Doręczanie pism to jeden z najważniejszych etapów postępowania egzekucyjnego w administracji – od jego prawidłowego przeprowadzenia zależy skuteczność całej egzekucji. W 2021 roku wprowadzono nowe zasady doręczania pism przez organy egzekucyjne, które mają ogromne znaczenie praktyczne dla wierzycieli, zobowiązanych i innych uczestników postępowania. W tym poradniku wyjaśniam, kto, kiedy i jak powinien doręczać pisma, a także jakie są alternatywy, jeśli doręczenie elektroniczne okaże się niemożliwe.
📄 Kiedy organ egzekucyjny musi doręczyć pismo?
Organ egzekucyjny doręcza pisma nie tylko zobowiązanemu, ale także:
- wierzycielowi,
- innym uczestnikom postępowania egzekucyjnego,
- uczestnikom konkretnych czynności egzekucyjnych (np. zajęcia),
- innym podmiotom biorącym udział w postępowaniu.
Sytuacje, w których musi nastąpić doręczenie, wynikają z obowiązków proceduralnych – np. doręczenia tytułu wykonawczego, zawiadomienia o zajęciu czy protokołu czynności.
📬 Jakie są formy doręczeń? Hierarchia sposobów doręczenia pisma
Zgodnie z art. 17c ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (dalej: u.p.e.a.), organ egzekucyjny powinien doręczać pisma według następującej kolejności:
1. 📧 Na adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
To podstawowa i preferowana forma doręczeń. Dotyczy adresatów posiadających aktywny adres elektroniczny wpisany do bazy adresów elektronicznych.
2. 💻 Na konto w systemie teleinformatycznym organu
Organ może doręczyć pismo bezpośrednio na konto odbiorcy w systemie, np. w portalu usług elektronicznych urzędu.
3. 🧑💼 Przez pracownika obsługującego organ egzekucyjny
Ten sposób stosowany jest w szczególnych przypadkach, np. podczas pierwszych czynności w terenie.
4. 📨 Publiczna usługa hybrydowa
Jeśli wcześniejsze sposoby zawiodą, pismo powinno być doręczone za pośrednictwem usługi hybrydowej – operator pocztowy drukuje pismo i doręcza je w formie papierowej.
5. 📦 Przesyłka rejestrowana
Stosowana w ostateczności – np. gdy doręczenie hybrydowe jest niemożliwe.
🧑💼 Kiedy doręcza pracownik organu egzekucyjnego?
Ustawa wskazuje konkretne przypadki, gdy doręczenie MUSI nastąpić przez pracownika (egzekutora lub urzędnika):
🧩 Przykład 1: Egzekutor Urzędu Skarbowego w Świdnicy, przed pierwszą czynnością terenową, doręcza panu Michałowi K. odpis tytułu wykonawczego. Pan Michał nie otrzymał wcześniej tego dokumentu drogą elektroniczną. To obowiązek wynikający z art. 32 u.p.e.a.
🧩 Przykład 2: Podczas przeszukania w mieszkaniu pani Joanny P. pracownicy organu odnajdują gotówkę. Po jej odebraniu wystawiają pokwitowanie, które doręczają jej na miejscu – zgodnie z art. 71e § 1 u.p.e.a.
💻 Doręczenia elektroniczne – jak to działa?
Organ egzekucyjny może doręczyć pismo na:
➤ Adres do doręczeń elektronicznych (ADE)
Zdefiniowany w art. 2 pkt 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych. Adres ADE pozwala na jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy. Do 30.09.2029 r. za równoważne doręczeniu uznaje się też:
- korespondencję między podmiotami publicznymi przez ePUAP,
- doręczenia od osoby fizycznej lub firmy do urzędu, jeśli zostały nadane przez ePUAP.
➤ Konto w systemie teleinformatycznym
Dotyczy m.in. dedykowanych portali, np. systemu do obsługi zajęć wierzytelności bankowych, systemu e-PUAP, e-Urzędu Skarbowego itp.
✉️ Hybrydowa i tradycyjna forma doręczeń
Gdy doręczenie elektroniczne nie jest możliwe:
- 📨 Publiczna usługa hybrydowa – operator (np. Poczta Polska) przekształca pismo elektroniczne w papierowe i doręcza adresatowi,
- 📦 Przesyłka rejestrowana – standardowa forma z potwierdzeniem odbioru.
🏛 Doręczenia w sytuacjach szczególnych
➤ Doręczenia w egzekucji z rachunku bankowego
Zawiadomienia przesyła się za pośrednictwem specjalnego systemu informatycznego (art. 86b i 87 u.p.e.a.). W razie problemów technicznych – na piśmie.
➤ Doręczenia do sądu
Wnioski do sądu (np. o wpis do KRS) składa się na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego (art. 7 ustawy o KRS).
➤ Doręczenia za granicę
Na podstawie ustawy z 11.10.2013 r. o wzajemnej pomocy przy dochodzeniu podatków:
- do krajów UE – system teleinformatyczny lub środki komunikacji elektronicznej,
- do państw trzecich – drogą pocztową.
📑 Co z pismami wierzyciela?
Pisma wierzyciela (np. urzędu gminy, ZUS) doręczane są według zasad określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego, chyba że ustawa stanowi inaczej. Przepisy te stosuje się również do pism w sprawach Rejestru Należności Publicznoprawnych.
🔍 Podsumowanie
Doręczanie pism przez organ egzekucyjny to procedura oparta na precyzyjnej hierarchii środków komunikacji. Najważniejsze wnioski, które warto zapamiętać:
✔ Podstawową formą doręczania pism jest adres do doręczeń elektronicznych.
✔ Gdy doręczenie elektroniczne nie jest możliwe, należy stosować publiczną usługę hybrydową, a w ostateczności przesyłkę rejestrowaną.
✔ Niektóre dokumenty, jak np. tytuł wykonawczy czy pokwitowanie zapłaty, muszą być doręczone przez pracownika organu egzekucyjnego.
✔ Pisma wierzyciela oraz pisma w ramach Rejestru Należności Publicznoprawnych doręczane są zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego.
✔ Istnieją szczególne procedury dotyczące doręczeń do banków, sądów i za granicę – każda z nich wymaga znajomości odpowiednich aktów prawnych i procedur.
Dla skuteczności postępowania egzekucyjnego kluczowe jest nie tylko wysłanie pisma, ale i jego prawidłowe doręczenie – z zachowaniem wymogów ustawowych oraz dowodów na skuteczność doręczenia.
📚 Podstawa prawna
📜 art. 17c, art. 18, art. 32, art. 53 § 2, art. 55a § 1, art. 67 § 1a, art. 67e, art. 71d, art. 71e § 1, art. 71f, art. 86b, art. 87, art. 18t – ustawa z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
📜 art. 2 pkt 1, art. 147 ust. 1–3 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
📜 art. 2 ust. 1 pkt 3 – ustawa z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe
📜 art. 7 – ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym
📜 art. 19 – ustawa z dnia 11 października 2013 r. o wzajemnej pomocy przy dochodzeniu podatków, należności celnych i innych należności pieniężnych
📜 art. 39 i nast. – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
📜 przepisy Kodeksu postępowania cywilnego – w zakresie postępowań sądowych
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- doręczanie pism przez organ egzekucyjny
- publiczna usługa hybrydowa 2024
- egzekucja administracyjna a doręczenia
- doręczenia elektroniczne przez ePUAP
- kiedy pracownik doręcza pismo