Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to system teleinformatyczny stworzony do prowadzenia postępowań sądowych w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy, wierzyciele i pełnomocnicy muszą pamiętać, że cała komunikacja w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych odbywa się za jego pośrednictwem. Kluczowe znaczenie ma więc prawidłowe sporządzenie i złożenie dokumentów.
W niniejszym poradniku wyjaśniamy:
- czym jest dokument elektroniczny,
- jakie są jego rodzaje w systemie KRZ,
- jak traktować skany i kopie dokumentów,
- jakie zasady dotyczą podpisu elektronicznego i limitów technicznych.
Dokument elektroniczny – definicja i znaczenie prawne
Podstawę prawną stanowi art. 216a ust. 1b ustawy – Prawo upadłościowe oraz art. 196a ust. 3 ustawy – Prawo restrukturyzacyjne, zgodnie z którymi:
„do pisma procesowego wnoszonego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe dołącza się załączniki w postaci elektronicznej”.
Definicję dokumentu elektronicznego zawiera art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który stanowi, że dokument elektroniczny to:
„stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”.
W praktyce oznacza to, że dokument elektroniczny w KRZ to plik (np. PDF, DOC, XLS), załączony do formularza w systemie.
Rodzaje dokumentów elektronicznych w KRZ
Każdy dokument składany przez KRZ ma formę elektroniczną. Można wyróżnić dwa główne typy:
- Dokument sporządzony pierwotnie w formie papierowej – np. umowa podpisana odręcznie, a następnie zeskanowana.
- Dokument sporządzony od początku w formie elektronicznej – np. pełnomocnictwo przygotowane i podpisane wyłącznie elektronicznie.
Od tego, z jakim typem dokumentu mamy do czynienia, zależą obowiązki strony – np. konieczność złożenia papierowego oryginału albo poświadczenia zgodności.
W praktyce dokument elektroniczny w KRZ może występować w jednej z trzech postaci:
- oryginał sporządzony w postaci elektronicznej,
- poświadczony elektronicznie odpis,
- elektroniczna kopia dokumentu (np. skan lub zdjęcie).
Skany dokumentów a forma elektroniczna
Najwięcej kontrowersji budzi pytanie: czy skan dokumentu papierowego, podpisany elektronicznie, należy traktować jako dokument papierowy odwzorowany cyfrowo, czy już pełnoprawny dokument elektroniczny?
Dyskusja ta nie jest nowa – problem pojawił się już na gruncie Prawa zamówień publicznych po nowelizacji z 2016 r., kiedy wprowadzono obowiązek komunikacji elektronicznej. W praktyce wykształcił się pogląd, że forma elektroniczna jest zachowana zawsze wtedy, gdy dokument został opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym – niezależnie od tego, czy pierwotnie sporządzono go w wersji papierowej.
Na gruncie Prawa upadłościowego i Prawa restrukturyzacyjnego stosuje się analogiczne podejście. Oznacza to, że:
- skan dokumentu podpisany elektronicznie należy traktować jako dokument elektroniczny, który nie został sporządzony w formie papierowej.
- nie trzeba go poświadczać ani przesyłać oryginału w wersji papierowej.
Argumentem za takim stanowiskiem jest fakt, że nie istnieje dokument papierowy z podpisem elektronicznym – taki podpis funkcjonuje wyłącznie w postaci elektronicznej.
Dodatkowe potwierdzenie znajdziemy w art. 781 § 1 k.c.:
„Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
Znaczenie dla oceny dowodowej dokumentu
Należy pamiętać, że nie każdy dokument elektroniczny ma taką samą wartość dowodową.
- Kopia lub skan bez poświadczenia – co do zasady nie jest dokumentem, ale może być dowodem pomocniczym (wyrok SN z 21.06.2023 r., II CSKP 1886/22).
- Dokumenty wymagające oryginału – np. pełnomocnictwo (art. 126 § 3 k.p.c.) czy karta do głosowania nad układem w postępowaniu restrukturyzacyjnym.
- Dokumenty wystarczające w formie elektronicznej – np. oświadczenie o prawdziwości danych czy karta do głosowania podpisana elektronicznie.
📄 Przykład praktyczny 1
Wierzyciel składa w KRZ skan umowy z dłużnikiem i podpisuje go elektronicznie.
➡️ Dokument będzie traktowany jako kopia. Jeżeli nie zostanie złożony oryginał lub odpis poświadczony za zgodność, sąd potraktuje go jak zwykłą kserokopię.
📄 Przykład praktyczny 2
Pełnomocnik spółki przesyła skan pełnomocnictwa podpisanego odręcznie przez zarząd.
➡️ To dokument papierowy odwzorowany elektronicznie – trzeba dostarczyć oryginał pełnomocnictwa do sądu.
📄 Przykład praktyczny 2a
To samo pełnomocnictwo zostaje dodatkowo podpisane elektronicznie przez członków zarządu.
➡️ Nie ma obowiązku składania wersji papierowej, bo dokument istnieje wyłącznie w formie elektronicznej.
📄 Przykład praktyczny 3
Wierzyciel głosuje nad układem, wysyłając skan karty do głosowania podpisanej długopisem, a następnie opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
➡️ Karta jest ważna, a wierzyciel nie musi przesyłać oryginału – oświadczenie woli zostało skutecznie złożone w formie elektronicznej.
Podpis elektroniczny w systemie KRZ
Każde pismo procesowe oraz załączone dokumenty składane przez KRZ muszą być opatrzone podpisem elektronicznym. Podstawę prawną stanowi art. 216a ust. 1a ustawy – Prawo upadłościowe oraz art. 196a ust. 2 ustawy – Prawo restrukturyzacyjne:
„Pisma procesowe oraz dokumenty wniesione za pośrednictwem systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo uwierzytelnia się w sposób zapewniający możliwość potwierdzenia pochodzenia i integralność weryfikowanych danych w postaci elektronicznej, dostępny w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe”.
Rodzaje podpisów elektronicznych dopuszczalnych w KRZ
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Zdefiniowany w rozporządzeniu eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014).
- To zaawansowany podpis elektroniczny składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia i opartego na kwalifikowanym certyfikacie.
- Wymaga instalacji odpowiedniego oprogramowania i posiadania certyfikatu na nośniku zewnętrznym.
- Najczęściej stosowany w obrocie profesjonalnym – przez adwokatów, radców prawnych, doradców restrukturyzacyjnych.
- W niektórych przypadkach niezbędny, np. do podpisania zarządzenia o otwarciu akt postępowania o zatwierdzenie układu.
- Podpis zaufany (Profil Zaufany)
- Składany przez system ePUAP.
- Nie wymaga instalowania dodatkowego oprogramowania ani posiadania specjalnego urządzenia.
- KRZ przekierowuje użytkownika na stronę profilu zaufanego.
- Wystarczający w prostszych sprawach – np. dla wierzycieli składających zgłoszenie wierzytelności.
- Podpis osobisty
- Wykorzystywana jest warstwa elektroniczna dowodu osobistego (e-dowodu).
- Proces podobny do podpisu kwalifikowanego – wymaga odpowiedniego oprogramowania i czytnika.
- Może być stosowany jako alternatywa dla podpisu kwalifikowanego.
- Inne sposoby uwierzytelnienia
- Przykład: dokument z KRZ zawierający kod QR umożliwiający weryfikację jego prawdziwości.
- Ta forma wykorzystywana jest głównie dla dokumentów wygenerowanych w samym systemie.
Jak podpisuje się dokumenty w KRZ
- Formularz (np. zgłoszenie wierzytelności) należy podpisać dopiero po jego przygotowaniu.
- Po podpisaniu formularza można go edytować, ale każda zmiana wymaga ponownego podpisania.
- Podpis składa się z poziomu zakładki „Skrzynka przesyłek” → „W opracowaniu”, gdzie dostępna jest opcja „Podpisz”.
- Dopiero po podpisaniu dokumentu można go wysłać do sądu – przycisk „Wyślij” również w „Skrzynce przesyłek”.
Podpisywanie załączników
- Załączniki podpisuje się przed dodaniem ich do systemu.
- W przypadku kwalifikowanego podpisu – przy pomocy dedykowanego oprogramowania producenta podpisu.
- W przypadku podpisu zaufanego – można skorzystać z rządowej aplikacji: Podpisz dokument elektronicznie profilem zaufanym.
- Należy pamiętać, że podpisanie formularza nie jest równoznaczne z podpisaniem wszystkich załączników. Każdy dokument trzeba przeanalizować indywidualnie.
Limity techniczne podpisów i załączników
KRZ wprowadza ograniczenia co do rozmiaru i liczby plików, które można załączyć, w zależności od wybranego rodzaju podpisu:
| Rodzaj podpisu | Limit liczby załączników | Limit rozmiaru całkowitego | Limit jednego załącznika |
|---|---|---|---|
| Podpis zaufany | 20 | 10 MB | 5 MB |
| Kwalifikowany podpis elektr. | 50 | 50 MB | 8 MB |
| Podpis osobisty | 50 | 50 MB | 8 MB |
📌 Wskazówka praktyczna: Jeśli pliki przekraczają dopuszczalny rozmiar, można je podzielić (np. duży PDF na kilka mniejszych) lub połączyć w jeden dokument.
⚠️ Ograniczenia te mogą w przyszłości zostać zwiększone, ale na razie obowiązują powyższe limity.
Podstawa prawna
W poradniku zostały przywołane następujące przepisy:
- art. 216a ust. 1a–1c – ustawa z 28.02.2003 r. – Prawo upadłościowe
- art. 196a ust. 2–4 – ustawa z 15.05.2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne
- art. 3 pkt 2 – ustawa z 17.02.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
- art. 781 § 1 – Kodeks cywilny
- art. 126 § 3 – Kodeks postępowania cywilnego
- rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. (eIDAS)
- Wyrok Sądu Najwyższego z 21.06.2023 r., II CSKP 1886/22
Tematy porad zawartych w poradniku (SEO)
- dokument elektroniczny w KRZ – definicja, rodzaje i skutki prawne
- podpis elektroniczny w postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym
- skan dokumentu podpisany elektronicznie – kiedy wystarczy, a kiedy trzeba złożyć oryginał
- jak podpisać i wysłać dokument w KRZ – praktyczne limity i zasady