Najem instytucjonalny lokalu mieszkalnego to szczególny rodzaj umowy, który został wprowadzony, by dostosować przepisy o najmie mieszkań do potrzeb rynku i praktyki gospodarczej. Celem tej regulacji jest umożliwienie przedsiębiorcom prowadzącym działalność w zakresie wynajmu lokali zawierania umów z najemcami na przejrzystych zasadach, a jednocześnie z ograniczoną ochroną lokatora w porównaniu do tradycyjnego najmu lokatorskiego.
Czym jest najem instytucjonalny lokalu?
Umowa najmu instytucjonalnego lokalu została wprowadzona do systemu prawa ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (dalej: u.o.p.l.).
Zgodnie z art. 19f ust. 1–3 u.o.p.l. jest to umowa mająca za przedmiot lokal mieszkalny, zawierana przez osobę fizyczną, prawną lub jednostkę organizacyjną prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Oznacza to, że z najmu instytucjonalnego mogą korzystać wyłącznie przedsiębiorcy – np. spółki zajmujące się wynajmem mieszkań lub osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w tym zakresie. Nie może więc z tej formy umowy korzystać osoba prywatna wynajmująca okazjonalnie swoje mieszkanie.
Dlaczego wprowadzono najem instytucjonalny?
Ustawodawca stworzył tę instytucję jako odpowiedź na rosnące wątpliwości dotyczące nadmiernej ochrony lokatorów.
Tradycyjny najem lokalu mieszkalnego – objęty reżimem ustawy o ochronie praw lokatorów – w wielu przypadkach prowadził do sytuacji, w których właściciele nie mogli w praktyce skutecznie egzekwować swoich praw. Lokatorzy korzystali z przywilejów takich jak prawo do lokalu socjalnego czy ochrona przed eksmisją, co utrudniało obrót lokalami na rynku najmu.
W efekcie ustawodawca wprowadził trzy odrębne podtypy umów:
- najem okazjonalny lokalu (art. 19a–19e u.o.p.l.),
- najem instytucjonalny lokalu (art. 19f–19j u.o.p.l.),
- oraz najem instytucjonalny z dojściem do własności (art. 19k–19s u.o.p.l.).
Każdy z tych typów różni się zakresem ochrony najemcy i obowiązkami stron, a najem instytucjonalny skierowany jest przede wszystkim do profesjonalnych wynajmujących.
Warunki zawarcia umowy najmu instytucjonalnego
Aby dana umowa mogła zostać uznana za najem instytucjonalny lokalu, musi spełniać trzy podstawowe warunki:
1️⃣ Umowa zawarta przez przedsiębiorcę
Jak wskazuje art. 19f ust. 1 u.o.p.l., stroną wynajmującą może być wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
📘 Przykład:
Pan Tomasz Górski prowadzi działalność gospodarczą pod firmą „TG Nieruchomości” w Krakowie i wynajmuje kilka mieszkań w nowych budynkach. Może on zawierać umowy najmu instytucjonalnego, ponieważ jego działalność obejmuje wynajem lokali.
Natomiast pani Anna Maj, która wynajmuje swoje prywatne mieszkanie studentom, nie może korzystać z tej formy – jej umowy to zwykły najem cywilny.
2️⃣ Umowa zawarta na czas oznaczony
Najem instytucjonalny może być zawarty wyłącznie na czas oznaczony.
Co istotne, zgodnie z art. 19f ust. 2 zdanie drugie u.o.p.l., nie ma tu ograniczenia do 10 lat, które obowiązuje w Kodeksie cywilnym (art. 661 § 1 k.c.). Oznacza to, że umowa może zostać zawarta np. na 15 lub 20 lat – i mimo to nie będzie traktowana jako umowa na czas nieoznaczony.
📘 Przykład:
Spółka Wawer Domy Sp. z o.o. zawarła umowę najmu instytucjonalnego z rodziną Nowaków na 15 lat. Z uwagi na wyłączenie przepisu art. 661 § 1 k.c., taka umowa zachowuje status umowy na czas oznaczony przez cały okres obowiązywania.
3️⃣ Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego
Kluczowym elementem tej umowy jest załączenie do niej oświadczenia najemcy w formie aktu notarialnego.
Najemca w tym oświadczeniu:
- poddaje się egzekucji w zakresie opróżnienia i wydania lokalu,
- zobowiązuje się opuścić lokal w terminie wskazanym w żądaniu właściciela,
- przyjmuje do wiadomości, że nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego ani tymczasowego pomieszczenia.
Ten wymóg wynika wprost z art. 19f ust. 3 u.o.p.l.
Brak takiego oświadczenia sprawia, że umowa nie może zostać uznana za najem instytucjonalny – będzie wtedy traktowana jako zwykły najem cywilny.
Forma umowy i zmiany jej treści
Zgodnie z art. 19g ust. 1 u.o.p.l., zarówno sama umowa, jak i wszelkie jej zmiany, muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.
W praktyce oznacza to, że:
- niedopuszczalne jest zawarcie lub modyfikacja umowy ustnie,
- każda zmiana (np. wysokości czynszu, terminu najmu) musi być podpisana przez obie strony.
Zakres stosowania przepisów
Najem instytucjonalny regulują przede wszystkim przepisy:
- art. 19f–19i u.o.p.l.,
a w zakresie nieuregulowanym – przepisy Kodeksu cywilnego o najmie.
Tylko niektóre przepisy ustawy o ochronie praw lokatorów stosuje się odpowiednio, na podstawie odesłania zawartego w art. 19j u.o.p.l.
Ograniczenie ochrony najemcy
W porównaniu z tradycyjnym najmem, w najmie instytucjonalnym:
- ograniczono ochronę przed eksmisją,
- nie stosuje się przepisów o czynszu regulowanym,
- najemca nie ma prawa do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego.
Wynika to z założenia, że umowę zawiera osoba dorosła i świadoma swoich zobowiązań, a wynajmujący jest podmiotem profesjonalnym, który ma prawo chronić swoje interesy gospodarcze.
Kaucja zabezpieczająca
Zgodnie z art. 19f ust. 4–8 u.o.p.l., zawarcie umowy najmu instytucjonalnego może być uzależnione od wpłacenia kaucji zabezpieczającej.
Kaucja ma zabezpieczyć należności z tytułu najmu oraz ewentualne koszty egzekucji w przypadku konieczności opróżnienia lokalu.
Najważniejsze zasady dotyczące kaucji:
- nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu,
- właściciel może potrącić z niej należności za niezapłacony czynsz lub zniszczenia,
- najemca musi uzupełnić kaucję, jeśli właściciel ją częściowo wykorzysta,
- zwrot kaucji następuje w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu.
Kwota zwracanej kaucji podlega waloryzacji – zwrot następuje w wysokości odpowiadającej iloczynowi aktualnego czynszu i liczby miesięcy przyjętej przy pobraniu kaucji (art. 19j w zw. z art. 6 ust. 3 u.o.p.l.).
📘 Przykład:
Najemca wpłacił kaucję w wysokości 12 000 zł (sześciokrotność czynszu 2000 zł). Po trzech latach czynsz wzrósł do 2400 zł. Po zakończeniu umowy właściciel zwraca kaucję w wysokości 14 400 zł (6 × 2400 zł), pomniejszoną o ewentualne należności z tytułu szkód czy zaległości.
Prawa i obowiązki stron w umowie najmu instytucjonalnego lokalu
Najem instytucjonalny to umowa, w której relacja między wynajmującym a najemcą opiera się na zasadzie większej swobody kontraktowej. Oznacza to, że wiele kwestii – w tym wysokość czynszu, dodatkowe opłaty czy sposób jego zmiany – strony mogą uregulować samodzielnie, w treści umowy. Ochrona najemcy jest tu ograniczona, a właściciel lokalu dysponuje szerszymi uprawnieniami niż w przypadku zwykłego najmu mieszkalnego.
Czynsz i opłaty – swoboda ustaleń stron
W przypadku najmu instytucjonalnego nie mają zastosowania przepisy art. 9 ust. 5–6 u.o.p.l., które w tradycyjnym najmie ograniczają rodzaje opłat, jakie może pobierać wynajmujący.
W praktyce oznacza to, że w najmie instytucjonalnym właściciel może pobierać:
- czynsz,
- opłaty niezależne od właściciela (np. za wodę, prąd, śmieci, gaz, jeśli umowa z dostawcami nie jest zawarta bezpośrednio przez najemcę),
- oraz inne dodatkowe opłaty, o ile strony przewidziały je w umowie.
Dzięki temu możliwe jest np. wprowadzenie opłaty za sprzątanie części wspólnych, ochronę osiedla czy serwis techniczny budynku.
📘 Przykład:
Spółka Lokum-Profit Sp. z o.o. wynajmuje lokale w apartamentowcu z własnym parkingiem podziemnym. W umowie najmu instytucjonalnego przewidziano, że oprócz czynszu najemca będzie uiszczał miesięczną opłatę serwisową w wysokości 150 zł, obejmującą utrzymanie części wspólnych i ochronę budynku. Takie postanowienie jest w pełni zgodne z prawem.
Zasady podwyższania czynszu
W najmie instytucjonalnym nie obowiązują przepisy art. 8a–9 u.o.p.l., które w tradycyjnym najmie określają formalny tryb podwyższania czynszu.
Zgodnie z art. 19h ust. 2 u.o.p.l., właściciel może podwyższać czynsz wyłącznie na zasadach określonych w umowie.
Oznacza to, że strony mają pełną swobodę w ustaleniu mechanizmu zmiany czynszu, np.:
- powiązania z wskaźnikiem inflacji GUS,
- corocznej waloryzacji o określony procent,
- możliwości zmiany czynszu po modernizacji budynku.
Jeżeli w umowie nie ma żadnych zapisów o zmianie czynszu, pojawia się pytanie, czy wynajmujący może go wypowiedzieć jednostronnie. W doktrynie prawa cywilnego istnieją rozbieżne stanowiska – część ekspertów wskazuje, że w takim przypadku art. 685¹ k.c. (pozwalający wypowiedzieć wysokość czynszu) nie znajduje zastosowania, ponieważ jego użycie wyklucza brzmienie art. 19h ust. 2 u.o.p.l.
Dlatego dla bezpieczeństwa obu stron, warto zawsze zawierać w umowie klauzulę waloryzacyjną.
📘 Przykład klauzuli waloryzacyjnej:
„Strony ustalają, że wysokość czynszu będzie corocznie waloryzowana o średnioroczny wskaźnik inflacji ogłaszany przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, począwszy od dnia 1 stycznia roku następującego po roku zawarcia umowy.”
Kaucja zabezpieczająca – szczegółowe zasady
Jak wskazano wcześniej, zgodnie z art. 19f ust. 4–8 u.o.p.l., wynajmujący może żądać kaucji zabezpieczającej w wysokości nie większej niż sześciokrotność miesięcznego czynszu.
Celem kaucji jest:
- pokrycie należności z tytułu czynszu i opłat,
- pokrycie kosztów ewentualnych zniszczeń,
- pokrycie kosztów egzekucji w przypadku opróżnienia lokalu.
Najemca jest zobowiązany do uzupełnienia kaucji, jeśli właściciel wykorzysta jej część na pokrycie zaległości. Brak uzupełnienia kaucji w terminie może stanowić naruszenie umowy i być podstawą jej wypowiedzenia.
Kaucja jest zwracana w ciągu 1 miesiąca od dnia opróżnienia lokalu. Zwrot następuje po potrąceniu należności właściciela i w kwocie zwaloryzowanej – według czynszu obowiązującego w dniu zwrotu.
Odpowiedzialność stron
Odpowiedzialność najemcy
Najemca lokalu instytucjonalnego odpowiada za:
- terminową zapłatę czynszu i opłat,
- utrzymanie lokalu w należytym stanie,
- niepodejmowanie działań sprzecznych z umową lub przeznaczeniem lokalu,
- przestrzeganie zasad porządku domowego.
W praktyce, jeśli najemca niszczy lokal, dewastuje części wspólne lub uciążliwie zachowuje się wobec sąsiadów, może to stanowić podstawę do wypowiedzenia umowy (art. 11 ust. 2 pkt 1 u.o.p.l. w zw. z art. 19j u.o.p.l.).
Odpowiedzialność wynajmującego
Wynajmujący odpowiada za:
- zapewnienie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku,
- dokonywanie niezbędnych napraw i konserwacji części konstrukcyjnych budynku,
- nieingerowanie w sposób korzystania z lokalu, o ile jest on zgodny z umową.
Zmniejszona ochrona najemcy
W odróżnieniu od klasycznego najmu lokatorskiego, w umowie instytucjonalnej najemca nie korzysta z ochrony przed nadmiernym czynszem ani z uprawnień dotyczących czynszu regulowanego.
Nie ma też prawa do:
- lokalu socjalnego,
- pomieszczenia tymczasowego po eksmisji.
Z punktu widzenia wynajmującego oznacza to, że w razie zakończenia umowy i braku dobrowolnego opuszczenia lokalu przez najemcę, może on skorzystać z aktu notarialnego i uzyskać klauzulę wykonalności bez konieczności wszczynania długotrwałego procesu sądowego o eksmisję.
Egzekucja obowiązku opróżnienia lokalu
Jeżeli najemca po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy nie opróżni lokalu, właściciel może:
- sporządzić pisemne żądanie opróżnienia lokalu, z urzędowo poświadczonym podpisem,
- doręczyć je najemcy (osobiście lub listem poleconym),
- wyznaczyć termin nie krótszy niż 14 dni na opuszczenie mieszkania.
Jeśli termin upłynie bezskutecznie, właściciel ma prawo złożyć w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca poddał się egzekucji.
Wraz z wnioskiem należy przedłożyć:
- kopię żądania opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia,
- dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu.
Cała procedura jest szybsza i prostsza niż standardowa eksmisja z lokalu mieszkalnego.
📘 Przykład:
Najemca pan Jakub Lis po zakończeniu umowy nie opuścił mieszkania. Wynajmujący, spółka NoweMieszkania.pl, doręczyła mu żądanie opróżnienia lokalu z 14-dniowym terminem. Po bezskutecznym upływie terminu złożyła wniosek do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Po kilku tygodniach uzyskała tytuł wykonawczy i mogła zlecić komornikowi egzekucję opróżnienia lokalu – bez postępowania sądowego.
Zakończenie umowy najmu instytucjonalnego lokalu i procedura opróżnienia mieszkania
Zakończenie umowy najmu instytucjonalnego lokalu różni się od zasad obowiązujących w zwykłym najmie lokalu mieszkalnego. Ustawodawca przyznał stronom – zwłaszcza właścicielowi – większą swobodę w określaniu zasad rozwiązania umowy. W praktyce oznacza to, że to postanowienia umowy mają kluczowe znaczenie dla sposobu i terminu jej wypowiedzenia.
Wygaśnięcie i wypowiedzenie umowy
Zgodnie z art. 19i ust. 1 u.o.p.l., umowa najmu instytucjonalnego lokalu:
- wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta, lub
- ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia przewidzianego w umowie.
Ponieważ ten typ najmu zawsze zawierany jest na czas oznaczony, jego naturalnym końcem jest moment, w którym upływa wskazany w umowie termin. Po jego upływie stosunek prawny po prostu wygasa, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń.
Jednak strony mogą wprowadzić w umowie postanowienia umożliwiające jej wcześniejsze rozwiązanie – np. w razie niewywiązywania się z obowiązków przez najemcę lub zbycia lokalu.
Wypowiedzenie przez wynajmującego
W odróżnieniu od zwykłego najmu lokalu mieszkalnego, w najmie instytucjonalnym nie stosuje się art. 11 ust. 1 u.o.p.l., który przewiduje zamknięty katalog przypadków, w których wynajmujący może wypowiedzieć umowę.
Zamiast tego stosuje się:
- art. 673 § 3 k.c. w zw. z art. 680 k.c.,
- oraz przepisy art. 11 ust. 2 pkt 1–3 u.o.p.l. (na podstawie odesłania z art. 19j u.o.p.l.).
Oznacza to, że właściciel może wypowiedzieć umowę:
- w przypadkach określonych w samej umowie, oraz
- w ustawowych przypadkach, czyli gdy najemca:
1️⃣ pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub przeznaczeniem, zaniedbuje obowiązki, dopuszcza do powstania szkód lub rażąco zakłóca porządek domowy,
2️⃣ zalega z zapłatą czynszu lub innych opłat przez co najmniej trzy pełne okresy płatności, mimo wcześniejszego pisemnego uprzedzenia i wyznaczenia dodatkowego miesięcznego terminu do zapłaty,
3️⃣ wynajął, podnajął lub oddał lokal w używanie bez pisemnej zgody właściciela.
📘 Przykład:
Najemca pan Paweł Rybak przez cztery miesiące nie uiszczał czynszu, mimo że właściciel wysłał mu wezwanie do zapłaty z miesięcznym terminem. Po upływie tego terminu właściciel wypowiedział umowę ze skutkiem miesięcznym, na koniec miesiąca kalendarzowego. Zgodnie z przepisami miał do tego pełne prawo.
Wypowiedzenie przez najemcę
Najemca może wypowiedzieć umowę instytucjonalną:
- w przypadkach określonych w samej umowie,
- oraz w sytuacjach przewidzianych w Kodeksie cywilnym, tj.:
- art. 664 § 2 k.c. – gdy lokal ma wady uniemożliwiające używanie zgodnie z przeznaczeniem,
- art. 682 k.c. – gdy najemcy grozi szkoda z powodu wad lokalu,
- art. 691 § 4 k.c. – w szczególnych przypadkach po śmierci najemcy, jeśli najem przeszedł na inną osobę.
Brak prawa do lokalu socjalnego i pomieszczenia tymczasowego
Zgodnie z art. 19i ust. 6 u.o.p.l., do najmu instytucjonalnego nie stosuje się przepisów art. 14 i 15 u.o.p.l., czyli przepisów dotyczących:
- prawa do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu,
- oraz prawa do pomieszczenia tymczasowego.
Oznacza to, że po rozwiązaniu umowy najem instytucjonalny nie zapewnia najemcy żadnej ochrony przed bezdomnością.
Wynajmujący może żądać opróżnienia lokalu, a po upływie wskazanego terminu – skierować sprawę do egzekucji komorniczej na podstawie aktu notarialnego.
Procedura opróżnienia lokalu
Po zakończeniu umowy najmu instytucjonalnego właściciel może wezwać najemcę do opuszczenia lokalu.
Procedura przebiega w kilku etapach:
1️⃣ Żądanie opróżnienia lokalu
Właściciel doręcza najemcy pisemne żądanie opróżnienia lokalu, opatrzone urzędowo poświadczonym podpisem.
Żądanie to musi zawierać:
- oznaczenie właściciela i najemcy,
- wskazanie umowy najmu i przyczyny jej rozwiązania,
- termin (minimum 14 dni) na dobrowolne opróżnienie lokalu.
Wynajmujący może powołać się tylko na przyczyny ustania stosunku najmu wymienione w tym piśmie.
2️⃣ Wniosek o nadanie klauzuli wykonalności
Jeżeli najemca nie opuści lokalu w wyznaczonym terminie, właściciel może złożyć do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, w którym najemca wcześniej poddał się egzekucji.
Do wniosku należy dołączyć:
- kopię żądania opróżnienia lokalu wraz z dowodem doręczenia lub nadania,
- dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu.
Po nadaniu klauzuli wykonalności akt notarialny staje się tytułem wykonawczym i może być bezpośrednio egzekwowany przez komornika – bez prowadzenia procesu o eksmisję.
📘 Przykład:
Najemca pani Karolina Wrona nie opuściła lokalu po rozwiązaniu umowy. Właściciel doręczył jej żądanie opróżnienia lokalu z 14-dniowym terminem. Po jego upływie złożył w sądzie wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Po kilku tygodniach komornik mógł rozpocząć egzekucję i opróżnić lokal – bez konieczności prowadzenia sprawy o eksmisję.
Ostateczne skutki rozwiązania umowy
Po zakończeniu umowy:
- najemca jest zobowiązany zwrócić lokal w stanie niepogorszonym, z wyjątkiem zużycia wynikającego z normalnego używania,
- właściciel ma obowiązek rozliczyć kaucję i zwrócić ją w terminie miesiąca,
- stosunek najmu wygasa całkowicie, bez możliwości jego kontynuacji, chyba że strony zawrą nową umowę.
Podstawa prawna
- art. 19f–19j ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 1461 ze zm.)
- art. 661 § 1, art. 673 § 3, art. 680, art. 682, art. 685¹, art. 691 § 4 Kodeksu cywilnego (Dz.U. z 2024 r. poz. 1025 ze zm.)
- art. 75 i 76 Konstytucji RP
Tematy zawarte w poradniku
- najem instytucjonalny lokalu mieszkalnego – zasady zawarcia,
- prawa i obowiązki stron umowy najmu instytucjonalnego,
- wypowiedzenie i wygaśnięcie umowy najmu instytucjonalnego,
- procedura opróżnienia lokalu i eksmisja bez procesu,
- kaucja i waloryzacja w najmie instytucjonalnym.