Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) to rejestr publiczny, w którym gromadzone są informacje o osobach sprawujących rzeczywistą kontrolę nad spółkami, fundacjami i innymi podmiotami gospodarczymi. Jego funkcjonowanie ma kluczowe znaczenie dla przejrzystości obrotu gospodarczego i przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
Poniższy poradnik kompleksowo wyjaśnia, jakie obowiązki ciążą na przedsiębiorcach w zakresie zgłaszania danych do CRBR, w jakich terminach należy to zrobić, jakie dane trzeba podać oraz w jaki sposób można uzyskać informacje o beneficjentach rzeczywistych.
Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – podstawa prawna utworzenia CRBR
Zasady funkcjonowania Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych wynikają z ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (dalej: u.p.p.). Ustawa weszła w życie 13 lipca 2018 r., wdrażając do polskiego prawa przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r.
Celem ustawy było:
- dostosowanie polskiego systemu do unijnych przepisów przeciwdziałających praniu pieniędzy,
- zwiększenie efektywności działań instytucji finansowych i gospodarczych w wykrywaniu podejrzanych transakcji,
- wprowadzenie obowiązku identyfikacji beneficjentów rzeczywistych.
Ustawa skierowana jest przede wszystkim do tzw. instytucji obowiązanych, czyli podmiotów, które muszą stosować procedury weryfikacyjne i przekazywać dane o beneficjentach rzeczywistych do CRBR.
Rejestr został uruchomiony 13 października 2019 r., zastępując dotychczasową praktykę identyfikowania beneficjenta rzeczywistego wyłącznie na podstawie oświadczenia klienta – bez możliwości jego weryfikacji.
Cele i zadania Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest systemem teleinformatycznym, w którym przetwarzane są dane o osobach fizycznych będących beneficjentami rzeczywistymi oraz o osobach dokonujących zgłoszenia tych danych.
Rejestr służy:
- przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
- zwiększeniu bezpieczeństwa obrotu gospodarczego,
- umożliwieniu przedsiębiorcom i instytucjom finansowym dostępu do informacji o potencjalnych kontrahentach.
Organem właściwym do prowadzenia CRBR jest minister właściwy do spraw finansów publicznych, który pełni również funkcję administratora danych osobowych przetwarzanych w rejestrze.
Do zadań ministra finansów jako organu właściwego w sprawach CRBR należą:
- prowadzenie rejestru oraz ustalanie organizacyjnych i technicznych zasad jego funkcjonowania,
- przetwarzanie danych o beneficjentach rzeczywistych i osobach dokonujących zgłoszenia,
- opracowywanie analiz statystycznych na podstawie zgromadzonych danych,
- nakładanie decyzji administracyjnych w sprawie kar pieniężnych (art. 153 u.p.p.),
- podejmowanie działań mających na celu zapewnienie prawidłowości oraz aktualności danych w rejestrze.
Kto ma obowiązek zgłaszania danych do CRBR?
Obowiązek zgłoszenia danych do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych dotyczy podmiotów wymienionych w art. 58 u.p.p..
Zgodnie z tym przepisem, dane o beneficjentach rzeczywistych muszą zgłaszać:
- spółki jawne,
- spółki komandytowe,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- proste spółki akcyjne,
- spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej.
Nowelizacja ustawy z 30 marca 2021 r. rozszerzyła katalog podmiotów zobowiązanych o kolejne formy prawne. Od 31 października 2021 r. obowiązek zgłoszenia danych do CRBR obejmuje także:
- trusty, których powiernicy lub osoby o równoważnym statusie:
- mają siedzibę lub miejsce zamieszkania w Polsce, lub
- nabywają nieruchomości lub nawiązują stosunki gospodarcze na terytorium RP,
- spółki partnerskie,
- europejskie zgrupowania interesów gospodarczych,
- spółki europejskie,
- spółdzielnie,
- spółdzielnie europejskie,
- stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego,
- fundacje.
Oznacza to, że obecnie niemal wszystkie podmioty gospodarcze funkcjonujące w oparciu o wpis do KRS są objęte obowiązkiem ujawnienia beneficjentów rzeczywistych.
Cel rozszerzenia katalogu podmiotów
Rozszerzenie katalogu miało na celu wdrożenie przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/843 z 30 maja 2018 r. (tzw. V dyrektywa AML).
Dyrektywa ta doprecyzowała obowiązki państw członkowskich w zakresie gromadzenia i udostępniania informacji o beneficjentach rzeczywistych, zwłaszcza w odniesieniu do trustów i organizacji o złożonej strukturze własnościowej.
Jakie dane podlegają zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych?
Zgodnie z art. 59 u.p.p., podmioty zobowiązane muszą przekazać do CRBR określone informacje o sobie oraz o swoich beneficjentach rzeczywistych.
Zakres przekazywanych danych został szczegółowo doprecyzowany nowelizacją z 30 marca 2021 r., która weszła w życie 31 października 2021 r.
1️⃣ Dane identyfikacyjne podmiotu zgłaszanego do CRBR:
- nazwa (firma),
- forma organizacyjna,
- siedziba,
- numer KRS,
- numer NIP – o ile został nadany.
W przypadku trustów zamiast firmy i KRS podaje się:
- dane pozwalające na identyfikację trustu,
- miejsce zamieszkania lub siedzibę powiernika bądź osoby na równoważnym stanowisku,
- nazwę właściwego rejestru wraz z numerem wpisu (jeśli istnieje).
2️⃣ Dane beneficjentów rzeczywistych podmiotów, o których mowa w art. 58 pkt 1–5 i 7–13 u.p.p.:
- imię i nazwisko,
- każde posiadane obywatelstwo,
- państwo zamieszkania,
- numer PESEL (a jeśli osoba go nie posiada – datę urodzenia),
- informację o wielkości i charakterze udziału lub przysługujących uprawnieniach (np. procent udziałów, prawo głosu, prawo powoływania członków zarządu).
3️⃣ Dane beneficjentów rzeczywistych trustów (art. 58 pkt 6 u.p.p.):
- imię i nazwisko,
- każde posiadane obywatelstwo,
- państwo zamieszkania,
- numer PESEL albo data urodzenia,
- informacja o uprawnieniach beneficjenta rzeczywistego,
- informacje o grupie osób, w których interesie trust działa – jeśli jest to przypadek, o którym mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. b tiret czwarte u.p.p..
📌 Ważne:
Informacje są wprowadzane do rejestru niezwłocznie po ich zgłoszeniu. Rejestr działa w trybie teleinformatycznym, więc wpisy widoczne są w systemie niemal natychmiast po zatwierdzeniu formularza elektronicznego.
Terminy zgłaszania danych do CRBR
Zgodnie z art. 60 u.p.p., terminy zgłaszania danych zależą od rodzaju podmiotu.
⏱ Dla spółek i organizacji wpisanych do KRS:
Informacje należy zgłosić w terminie 7 dni od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego.
Jeśli w spółce nastąpi zmiana danych – np. zmiana udziałowca, zarządu lub struktury właścicielskiej – to aktualizacja danych w CRBR musi zostać dokonana w ciągu 7 dni od dnia zmiany w KRS.
Jeżeli zmiana nie wymaga wpisu do KRS (np. zmiana adresu zamieszkania beneficjenta rzeczywistego), termin liczy się od dnia dokonania zmiany.
📅 Do biegu terminów nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.
⏱ Dla trustów:
Termin 7 dni liczony jest od:
a) dnia utworzenia trustu,
b) dnia przeniesienia siedziby lub miejsca zamieszkania na terytorium RP przez powiernika,
c) dnia nawiązania stosunków gospodarczych lub nabycia nieruchomości w Polsce.
Analogicznie – w razie zmiany danych trustu, aktualizacji dokonuje się w terminie 7 dni od dnia dokonania zmiany.
Awaria systemu CRBR – co wtedy?
W przypadku awarii lub zakłóceń działania systemu teleinformatycznego, minister właściwy do spraw finansów publicznych publikuje w Biuletynie Informacji Publicznej komunikat o:
- wystąpieniu awarii,
- czasie jej trwania,
- momencie przywrócenia sprawności systemu.
⏳ Okres trwania awarii nie jest wliczany do biegu 7-dniowego terminu na dokonanie zgłoszenia lub aktualizacji danych.
Termin dla podmiotów już istniejących przed uruchomieniem rejestru
Podmioty, które były już wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego w dniu uruchomienia CRBR (13 października 2019 r.), miały początkowo 6 miesięcy na dokonanie zgłoszenia.
Obecnie – na mocy nowelizacji – termin ten został wydłużony do 9 miesięcy, licząc od dnia uruchomienia rejestru.
📘 Przykład praktyczny:
Spółka „GreenSolar Sp. z o.o.” została zarejestrowana w KRS 3 czerwca 2025 r.
Ostateczny termin zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych do CRBR upływa 12 czerwca 2025 r.
Jeśli w grudniu 2025 r. do spółki dołączy nowy wspólnik, aktualizacja danych powinna nastąpić w ciągu 7 dni od wpisu tej zmiany do KRS.
Kto dokonuje zgłoszenia do CRBR?
Zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu.
Zależnie od formy prawnej, może to być:
- członek zarządu spółki z o.o. lub akcyjnej,
- wspólnik uprawniony do reprezentacji spółki jawnej lub komandytowej,
- partner w spółce partnerskiej,
- powiernik (trustee) lub osoba zajmująca równoważne stanowisko – w przypadku trustu.
Jakie dane musi podać osoba zgłaszająca?
Osoba dokonująca zgłoszenia ma obowiązek podania swoich danych identyfikacyjnych, tj.:
- imię i nazwisko,
- obywatelstwo,
- państwo zamieszkania,
- numer PESEL lub datę urodzenia (jeśli nie posiada numeru PESEL),
- funkcję, która uprawnia ją do dokonania zgłoszenia (np. „członek zarządu spółki z o.o.”).
Forma i sposób dokonania zgłoszenia
Zgłoszenia dokonuje się wyłącznie drogą elektroniczną, bez opłat, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.
Procedura wygląda następująco:
1️⃣ Wejście na stronę internetową:
👉 https://crbr.podatki.gov.pl
2️⃣ Wypełnienie elektronicznego formularza zgodnego ze wzorem udostępnionym przez Ministra Finansów.
3️⃣ Podpisanie zgłoszenia za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
- podpisu zaufanego (profil zaufany ePUAP).
4️⃣ Przesłanie formularza online.
System automatycznie przesyła urzędowe potwierdzenie zgłoszenia (UPZ).
📌 Wszelkie zgłoszenia i aktualizacje danych w CRBR są całkowicie bezpłatne.
Oświadczenie o prawdziwości danych
Osoba dokonująca zgłoszenia musi złożyć oświadczenie, że przekazywane dane są zgodne z prawdą. Oświadczenie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej i musi zawierać klauzulę:
„Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”
Ta klauzula zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej. W praktyce oznacza to, że jeśli dane okażą się nieprawdziwe, osoba zgłaszająca może ponosić odpowiedzialność z art. 233 § 6 Kodeksu karnego za złożenie fałszywego oświadczenia.
Odpowiedzialność za błędne dane lub brak aktualizacji
Zgodnie z art. 61 ust. 1a u.p.p., osoba dokonująca zgłoszenia lub aktualizacji danych odpowiada za wszelką szkodę wyrządzoną przez przekazanie nieprawdziwych informacji do Rejestru.
Odpowiedzialność ta dotyczy także:
- szkód wynikłych z niezgłoszenia danych w terminie,
- szkód wynikłych z braku aktualizacji danych, jeśli były obowiązkowe.
Odpowiedzialność można wyłączyć jedynie wtedy, gdy szkoda powstała wskutek:
- działania siły wyższej,
- wyłącznej winy poszkodowanego,
- wyłącznej winy osoby trzeciej, za którą zgłaszający nie odpowiada.
📘 Przykład:
Spółka „BioFarm Sp. z o.o.” nie zaktualizowała danych po sprzedaży udziałów nowemu inwestorowi. W wyniku tego kontrahent zawarł umowę z osobą, która nie miała już uprawnień do reprezentacji spółki.
Nowy zarząd nie może powołać się na brak winy – spółka ponosi odpowiedzialność cywilną za szkody wynikłe z nieaktualnych danych w CRBR.
Jak długo dane są przechowywane w Rejestrze?
Zgromadzone w CRBR informacje nie są trwałe – ustawa precyzuje czas ich przechowywania:
- dane dotyczące spółek i organizacji (art. 58 pkt 1–5 i 7–13 u.p.p.) przechowywane są przez 10 lat od dnia wykreślenia podmiotu z KRS,
- dane dotyczące trustów (art. 58 pkt 6 u.p.p.) – przez 10 lat od dnia ustania obowiązku zgłoszenia lub jego aktualizacji.
Po upływie tego okresu dane są usuwane z systemu.
Domniemanie prawdziwości danych w CRBR
Wszystkie dane ujawnione w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych korzystają z domniemania prawdziwości.
Oznacza to, że:
- każdy ma prawo uznać dane widniejące w CRBR za prawdziwe,
- instytucje finansowe i przedsiębiorcy mogą na ich podstawie podejmować decyzje gospodarcze,
- ciężar dowodu nieprawdziwości danych spoczywa na stronie, która kwestionuje ich zgodność z rzeczywistością.
To domniemanie ma charakter formalny – zwiększa wiarygodność danych w obrocie prawnym i gospodarczym.
Jawność danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawny i ogólnodostępny.
Każdy – zarówno przedsiębiorca, jak i osoba fizyczna – może bezpłatnie sprawdzić dane o beneficjentach rzeczywistych dowolnego podmiotu wpisanego do rejestru.
Dzięki temu mechanizmowi CRBR spełnia funkcję prewencyjną i informacyjną – umożliwia weryfikację wiarygodności kontrahenta oraz ustalenie, kto faktycznie stoi za daną spółką, fundacją czy stowarzyszeniem.
Podstawa prawna udostępniania danych
Zasady udostępniania danych z CRBR zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 16 maja 2018 r. w sprawie wniosków o udostępnienie informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz udostępniania tych informacji.
Rozporządzenie to wskazuje:
- sposób sporządzania i składania wniosków o udostępnienie informacji,
- tryb udostępniania danych,
- terminy udostępniania informacji z CRBR.
Jak uzyskać informacje z CRBR?
Wnioskodawca może uzyskać dane z rejestru na dwa sposoby:
1️⃣ Poprzez stronę internetową CRBR
Dostęp odbywa się poprzez portal:
👉 https://crbr.podatki.gov.pl
Na stronie można:
- złożyć wniosek o udostępnienie informacji,
- sprawdzić status przetwarzania wniosku,
- wyświetlić dane beneficjentów rzeczywistych,
- zapisać wynik w formacie TXT lub PDF.
Dostęp do danych jest natychmiastowy i nie wymaga logowania.
2️⃣ Poprzez usługę sieciową (API)
Udostępnione przez Ministerstwo Finansów oprogramowanie interfejsowe (API) pozwala automatycznie łączyć się z systemem CRBR.
Rozwiązanie to przeznaczone jest głównie dla dużych instytucji, np. banków, doradców podatkowych czy kancelarii compliance, które muszą cyklicznie pobierać dane z rejestru.
API umożliwia:
- złożenie wniosku o dane,
- monitorowanie statusu przetwarzania wniosku,
- automatyczne pobranie danych o beneficjentach rzeczywistych, wraz z datą i godziną ich udostępnienia.
Udostępniane dane nie są podpisywane, ale zawierają identyfikatory wniosku i czas udostępnienia.
Zakres danych udostępnianych z rejestru
Wnioskodawca może uzyskać informacje o beneficjencie rzeczywistym na podstawie jednej z poniższych danych:
- numeru PESEL beneficjenta rzeczywistego,
- numeru NIP spółki lub innego podmiotu,
- imienia, nazwiska i daty urodzenia beneficjenta – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL.
Terminy udostępniania danych
Udostępnienie informacji z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych następuje:
1️⃣ w ciągu 5 minut od złożenia wniosku – jeśli dotyczy aktualnych danych,
2️⃣ do końca następnego dnia roboczego – jeśli wniosek obejmuje informacje za wskazany okres (dane historyczne).
Dane są udostępniane nieodpłatnie.
Znaczenie jawności CRBR dla przedsiębiorców
Jawność CRBR wzmacnia zaufanie w relacjach gospodarczych.
Dzięki rejestrowi:
- przedsiębiorcy mogą sprawdzić, czy ich kontrahent jest wiarygodny,
- instytucje finansowe weryfikują struktury własnościowe klientów,
- organy państwowe skuteczniej wykrywają podejrzane powiązania kapitałowe.
W efekcie CRBR stanowi ważny element krajowego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz zwiększa bezpieczeństwo obrotu gospodarczego.
📘 Podstawa prawna
- art. 58–61, 153, 195 – ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2024 r. poz. 1240 z późn. zm.)
- ustawa z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw
- rozporządzenie Ministra Finansów z 16 maja 2018 r. w sprawie wniosków o udostępnienie informacji o beneficjentach rzeczywistych oraz udostępniania tych informacji
🧾 Tematy zawarte w poradniku
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – obowiązki przedsiębiorców
- Zasady i terminy zgłaszania beneficjentów rzeczywistych do CRBR
- Odpowiedzialność za nieprawdziwe dane i brak aktualizacji w rejestrze
- Dostęp i udostępnianie informacji o beneficjentach rzeczywistych
- Zmiany po nowelizacji ustawy AML z 2021 roku