Śmierć pracownika lub zleceniobiorcy to trudna sytuacja – również pod względem formalnym. Pracodawca musi wówczas prawidłowo rozliczyć się ze spadkobiercami lub osobami uprawnionymi do renty rodzinnej. Poniżej znajdziesz kompletną, uporządkowaną instrukcję działania – krok po kroku 🧭
📍 Krok 1: Stwierdzenie śmierci = wygaśnięcie stosunku pracy
Z chwilą śmierci pracownika umowa o pracę wygasa automatycznie. Nie trzeba jej wypowiadać.
✅ Dotyczy to każdej podstawy zatrudnienia: umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania czy spółdzielczej umowy o pracę.
📍 Krok 2: Sprawdzenie statusu zmarłego i jego rodziny
Zanim wypłacisz jakiekolwiek świadczenie, ustal:
🔹 Czy zmarły był pracownikiem czy zleceniobiorcą?
🔹 Czy miał małżonka lub osoby uprawnione do renty rodzinnej (dzieci, rodzice, rodzeństwo – jeśli spełniają określone warunki)?
📌 Dlaczego to ważne? Od tego zależy, czy wypłaty będą opodatkowane, czy nie.
📍 Krok 3: Komu i co można wypłacić?
💸 Jakie świadczenia można wypłacić?
- Odprawa pośmiertna – wolna od PIT i składek ZUS.
- Niewypłacone wynagrodzenie i np. ekwiwalent za urlop:
- 👉 jeśli przysługuje na podstawie kodeksu pracy – PIT 17% (bez kosztów uzyskania, bez ZUS),
- 👉 jeśli przysługuje z tytułu dziedziczenia – brak PIT i brak składek ZUS.
👨👩👧👦 Komu przysługuje wypłata?
✅ Osoby uprawnione do renty rodzinnej (art. 68–71 u.e.r.f.u.s.):
- małżonek (chyba że był w separacji),
- dzieci (również przysposobione, pasierbowie),
- wnuki i rodzeństwo (jeśli były na utrzymaniu zmarłego),
- rodzice (w tym ojczym, macocha).
🔸 Jeśli są uprawnieni do renty – wypłata = PIT 17%.
🧾 Brak osób uprawnionych do renty:
➡ Prawa majątkowe przechodzą do spadku – wypłaty nie są opodatkowane PIT. Możliwe zwolnienie z podatku od spadków i darowizn (np. dla I grupy podatkowej).
📌 Przykład praktyczny 1
👩 Anna zmarła, pozostawiając męża i dwoje dzieci. Wypłata zaległego wynagrodzenia powinna być rozdzielona na 3 osoby (w równych częściach). Każda z tych osób zapłaci PIT 17% (przychód z praw majątkowych). Pracodawca wystawia 3 x PIT-11.
📌 Przykład praktyczny 2
👨 Marek zmarł jako kawaler, bezdzietny, rodzice już nie żyją. Ma jedynie brata. W takim przypadku prawa majątkowe przechodzą na brata w drodze spadku. Brak PIT, możliwe zwolnienie z podatku od spadków i darowizn.
📍 Krok 4: Dokumenty wymagane od rodziny/spadkobierców
🗂️ Co muszą dostarczyć osoby ubiegające się o wypłatę:
- odpis aktu zgonu,
- dowody pokrewieństwa / aktu małżeństwa / akty urodzenia dzieci,
- dokumenty spadkowe (testament, postanowienie sądu, notarialne poświadczenie dziedziczenia),
- potwierdzenie prawa do renty rodzinnej (jeśli dotyczy),
- dokument tożsamości.
📍 Krok 5: Obowiązki podatkowe pracodawcy
📤 Jeśli wypłata podlega PIT:
- wystaw PIT-11 na rzecz każdej osoby, której wypłacono świadczenie,
- osobno PIT-11 dla zmarłego (za okres przed śmiercią).
📤 Jeśli wypłata nie podlega PIT:
- brak obowiązku wystawiania PIT-11,
- obowiązek zawiadomienia urzędu skarbowego o wypłacie (art. 19 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn) – wystarczy zwykłe pismo.
📍 Krok 6: Na co uważać? ⚠️
- ❗ Separacja = brak prawa małżonka do świadczeń.
- ❗ Wypłata całej kwoty tylko małżonkowi zamiast małżonka + dzieci = błąd.
- ❗ Brak właściwej dokumentacji = ryzyko podatkowe i błędne wypłaty.
- ❗ Zawsze legitymuj osoby uprawnione – nie wypłacaj „na oko”.
✅ Podsumowanie
Po śmierci osoby świadczącej pracę, pracodawca powinien:
- Ustalić status zatrudnienia i osób uprawnionych.
- Określić sposób opodatkowania wypłaty (PIT, spadek).
- Zgromadzić dokumentację.
- Wypłacić świadczenia zgodnie z przepisami.
- Wystawić odpowiednie PIT-11 (lub ich nie wystawiać) i zawiadomić US, jeśli to konieczne.
Podstawa prawna:
- art. 631 Kodeksu pracy (Dz.U. z 2023 r. poz. 1465),
- art. 68–71 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Dz.U. z 2024 r. poz. 1631),
- ustawa o podatku od spadków i darowizn z 28.07.1983 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 1813),
- ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych.
🔗 Przydatne linki: