Prawidłowe obliczenie terminu w postępowaniu administracyjnym to klucz do skutecznego działania przed urzędami. Zaniechanie jednej formalności w terminie może spowodować utratę prawa do odwołania, wniesienia zażalenia, czy złożenia wniosku. W tym poradniku dowiesz się krok po kroku, jak liczyć terminy w dniach, tygodniach, miesiącach i latach, kiedy koniec terminu się przesuwa i jakie są sposoby jego dochowania.
Czym są terminy w postępowaniu administracyjnym?
W procedurze administracyjnej terminy pełnią rolę „szyn”, po których toczy się całe postępowanie. Można je podzielić na dwie podstawowe grupy:
- Terminy prawa materialnego – to czas, w którym można ukształtować prawa lub obowiązki (np. termin do złożenia wniosku o przyznanie świadczenia),
- Terminy prawa procesowego – to czas przewidziany do dokonania czynności w ramach toczącego się postępowania (np. odwołanie od decyzji, uzupełnienie braków formalnych).
👉 Uwaga: Przekroczenie terminu materialnego najczęściej powoduje wygaśnięcie prawa, a przekroczenie terminu procesowego – bezskuteczność czynności.
📌 Kiedy zaczyna biec termin?
Bieg terminu wyznacza konkretne zdarzenie, np. doręczenie decyzji lub wezwania. To właśnie od tego momentu – ale nie od tego samego dnia! – rozpoczyna się liczenie czasu.
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Monika otrzymała decyzję administracyjną 10 marca 2025 r. Od tej daty ma 14 dni na wniesienie odwołania. Ale uwaga – dnia 10 marca nie wlicza się! Termin liczy się od 11 marca, a kończy się 24 marca o 23:59.
Jak obliczać terminy według rodzaju jednostki czasu?
📅 Terminy określone w dniach
Zgodnie z art. 57 § 1 Kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.), jeżeli termin jest określony w dniach, nie wlicza się dnia, w którym nastąpiło zdarzenie. Ostatnim dniem terminu jest dzień, w którym mija liczba dni określona przepisem.
🧩 Przykład praktyczny:
Decyzja została doręczona 5 kwietnia (piątek), a termin wynosi 7 dni. Termin kończy się 12 kwietnia (piątek), o ile nie jest to dzień wolny od pracy lub sobota (więcej o tym dalej).
📆 Terminy tygodniowe
Zgodnie z art. 57 § 2 k.p.a., termin tygodniowy kończy się z upływem dnia tygodnia odpowiadającego nazwie dnia początkowego.
🧩 Przykład praktyczny:
Pismo doręczono stronie w środę 3 września. Termin tygodniowy upływa w środę 10 września.
📆📆 Terminy miesięczne
Art. 57 § 3 k.p.a. mówi, że termin miesięczny kończy się z upływem dnia miesiąca, który nazwą lub liczbą odpowiada dniowi początkowemu. Jeśli takiego dnia nie ma – termin kończy się w ostatnim dniu miesiąca.
🧩 Przykład praktyczny:
Pismo doręczono 31 stycznia. Termin miesięczny kończy się 28 lutego (w roku nieprzestępnym) lub 29 lutego (w roku przestępnym).
📅📅📅 Terminy roczne
Zgodnie z art. 57 § 3a k.p.a., terminy roczne kończą się w dniu o tej samej dacie w ostatnim roku. Jeśli tego dnia nie ma (np. 29 lutego), kończą się w dniu go poprzedzającym.
🧩 Przykład praktyczny:
Jeśli decyzja została wydana 29 lutego 2024 r., to trzyletni termin upłynie 28 lutego 2027 r.
🗓 Co jeśli ostatni dzień terminu to sobota lub święto?
Jeśli ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy – termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy, zgodnie z art. 57 § 4 k.p.a.
📌 Dni ustawowo wolne od pracy (zgodnie z ustawą z 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy):
- 1 stycznia (Nowy Rok),
- 6 stycznia (Trzech Króli),
- Niedziela Wielkanocna i Poniedziałek Wielkanocny,
- 1 i 3 maja,
- Boże Ciało,
- 15 sierpnia,
- 1 i 11 listopada,
- 25 i 26 grudnia,
- każda niedziela,
- oraz dni dodatkowo ogłoszone w stanie epidemii.
⚖️ Wyrok NSA (I OPS 1/11): sobota została zrównana z dniem ustawowo wolnym od pracy. To oznacza, że sobota również przesuwa termin na następny dzień roboczy.
🧩 Przykład praktyczny:
Termin 7-dniowy kończy się w sobotę 13 lipca. Ostateczny dzień terminu to poniedziałek 15 lipca.
📬 Kiedy uznaje się, że termin został zachowany?
Nie zawsze o skuteczności czynności decyduje moment, kiedy pismo dotarło do urzędu. W myśl art. 57 § 5 k.p.a., termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
- 📧 Wysłane w formie elektronicznej do organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał urzędowe poświadczenie odbioru (UPO),
- ✉️ Nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (czyli Poczta Polska S.A.),
- 🏛 Złożone w polskim urzędzie konsularnym,
- 🎖 Złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej,
- ⚓ Złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku,
- 🚔 Złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
🧩 Przykład praktyczny:
Pan Marek wysłał odwołanie listem poleconym z urzędu pocztowego 24 maja – był to ostatni dzień terminu. Chociaż urząd otrzymał list 27 maja, termin został dochowany, ponieważ decyduje data stempla pocztowego.
📨 Jakie znaczenie ma sposób doręczenia pisma?
Jeżeli strona złoży pismo po terminie lub niewłaściwym kanałem, organ administracji może uznać czynność za bezskuteczną.
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Zofia wysłała pismo w ostatnim dniu terminu, ale za pośrednictwem zagranicznej poczty z Berlina. Mimo że pismo dotarło po dwóch dniach, a strona działała w dobrej wierze, termin nie został dochowany – operator zagraniczny nie spełnia warunków określonych w art. 57 § 5 pkt 2 k.p.a.
🧩 Przykład zbiorczy – analiza różnych scenariuszy
🔍 Przypadek 1:
Pan Tomasz otrzymuje decyzję 2 stycznia 2025 r. (czwartek). Ma 14 dni na złożenie odwołania.
- Termin biegnie od 3 stycznia.
- Upływa 16 stycznia (czwartek).
- Pan Tomasz składa odwołanie osobiście w urzędzie 16 stycznia – ✔ termin dochowany.
🔍 Przypadek 2:
Pani Elżbieta odbiera decyzję 8 listopada 2025 r. (sobota). Termin to 7 dni.
- Termin biegnie od 9 listopada (niedziela), czyli faktycznie od 10 listopada (poniedziałek).
- Siódmy dzień przypada na niedzielę 16 listopada.
- Termin przesuwa się na poniedziałek 17 listopada.
- ✔ Pismo złożone 17 listopada jest skuteczne.
🔍 Przypadek 3:
Pan Adrian nadał pismo 21 kwietnia w punkcie nadania przesyłek jednej z firm kurierskich.
- Kurier nie jest operatorem wyznaczonym.
- Pismo wpłynęło do urzędu 24 kwietnia, termin upłynął 22 kwietnia.
- ✖ Termin nie został zachowany, czynność bezskuteczna.
🔄 Czy można uratować spóźnioną czynność?
Tak – służy temu instytucja przywrócenia terminu, o której mowa w art. 58 k.p.a. Jeśli strona:
- nie dotrzymała terminu bez swojej winy,
- wniesie wniosek o przywrócenie terminu w ciągu 7 dni od ustania przeszkody,
- równocześnie złoży właściwe pismo (np. odwołanie),
– organ może przywrócić termin.
🧩 Przykład praktyczny:
Pani Alicja leżała nieprzytomna w szpitalu przez 3 tygodnie. Po wybudzeniu dowiedziała się, że decyzja była jej doręczona przed hospitalizacją. Od razu złożyła wniosek o przywrócenie terminu do złożenia odwołania – i je dołączyła. ✔ Warunki spełnione – istnieją szanse na przywrócenie terminu.
⚖️ Co robi organ, gdy uzna, że termin nie został dotrzymany?
Jeśli nie zostały spełnione warunki z art. 57 § 5 k.p.a., a strona nie złożyła skutecznego wniosku o przywrócenie terminu:
- czynność jest bezskuteczna,
- organ może pozostawić pismo bez rozpoznania,
- postępowanie może zostać umorzone, jeśli brak czynności uniemożliwia dalsze jego prowadzenie.
⚠️ Ważne: Pismo złożone po terminie, które nie wywołuje skutków prawnych (np. odwołanie), nie wstrzymuje wykonania decyzji.
🧠 Podsumowanie – najważniejsze zasady obliczania terminów
✔ Dzień, w którym nastąpiło zdarzenie (np. doręczenie), nie wlicza się do terminu – liczenie rozpoczyna się od dnia następnego.
✔ Terminy tygodniowe kończą się w dniu tygodnia odpowiadającym początkowemu dniowi, a miesięczne i roczne – w dniu odpowiadającym datą lub najbliższym możliwym.
✔ Jeśli koniec terminu wypada w sobotę lub święto – przedłuża się on do najbliższego dnia roboczego.
✔ Termin uważa się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostało wysłane lub złożone w jeden ze sposobów wymienionych w art. 57 § 5 k.p.a. (np. Poczta Polska, ePUAP, konsulat).
✔ Przy spóźnieniu warto rozważyć wniosek o przywrócenie terminu, jeśli uchybienie nie było zawinione, a wniosek jest złożony w ciągu 7 dni od ustania przeszkody.
📚 Podstawa prawna
- Art. 57 § 1–5 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 775 ze zm.)
- Art. 58 – ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego
- Art. 1 i art. 1a – ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. z 2015 r. poz. 90 ze zm.)
- ⚖️ Uchwała składu 7 sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 15 czerwca 2011 r., sygn. I OPS 1/11, LEX nr 818666
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- terminy w postępowaniu administracyjnym
- jak liczyć termin do odwołania
- przesunięcie terminu na dzień roboczy
- dochowanie terminu w urzędzie
- przywrócenie terminu odwołania 2025