Od 1 kwietnia 2025 roku każda spółka prawa handlowego zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), niezależnie od daty rejestracji, ma obowiązek posiadania aktywnego adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Choć przepisy nie przewidują za to sankcji, brak aktywnej skrzynki może poważnie skomplikować odbiór korespondencji urzędowej. W tym poradniku wyjaśniamy, co to są e-doręczenia, jak je założyć, czym różnią się PURDE i KURDE, i dlaczego warto działać od razu.
Dlaczego temat jest ważny?
Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń to nie tylko kwestia zgodności z przepisami. To także:
- sposób na tańszą i szybszą komunikację z urzędami,
- gwarancja otrzymania pism bez względu na fizyczną obecność w firmie,
- uproszczenie i digitalizacja procesu obiegu dokumentów.
W praktyce brak adresu może oznaczać kłopoty z uznaniem skuteczności doręczeń przez urzędy, a tym samym potencjalne ryzyko przegapienia ważnych terminów procesowych.
🔧 Jak działa system e-doręczeń?
System e-doręczeń ma zastąpić papierową korespondencję poleconą. Składa się z kilku elementów i skrótów, które warto znać:
| Skrót | Znaczenie |
|---|---|
| ADE | Adres do doręczeń elektronicznych |
| BAE | Baza adresów elektronicznych – tu znajdują się wszystkie ADE |
| PURDE | Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – darmowa usługa doręczeń między urzędami a obywatelami/przedsiębiorcami |
| KURDE | Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego – płatna usługa między przedsiębiorcami i osobami fizycznymi |
| PUH | Publiczna Usługa Hybrydowa – urząd wysyła pismo elektronicznie, a operator (np. Poczta Polska) je drukuje i dostarcza tradycyjnie |
| KDU | Kwalifikowany Dostawca Usług – np. Asseco, Autenti, Poczta Polska – oferują usługę KURDE |
🧩 Przykłady praktyczne
Przykład 1: Spółka z o.o. z Zielonej Góry
Spółka Noveco Sp. z o.o. została zarejestrowana w KRS w 2019 roku. 1 kwietnia 2025 r. nie miała jeszcze aktywowanego ADE. Urząd gminy próbował wysłać do niej decyzję podatkową przez e-doręczenia, ale nie znalazł jej adresu w BAE. Skutek? Pismo wróciło, a urząd musiał je wydrukować i wysłać tradycyjnym listem. Firma otrzymała dokument po 10 dniach, tracąc możliwość szybkiej reakcji.
Przykład 2: Nowa spółka komandytowa z Bielska-Białej
TechSum Komandytowa została zarejestrowana 15 stycznia 2025 roku. Od tego dnia, zgodnie z przepisami, już podczas rejestracji musiała założyć adres do doręczeń elektronicznych. Dzięki temu od razu może odbierać korespondencję z ZUS i urzędów skarbowych za pomocą PURDE – bez wizyt na poczcie.
Kogo dotyczy obowiązek?
Od 1 kwietnia 2025 r. wszystkie podmioty zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać ADE. Chodzi głównie o:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- spółki komandytowe,
- spółki jawne,
- spółki komandytowo-akcyjne.
➡ Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten obejmuje także nowo rejestrowane spółki i JDG (w CEIDG).
➡ Od 1 października 2026 r. – wszystkie podmioty wpisane do CEIDG, nawet te istniejące wcześniej.
Jak założyć adres do e-doręczeń?
- Zaloguj się do portalu e-doręczeń przez profil zaufany lub e-dowód: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-adres-do-e-doreczen
- Wybierz typ podmiotu (np. spółka z KRS).
- Wypełnij formularz i wskaż osobę uprawnioną do odbioru.
- Podpisz wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
- Oczekuj na zatwierdzenie i publikację w BAE.
⚖️ Wyroki sądowe i interpretacje urzędowe
🔎 W świetle art. 4 ust. 1 w zw. z art. 7 ustawy o doręczeniach elektronicznych, organ administracyjny ma obowiązek wysyłania korespondencji do podmiotów wpisanych do KRS przez e-doręczenia, jeśli tylko ich adres widnieje w bazie.
📌 Jeżeli pismo zostanie wysłane tradycyjnie, a adres ADE istniał, przedsiębiorca może powołać się na nieskuteczne doręczenie.
Co z wysyłką do innych przedsiębiorców lub konsumentów?
📤 Między przedsiębiorcami (np. spółka do spółki) można wysyłać e-doręczenia tylko przez usługę KURDE, świadczoną przez KDU. Ta usługa jest płatna i wymaga, aby obie strony miały ADE.
👤 Konsument może wysłać e-doręczenie do spółki, ale tylko przez KURDE – pod warunkiem, że sam założy ADE (co jest dobrowolne) i zapłaci za usługę.
Podsumowanie 🧾
✔ Od 1 kwietnia 2025 r. każda spółka wpisana do KRS musi mieć aktywny adres do doręczeń elektronicznych.
✔ Brak skrzynki może uniemożliwić skuteczne doręczenie pism przez organy administracji.
✔ Korzystanie z systemu pozwala oszczędzać czas i pieniądze, zwłaszcza przy kontaktach z urzędami.
✔ System składa się z usług PURDE (bezpłatnej) i KURDE (płatnej), obsługiwanych przez BAE i KDU.
✔ Przedsiębiorcy powinni nie tylko założyć ADE, ale też regularnie logować się do skrzynki.
📚 Podstawa prawna
- art. 2 pkt 6 lit. c, art. 4 ust. 1, art. 7, art. 151 ust. 1 – Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 39 § 1 – Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku:
- obowiązek e-doręczeń dla spółek 2025
- jak założyć adres do doręczeń elektronicznych
- różnice między PURDE i KURDE
- e-doręczenia a tradycyjna poczta
- kiedy urząd musi doręczyć przez e-doręczenia
🔗 Przydatne linki:
- Rejestr adresów elektronicznych (BAE): https://www.gov.pl/web/e-doreczenia
- Instrukcja dla przedsiębiorców: https://www.biznes.gov.pl/pl/firma/sprawy-urzedowe/e-doreczenia