Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) to system teleinformatyczny, w którym prowadzone są postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne. Od momentu jego uruchomienia składanie pism w tych postępowaniach odbywa się co do zasady wyłącznie elektronicznie, za pośrednictwem KRZ. W niniejszym poradniku wyjaśniam, jakie są podstawy prawne tego obowiązku, kto i kiedy może być zwolniony z korzystania z systemu oraz jakie skutki wiążą się ze złożeniem pisma w niewłaściwej formie.
Podstawy prawne składania pism w KRZ
Postępowania upadłościowe i restrukturyzacyjne należą do postępowań cywilnych. Oznacza to, że w kwestiach nieuregulowanych szczególnymi ustawami stosuje się przepisy Kodeksu postępowania cywilnego (k.p.c.).
Główną podstawą prawną nakładającą obowiązek składania pism za pośrednictwem KRZ są:
- „art. 216a – Prawo upadłościowe (p.u.)”,
- „art. 196a – Prawo restrukturyzacyjne (p.r.)”.
W praktyce oznacza to, że wszelkie pisma procesowe – od wniosków inicjujących postępowanie po zgłoszenia wierzytelności – muszą być składane wyłącznie przez system KRZ.
Jeżeli ustawy szczególne nie zawierają odpowiednich regulacji, zastosowanie ma „art. 229 ust. 1 p.u.” oraz „art. 209 ust. 1 p.r.”, które odsyłają do księgi pierwszej części pierwszej k.p.c. z wyłączeniem szeregu przepisów (m.in. art. 130¹a, 130², 139¹, 205¹–205¹² k.p.c.).
Oznacza to, że obowiązek elektronicznego składania pism w KRZ nie wyłącza wymogów formalnych dla pism procesowych określonych w k.p.c. – przeciwnie, nakłada na składającego konieczność:
- wniesienia pisma w systemie,
- skorzystania z właściwego formularza dostępnego w systemie,
- spełnienia wymogów określonych w „art. 126 i n. k.p.c.”,
- zastosowania przepisów szczególnych, np. „art. 240 p.u.” przy zgłoszeniu wierzytelności,
- podpisania pisma podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód),
- dołączenia załączników w odpowiedniej formie.
📄 Przykład
Pan Adam, przedsiębiorca budowlany, chce złożyć sprzeciw wobec uznania wierzytelności innego wierzyciela. Loguje się do KRZ, wybiera odpowiedni formularz, wypełnia dane stron, sygnaturę sprawy oraz treść sprzeciwu. Dołącza skan umowy i przelewu, a następnie podpisuje całość podpisem kwalifikowanym. Brak jednego z tych elementów – np. pominięcie podpisu – spowoduje, że pismo zostanie uznane za nieskuteczne.
Wyłączenia z obowiązku składania pism przez KRZ
Nie wszyscy uczestnicy postępowań muszą korzystać z systemu teleinformatycznego. Ustawodawca przewidział wyjątki dla określonych kategorii osób i należności.
Zgodnie z „art. 216aa ust. 1 p.u.” oraz „art. 196b ust. 1 p.r.” z obowiązku składania pism elektronicznie zwolnieni są:
- wierzyciele dochodzący należności ze stosunku pracy (z wyjątkiem wynagrodzenia reprezentanta upadłego i osób zarządzających przedsiębiorstwem dłużnika),
- wierzyciele dochodzący alimentów,
- wierzyciele dochodzący rent z tytułu odszkodowania za chorobę, niezdolność do pracy, kalectwo lub śmierć,
- wierzyciele dochodzący renty wynikającej z zamiany prawa dożywocia na rentę,
- dłużnik będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej – w zakresie wniosku o upadłość i w toku tego postępowania („art. 491² ust. 3 p.u.”).
Osoby te mogą wnosić pisma w formie papierowej. Co więcej, przepisy przewidują nowatorskie rozwiązanie: treść oświadczenia może być złożona ustnie pracownikowi biura podawczego sądu. Pracownik ten wprowadza je do systemu KRZ, a następnie drukuje i dołącza do akt. Wprowadzone pismo opatruje swoim podpisem („art. 216a ust. 1a p.u.”).
Skutki złożenia pisma w formie papierowej
Zasadą jest, że pismo złożone poza systemem teleinformatycznym nie wywołuje skutków prawnych („art. 216a ust. 1 p.u.”, „art. 196a ust. 1 p.r.”). Dotyczy to zwłaszcza pism wniesionych:
- w biurze podawczym sądu,
- listownie przez operatora pocztowego.
W takiej sytuacji sąd najczęściej zwróci pismo nadawcy bez wezwania do poprawienia. Oznacza to, że zostanie ono potraktowane tak, jakby nigdy nie zostało złożone.
⚠️ Problem praktyczny: Co zrobić, gdy system KRZ ma awarię?
Nawet wtedy złożenie pisma papierowego nie spowoduje, że będzie ono skuteczne – zostanie zwrócone. Zamiast tego należy:
- skorzystać z funkcji „Zgłoś błąd” dostępnej w systemie,
- zgłosić awarię administratorowi,
- zachować potwierdzenie zgłoszenia jako dowód do ewentualnego wniosku o przywrócenie terminu („art. 169 § 1 k.p.c. w zw. z art. 229 ust. 1 p.u. lub art. 209 ust. 1 p.r.”).
W przypadku częściowej awarii – np. gdy nie działa podpis elektroniczny – możliwe jest złożenie pisma bez podpisu, a następnie poprawienie go poprzez funkcję „Skoryguj”.
Złożenie załączników w formie papierowej
Choć cała komunikacja w postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych odbywa się za pośrednictwem KRZ, przepisy przewidują sytuacje, w których konieczne jest dostarczenie dokumentów także w formie papierowej.
Zgodnie z „art. 216a ust. 1e p.u.” oraz „art. 196a ust. 6 p.r.”, jeżeli do pisma procesowego załączamy elektroniczne kopie dokumentów bez poświadczenia za zgodność z oryginałem, w ciągu 3 dni od dnia wniesienia pisma należy złożyć:
- oryginał dokumentu, albo
- odpis poświadczony za zgodność z oryginałem.
Niedochowanie tego obowiązku może prowadzić do uznania, że załączniki nie zostały skutecznie złożone.
📄 Przykład
Pani Katarzyna zgłasza wierzytelność i dołącza do formularza KRZ skan umowy pożyczki. Nie poświadczyła jednak dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z przepisami musi dostarczyć do sądu papierowy oryginał umowy albo odpis poświadczony przez notariusza – i to w terminie 3 dni od dnia zgłoszenia pisma w systemie.
Warto podkreślić, że obowiązek dostarczenia dokumentów w oryginale lub poświadczonym odpisie dotyczy tylko załączników. Samo pismo przewodnie zawsze musi być złożone w KRZ w wersji elektronicznej.
Obowiązek stosowania odpowiedniego formularza
W KRZ dostępny jest katalog formularzy opracowanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Formularze te są dostosowane treściowo do wymogów prawa i systemu.
Przykłady formularzy:
- „Zgłoszenie wierzytelności”,
- „Wniosek o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego”,
- „Pismo inne”.
W sytuacji, gdy nie ma dedykowanego wzoru albo formularz nie działa prawidłowo, użytkownik może skorzystać z formularza „Pismo inne” (dostępnego tylko po wpisaniu pełnej frazy w wyszukiwarce KRZ).
Dlaczego odpowiedni formularz jest tak ważny?
Niektóre wzory pism wywołują szczególne skutki techniczne w systemie.
Na przykład:
- zgłoszenie wierzytelności powoduje automatyczne utworzenie odrębnej teczki dla wierzyciela oraz wpisanie zgłoszenia do rejestru zgłoszeń wierzytelności.
- wniosek o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego powoduje założenie nowej sprawy w systemie.
Złożenie tych samych dokumentów w formularzu „Pismo inne” może sprawić, że system nie zadziała prawidłowo, a dokument nie zostanie przypisany do właściwej kategorii.
📄 Przykład
Spółka Alfa składa zgłoszenie wierzytelności poprzez formularz „Pismo inne”. Syndyk widzi pismo w aktach, ale system nie tworzy teczki dla wierzyciela. W efekcie późniejsze pisma tej spółki nie są powiązane z jej zgłoszeniem, co powoduje opóźnienia w pracy syndyka i wymaga dodatkowych czynności technicznych.
Możliwość dołączenia treści pisma jako załącznika
Użytkownik KRZ ma także możliwość przygotowania treści pisma w tradycyjnej formie (np. w edytorze tekstu) i dołączenia go jako załącznika do formularza. To rozwiązanie bywa wygodne w przypadku:
- pism o dużej objętości,
- pism zawierających skomplikowane uzasadnienia,
- pism, w których ograniczenia liczby znaków w formularzu są problematyczne.
Sądy i organy pozasądowe często akceptują takie rozwiązanie, a nawet je preferują. Przykładem jest instrukcja przygotowana w związku z postępowaniem upadłościowym Getin Bank S.A., gdzie sugerowano składanie treści zgłoszenia jako załącznika do formularza.
Skutki niezastosowania właściwego formularza
Niezłożenie pisma na odpowiednim wzorze co do zasady nie powoduje jego zwrotu. Jeżeli pismo:
- spełnia wymogi formalne pisma procesowego,
- zostało podpisane w wymagany sposób,
to wywołuje skutki prawne nawet wtedy, gdy zamiast formularza dedykowanego użyto formularza „Pismo inne”.
Wyjątkiem są sytuacje, gdy sąd lub organ uzna, że dla prawidłowego toku postępowania konieczne jest złożenie dokumentu na dedykowanym formularzu. Wówczas wzywa składającego do poprawienia i złożenia pisma ponownie.
Niepoprawne wypełnienie formularza
Wybór odpowiedniego formularza to dopiero pierwszy krok. Kolejnym jest jego prawidłowe wypełnienie. Błędy na tym etapie mogą spowodować, że pismo zostanie źle przypisane w systemie albo pozostanie bez rozpoznania.
Kluczowe pola w formularzu
- Rodzaj pisma – użytkownik określa charakter składanej czynności procesowej. Obecnie wybór typu pisma nie zmienia treści formularza ani sposobu rozpoznania sprawy, ale wpływa na organizację dokumentacji w systemie.
- Nazwa pisma – powinna być wpisana starannie. System nie umożliwia późniejszej edycji tego pola, więc błędne uzupełnienie może wymusić ponowne przygotowanie formularza.
- Sygnatura sprawy – podaje się ją tylko wtedy, gdy składamy pismo do postępowania już toczącego się w KRZ. W przypadku pism inicjujących (np. wniosku o otwarcie restrukturyzacji) pole to pozostaje puste.
- Identyfikator konta użytkownika – nie jest wymogiem formalnym określonym w przepisach, ale jego brak może sparaliżować dalsze czynności sądu lub organu pozasądowego.
Najczęstsze błędy użytkowników
- Podanie błędnej sygnatury – dokument trafia do niewłaściwej sprawy, co powoduje opóźnienia.
- Uzupełnienie sygnatury w piśmie, które powinno inicjować nową sprawę – pismo zostaje przypisane do już istniejących akt zamiast założyć nowe postępowanie.
- Brak identyfikatora konta – sąd może nie być w stanie dokonać czynności, np. doręczyć pism w systemie.
- Błędna nazwa pisma – brak możliwości edycji tego pola wymaga ponownego wypełnienia formularza od początku.
📄 Przykład
Pan Michał, pełnomocnik wierzyciela, składa wniosek o zatwierdzenie układu, ale omyłkowo wpisuje sygnaturę innego postępowania upadłościowego, w którym reprezentuje innego klienta. W efekcie jego pismo zostaje przypisane do niewłaściwych akt. Zamiast sprawnego rozpoznania, musi przygotować pismo od nowa, a jego klient traci cenny czas.
Znaczenie identyfikatora konta użytkownika
Każdy użytkownik KRZ ma przypisany unikalny identyfikator konta. Można go znaleźć:
- w panelu w prawym górnym rogu systemu (po kliknięciu w imię i nazwisko),
- w aplikacji „Moja Tożsamość”.
Choć przepisy nie przewidują obowiązku podawania tego identyfikatora w treści pisma procesowego, jego brak może mieć praktyczne konsekwencje.
Dlaczego identyfikator jest ważny?
- pozwala sądowi lub organowi nadać uczestnikowi dostęp do akt,
- umożliwia doręczenia elektroniczne przez system,
- usprawnia powiązanie pism z kontem użytkownika.
Skutki pominięcia identyfikatora
- jeśli w piśmie nie podano ani adresu, ani identyfikatora konta, sąd może pozostawić pismo bez dalszego biegu,
- w przypadku spółek i osób prawnych brak identyfikatora konta podmiotu może skutkować wezwaniem do jego podania pod rygorem pozostawienia korespondencji w aktach,
- w sytuacji, gdy działa pełnomocnik, podanie jego identyfikatora zazwyczaj wystarczy – doręczenia będą kierowane do niego.
📌 Wskazówka
Jeżeli występujesz jako reprezentant osoby prawnej (np. członek zarządu), zawsze podawaj identyfikator konta spółki, a nie tylko swój osobisty. W przeciwnym razie korespondencja może pozostać w aktach bez skutecznego doręczenia.
Korekta formularza w KRZ
Mimo staranności zdarza się, że pismo procesowe zostaje złożone z brakami formalnymi lub zawiera błędy techniczne. System KRZ przewiduje dwa sposoby ich uzupełnienia:
- złożenie nowego pisma poprzez formularz „Pismo inne”,
- skorzystanie z funkcjonalności „Skoryguj”.
Złożenie nowego pisma
Najprostszym sposobem jest ponowne złożenie pisma w systemie za pomocą formularza „Pismo inne”. Można w nim:
- wskazać, że jest to uzupełnienie braków formalnych,
- poprawić dane, które wcześniej zostały wypełnione błędnie,
- dołączyć brakujące dokumenty.
Ten tryb sprawdza się np. w przypadku niepełnych załączników lub konieczności uzupełnienia argumentacji.
Korekta pisma przez funkcję „Skoryguj”
W bardziej złożonych przypadkach, szczególnie przy braku podpisu, rekomendowane jest skorzystanie z funkcji „Skoryguj”.
Dlaczego to takie ważne?
Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (postanowienie z 9.11.2004 r., V CZ 111/04), brak podpisu jest brakiem formalnym, który można uzupełnić tylko przez złożenie podpisanej wersji tego samego pisma. Samo oświadczenie w nowym piśmie, że podpis stanowi uzupełnienie, może zostać uznane za niewystarczające.
Funkcja „Skoryguj” umożliwia złożenie podpisu pod identycznym dokumentem – bez konieczności jego ponownego tworzenia.
Jak skorygować pismo w systemie?
- Zaloguj się do KRZ i wejdź w „Skrzynkę przesyłek” (panel po lewej stronie).
- Wybierz zakładkę „Przesyłki wysłane”.
- Odszukaj pismo, które chcesz poprawić.
- Z rozwijanej listy akcji wybierz „Skoryguj”.
- Otworzy się formularz zawierający treść już złożonego pisma – z możliwością jej poprawienia.
- Po dokonaniu zmian zapisz formularz, podpisz go (kwalifikowanym podpisem, zaufanym lub osobistym) i wyślij.
Po wysłaniu korekty w aktach sprawy widoczne są oba dokumenty – pierwotne pismo i jego poprawiona wersja.
📄 Przykład
Spółka Beta złożyła zgłoszenie wierzytelności, ale pełnomocnik zapomniał podpisać formularza. Syndyk wezwał do uzupełnienia braku formalnego. Zamiast tworzyć nowe zgłoszenie, pełnomocnik użył funkcji „Skoryguj” i podpisał istniejący formularz. Dzięki temu nie musiał ponownie wypełniać wszystkich rubryk i uniknął ryzyka nieścisłości między wersjami dokumentów.
Podsumowanie praktyczne
- „Pismo inne” – dobre do uzupełniania braków dotyczących treści lub załączników.
- „Skoryguj” – najlepsze w przypadku braków formalnych wymagających identycznej treści (np. brak podpisu).
- Obie funkcje zapewniają, że korekta zostaje włączona do akt sprawy jako nowe pismo, a pierwotny dokument pozostaje w systemie w dotychczasowej treści.