełną swobodę.
🧩 Przykład procedury zatwierdzania faktur
Firma „AutoKomp” z Poznania zawarła umowę z hurtownią części samochodowych, na mocy której wystawia faktury samodzielnie. Po każdym miesiącu sprzedawca otrzymuje zestawienie wszystkich faktur w PDF. Ma 5 dni na zgłoszenie uwag – jeśli nie odpowie, faktury uznaje się za zatwierdzone.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 106d ust. 1 i 2 – ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- samofakturowanie 2025
- jak zawrzeć umowę o samofakturowanie
- kto może wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy
- faktura z adnotacją samofakturowanie
- procedura zatwierdzania faktur