W praktyce działania administracji podatkowej zdarzają się sytuacje, w których organ podatkowy nie może osobiście prowadzić wszystkich spraw. Z tego powodu Ordynacja podatkowa przewiduje możliwość udzielenia pracownikom urzędu upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu organu. Taki mechanizm zapewnia sprawność działania administracji i umożliwia prawidłowe wykonywanie zadań podatkowych.
Na czym polega upoważnienie pracownika przez organ podatkowy
Zgodnie z art. 143 ustawy – Ordynacja podatkowa, organ podatkowy może upoważnić do załatwiania spraw w swoim imieniu funkcjonariusza lub pracownika kierowanej przez siebie jednostki organizacyjnej.
Załatwienie sprawy oznacza cały proces prowadzący do jej rozstrzygnięcia, czyli m.in.:
- analizę dokumentacji,
- podejmowanie czynności procesowych,
- przygotowanie i wydanie decyzji, postanowień lub zaświadczeń.
W praktyce oznacza to, że upoważniony pracownik może np. wydać decyzję podatkową, postanowienie lub zaświadczenie – oczywiście w granicach przyznanych mu kompetencji.
📚 Przykład:
Naczelnik Urzędu Skarbowego w Lublinie może upoważnić swojego zastępcę lub kierownika referatu do podpisywania decyzji w sprawach dotyczących podatku VAT. Jeśli jednak pracownik ten wyda decyzję w sprawie podatku dochodowego od osób prawnych bez odpowiedniego upoważnienia – decyzja taka będzie nieważna z powodu rażącego naruszenia prawa.
Wymogi formalne dotyczące upoważnienia
Upoważnienie musi być udzielone w formie pisemnej. Wynika to wprost z przepisu:
„Upoważnienie do załatwiania spraw w imieniu organu podatkowego powinno być udzielone w formie pisemnej”
(art. 143 § 1 – Ordynacja podatkowa).
Oznacza to, że ustne lub dorozumiane upoważnienie nie wywołuje skutków prawnych.
Upoważnienie to jest czynnością wewnętrzną organu podatkowego, dlatego nie doręcza się go stronie postępowania. Mimo to, strona ma prawo zażądać wglądu do dokumentu potwierdzającego istnienie upoważnienia.
Zakres i granice upoważnienia
Organ, udzielając upoważnienia, powinien ściśle określić jego zakres, a więc:
- jakie sprawy może prowadzić pracownik,
- w jakim zakresie kompetencji może działać,
- czy może podpisywać decyzje, postanowienia lub zaświadczenia.
Zakres ten nie może wykraczać poza właściwość rzeczową, miejscową i instancyjną organu, który udziela upoważnienia.
⚠️ Uwaga:
Jeżeli pracownik przekroczy granice udzielonego upoważnienia (np. wyda decyzję w sprawie, do której nie miał prawa), to taki akt administracyjny może zostać uznany za nieważny z powodu rażącego naruszenia prawa.
Upoważnienie a regulamin organizacyjny urzędu
Upoważnienie może wynikać nie tylko z osobnego dokumentu, ale również z regulaminu organizacyjnego urzędu obsługującego organ podatkowy.
Regulamin może przewidywać, że np. kierownik działu kontroli podatkowej jest upoważniony do wydawania określonych postanowień w imieniu naczelnika urzędu. Taki zapis stanowi skuteczne upoważnienie – nie ma wtedy potrzeby wydawania odrębnego dokumentu.
📌 Wskazówka praktyczna:
Warto, aby w każdym akcie administracyjnym (np. decyzji lub postanowieniu) znalazła się wzmianka o działaniu z upoważnienia, np.:
„Z upoważnienia Naczelnika Urzędu Skarbowego – Jan Kowalski, Kierownik Działu Kontroli Podatkowej.”
Taki zapis jednoznacznie wskazuje, że decyzja została wydana przez osobę posiadającą odpowiednie upoważnienie.
Obowiązek ujawnienia upoważnienia na żądanie strony
Naczelny Sąd Administracyjny w swoim orzecznictwie przyjął, że upoważnienie nie musi znajdować się w aktach postępowania. Jednak jeśli strona postępowania zażąda jego okazania lub pojawi się spór co do umocowania pracownika, organ podatkowy ma obowiązek udostępnić dokument upoważnienia do wglądu.
To gwarantuje przejrzystość i kontrolę nad prawidłowością działania organu.
Kto nie potrzebuje upoważnienia
Zasada udzielania upoważnień nie dotyczy zastępcy organu podatkowego.
Zastępca działa w imieniu organu z mocy prawa – wynika to z istoty zastępstwa oraz z zapisów regulaminu organizacyjnego urzędu. Nie potrzebuje więc odrębnego dokumentu upoważniającego.
📄 Przykład:
Jeżeli w regulaminie Urzędu Skarbowego w Poznaniu przewidziano stanowisko „zastępcy naczelnika”, to osoba na tym stanowisku może podpisywać decyzje podatkowe w imieniu naczelnika bez konieczności uzyskania dodatkowego upoważnienia.
Podstawa prawna
- art. 143 – ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. 2024 poz. 2383 ze zm.)
Tematy zawarte w poradniku
- upoważnienie pracownika do działania w imieniu organu podatkowego,
- zasady udzielania upoważnienia w administracji podatkowej,
- skutki braku upoważnienia w postępowaniu podatkowym,
- forma i treść upoważnienia w urzędzie skarbowym,
- różnice między upoważnieniem a zastępstwem organu.