W toku spraw sądowych przedsiębiorcy coraz częściej spotykają się z obowiązkiem przedstawienia ksiąg rachunkowych i dokumentów firmowych. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy to przedsiębiorca powołuje się na dowód z dokumentów, jak i wtedy, gdy takie żądanie wysuwa przeciwnik procesowy. 📊 Ten poradnik kompleksowo wyjaśnia, jak wygląda procedura przedstawienia ksiąg i dokumentów w świetle przepisów Kodeksu postępowania cywilnego, kto i kiedy może żądać ich okazania oraz jak zabezpieczyć się przed błędami mogącymi skutkować negatywnymi konsekwencjami procesowymi.
Dowiesz się również, kiedy wystarczy przedstawienie wyciągu z dokumentów, a kiedy sąd może zażądać całości ksiąg, także w wersji elektronicznej. 🧾
🔍 Analiza prawna
Dowód z ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa ma charakter dowodu z dokumentu prywatnego i regulowany jest szczególnie przez art. 249 Kodeksu postępowania cywilnego. Dotyczy to dokumentacji prowadzonej przez przedsiębiorstwa przemysłowe i handlowe, bez względu na ich formę prawną. Co istotne – obowiązek ten może dotyczyć zarówno dokumentów własnych przedsiębiorcy, jak i tych prowadzonych przez przeciwnika procesowego czy osoby trzecie.
„W sprawach dotyczących przedsiębiorstwa handlowego lub przemysłowego, w razie powołania się jednej ze stron na księgi i dokumenty przedsiębiorstwa, należy je przedstawić sądowi, jeżeli sąd uzna wyciąg za niewystarczający.” – art. 249 § 1 k.p.c. 📜
⚠️ Ważne informacje
- Przedstawienie dokumentów nie jest ograniczone tylko do papierowych wersji – możliwe jest także przekazanie ich w formie elektronicznej, jeżeli system teleinformatyczny sądu na to pozwala.
- Zlecenie biegłemu sporządzenia opinii nie zastępuje obowiązku przeprowadzenia dowodu z dokumentów.
- Nie można unikać obowiązku przedstawienia dokumentów, powołując się na ich obszerność – w takim wypadku sąd może zlecić przeprowadzenie dowodu na miejscu.
🧩 Przykłady praktyczne
🧑💼 Przykład 1: Spór o zapłatę z hurtownią
Firma „Aurelia-Bud Sp. z o.o.” została pozwana przez hurtownię budowlaną o zapłatę 250 000 zł z tytułu dostaw materiałów. W odpowiedzi na pozew, pełnomocnik pozwanej spółki powołał się na faktury sprzedaży, rejestry VAT oraz historię rozliczeń widoczną w systemie FK. Sąd uznał, że przedstawione zestawienie jest niewystarczające, i zobowiązał spółkę do przedstawienia pełnych ksiąg sprzedaży i korespondencji z kontrahentem.
Spółka udostępniła dokumenty w wersji elektronicznej, które zostały dołączone do akt. Po zapoznaniu się z nimi, sąd dopuścił dowód w całości.
🧾 Przykład 2: Pozew wspólnika o udziały
W sprawie o wykup udziałów, jeden ze wspólników spółki z o.o. zażądał przedstawienia ksiąg handlowych i protokołów z posiedzeń zarządu. Spółka ograniczyła się do przedstawienia wyciągów. Sąd uznał, że wyciągi są niewystarczające i zarządził pełne okazanie dokumentów w sądzie. W związku z trudnością dostarczenia całych segregatorów, sąd wysłał wyznaczonego sędziego do siedziby spółki, aby dokonał przeglądu i sporządził niezbędne wyciągi.
📌 Jak wygląda procedura przedstawienia dokumentów?
🧾 Krok 1: Wniosek dowodowy
Każda ze stron może zawnioskować o przeprowadzenie dowodu z ksiąg i dokumentów. Może to być:
- wniosek o dowód z własnych ksiąg lub dokumentów (np. faktur, zestawień księgowych),
- wniosek o dowód z ksiąg drugiej strony,
- żądanie przedstawienia dokumentów przez osobę trzecią (np. biuro rachunkowe).
Wniosek powinien wskazywać, czego konkretnie dotyczy dowód (np. księgi sprzedaży z konkretnego okresu, wyciągi bankowe, rejestry VAT).
📄 Krok 2: Ocena sądu – czy wystarczy wyciąg?
Zgodnie z art. 249 § 1 k.p.c., sąd w pierwszej kolejności powinien rozważyć, czy wystarczające będzie przedstawienie wyciągu z ksiąg.
Wyciąg to zazwyczaj:
- odpis konkretnej strony rejestru,
- fragment ewidencji,
- wycinek zestawienia lub raportu.
➡ Jeżeli sąd uzna, że wyciąg nie oddaje pełnego obrazu sytuacji – może zarządzić przedstawienie pełnych ksiąg.
📎 Krok 3: Przedstawienie wyciągu
Przedsiębiorca, któremu sąd nakazał przedstawienie wyciągu, nie musi załączać jego kopii dla drugiej strony – orzekł o tym już Sąd Najwyższy w 1980 r.
➡ Dokumenty mogą być przedstawione elektronicznie – jeśli tylko sąd dysponuje odpowiednim systemem (np. Portal Informacyjny, ePUAP, system teleinformatyczny sądu okręgowego).
🧑⚖️ Krok 4: Przeprowadzenie dowodu
Sąd zapoznaje się z dokumentami na posiedzeniu jawnym z udziałem stron. Strony mają też prawo do:
- przejrzenia wyciągów przed posiedzeniem,
- uzyskania ich odpisu,
- wypowiedzenia się co do treści dowodu.
⚠️ Sąd nie może ograniczyć się do zlecenia biegłemu analizy dokumentów – musi sam zapoznać się z ich treścią.
📂 Kiedy sąd może zażądać przedstawienia pełnych ksiąg i dokumentów?
Zgodnie z art. 249 § 1 Kodeksu postępowania cywilnego, sąd może zażądać przedstawienia pełnych ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa w sytuacji, gdy uzna, że wyciąg jest niewystarczający do rozstrzygnięcia sprawy.
🔍 Sąd każdorazowo ocenia:
- Czy przedstawiony wyciąg obejmuje wszystkie istotne dane?
- Czy istnieją rozbieżności między dokumentami a twierdzeniami stron?
- Czy druga strona może w wiarygodny sposób zweryfikować dane zawarte w wyciągu?
Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „nie”, to sąd zażąda przedstawienia całości dokumentacji, co może obejmować:
- księgi rachunkowe (np. dziennik, księgę główną, ewidencję przychodów i kosztów),
- faktury, umowy, rejestry VAT,
- zestawienia operacji bankowych,
- raporty kasowe,
- inne dokumenty księgowe mające znaczenie dla sprawy.
⚠️ Przesłanka „istotnej trudności” w dostarczeniu dokumentów do sądu
Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca nie jest w stanie fizycznie dostarczyć ksiąg lub dokumentów do sądu, np. ze względu na:
- objętość dokumentacji – np. tysiące stron wydruków lub archiwa zajmujące kilka regałów,
- postać elektroniczną – dokumenty przechowywane wyłącznie w systemie ERP lub w chmurze,
- lokalizację dokumentów – księgi znajdują się w oddziale firmy, u biura rachunkowego lub w innym miejscu poza siedzibą przedsiębiorcy.
📜 Wówczas zgodnie z art. 249 § 2 k.p.c.:
„gdy zachodzi istotna trudność w dostarczeniu ksiąg do sądu, sąd może przejrzeć je na miejscu lub zlecić sędziemu wyznaczonemu ich przejrzenie i sporządzenie niezbędnych wyciągów”.
🧩 Przykład praktyczny: dokumenty w systemie ERP
Spółka informatyczna „SysTech” została pozwana w sprawie o niewykonanie kontraktu. W obronie powołała się na raporty z systemu Jira oraz dane z systemu ERP (SAP), dokumentujące zmiany harmonogramu i prace nad projektem. Przedstawiono fragmenty raportów jako wyciąg, ale sąd uznał je za niewystarczające.
Ze względu na to, że pełne dane znajdowały się na serwerze w centrum danych i nie dało się ich w prosty sposób wydrukować, sąd zarządził przegląd dokumentów na miejscu z udziałem sędziego wyznaczonego.
🧾 Gdzie mogą być przechowywane dokumenty i księgi?
Przedsiębiorcy mogą legalnie przechowywać księgi poza siedzibą firmy – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.
📜 Zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości:
„Jednostka może przechowywać księgi rachunkowe poza swoją siedzibą, w miejscu wskazanym w polityce rachunkowości, pod warunkiem zapewnienia możliwości udostępnienia ich na żądanie organów lub sądu.”
Może to być np.:
- profesjonalne biuro rachunkowe,
- zewnętrzny serwer z bazą danych (cloud computing),
- centrala spółki zlokalizowana w innym mieście.
🧑⚖️ Kto może przejrzeć dokumenty w siedzibie firmy?
Jeżeli dokumenty mają być przeglądane na miejscu, sąd podejmuje decyzję, kto fizycznie dokona tej czynności:
- może to być sąd w pełnym składzie,
- lub sędzia wyznaczony, który po dokonaniu przeglądu sporządza niezbędne wyciągi.
⚠️ Przejrzenia nie może zlecić sądowi wezwanemu (czyli sądowi w innej miejscowości) – musi to być bezpośrednio sąd rozpoznający sprawę albo jego wyznaczony sędzia.
⚖️ Wyroki sądowe
Sądy od lat wypowiadają się jednoznacznie w kwestii dowodu z ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa. Oto kilka kluczowych orzeczeń:
- Wyrok SN z 10.01.1980 r., II CR 443/79: „Przedstawienie ksiąg handlowych nie wymaga dołączenia ich kopii dla stron – wystarczy udostępnienie do wglądu.”
- Wyrok SN z 4.11.2005 r., V CK 201/05: „Przepis art. 249 k.p.c. może być stosowany przez analogię do podmiotów nieprowadzących działalności handlowej – ale tylko w odniesieniu do ksiąg rachunkowych.”
- Orzeczenie SN z 8.02.1958 r., 1 CR 224/57: „Strony mają prawo uczestniczyć w przeglądzie dokumentów przez biegłego – powinny zostać zawiadomione o terminie i miejscu tej czynności.”
🏢 Jak wygląda przegląd ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa na miejscu?
Gdy sąd zdecyduje, że z uwagi na istotne trudności nie da się dostarczyć dokumentów do sądu, może zarządzić ich przegląd w miejscu ich przechowywania. Najczęściej będzie to:
- siedziba przedsiębiorcy,
- biuro rachunkowe,
- archiwum firmy,
- zewnętrzne centrum danych (w przypadku dokumentów cyfrowych).
📌 Warto wiedzieć: zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości, przechowywanie ksiąg rachunkowych poza siedzibą przedsiębiorcy jest całkowicie legalne – trzeba to tylko odpowiednio udokumentować w polityce rachunkowości.
🧑⚖️ Kto przeprowadza przegląd?
Zgodnie z art. 249 § 2 k.p.c., przeglądu może dokonać:
- sąd w składzie rozpoznającym sprawę, lub
- sędzia wyznaczony, który przygotowuje niezbędne wyciągi i przekazuje je do akt sprawy.
⚠️ Nie można zlecić tej czynności sądowi wezwanemu (czyli np. sądowi z innej miejscowości). Obowiązek ten ciąży na sądzie prowadzącym sprawę.
📌 Czynności techniczne podczas przeglądu
Przegląd dokumentacji nie jest tylko formalnością – sędzia lub sąd:
- zapoznaje się z pełną treścią ksiąg,
- może wykonywać notatki,
- może zlecić wykonanie kopii lub wyciągów,
- może przesłuchać pracownika przedsiębiorcy, który obsługuje system księgowy.
📎 W przypadku dokumentacji elektronicznej, możliwy jest dostęp do systemu FK lub ERP w obecności administratora danych firmy.
🤝 Uczestnictwo stron w przeglądzie dokumentów
Zarówno strona powołująca się na dowód, jak i jej przeciwnik, mają prawo uczestniczyć w przeglądzie dokumentów. To istotny element zasady kontradyktoryjności postępowania cywilnego.
⚖️ Orzecznictwo jest tu jednoznaczne:
„Badanie przez biegłego dokumentów i ksiąg znajdujących się u jednej ze stron, a niezłożonych do akt sądowych, jest w istocie rzeczy przeprowadzeniem dowodu (…). Przy przeprowadzeniu tego dowodu strony mają prawo uczestniczyć, wobec czego powinny zostać zawiadomione o terminie i miejscu przeprowadzenia dowodu.”
– SN, orz. z 8.02.1958 r., 1 CR 224/57
🔔 Sąd powinien zatem:
- zawiadomić strony o terminie i miejscu przeglądu,
- umożliwić im obecność,
- ewentualnie przyjąć ich uwagi co do zakresu czynności.
📄 Czy opinia biegłego może zastąpić dowód z dokumentów?
To bardzo częste pytanie. Odpowiedź brzmi: nie.
„Zlecenie biegłemu opracowania opinii na podstawie ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa nie może zastąpić przeprowadzenia dowodu z tych ksiąg i dokumentów oraz zapoznania się z nimi bezpośrednio przez sąd i strony.”
– M. Sieńko [w:] Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz, red. M. Manowska, 2020
Co to oznacza w praktyce?
✔️ Biegły może analizować dokumenty i na tej podstawie sporządzić opinię,
❌ ale sąd nadal ma obowiązek samodzielnie zapoznać się z dokumentami,
❌ a strony mają prawo zapoznać się z dokumentami osobiście, nie tylko z opinią.
🧩 Przykład praktyczny: odmowa udostępnienia dokumentów
Spółka „Greenvest” była pozwana o zwrot nakładów inwestycyjnych na nieruchomość. W toku sprawy powołano się na wewnętrzne protokoły inwestycyjne oraz rejestry zakupów. Pełnomocnik spółki odmówił jednak ich okazania, tłumacząc to tajemnicą handlową.
Sąd przypomniał, że nie ma znaczenia, czy księgi są własne, należą do przeciwnika czy osoby trzeciej – jeśli są powołane jako dowód, muszą być przedstawione (art. 249 § 1 k.p.c.). Wobec odmowy, sąd uznał twierdzenia strony za nieudowodnione i oddalił część wniosków dowodowych spółki.
📌 Obowiązki przedsiębiorcy
Jeśli sąd zażąda okazania ksiąg lub dokumentów – przedsiębiorca nie może tego ignorować.
📌 Ma obowiązek:
- fizycznie udostępnić dokumenty,
- wskazać lokalizację przechowywanych ksiąg,
- umożliwić przegląd na miejscu,
- nie utrudniać pracy sędziego lub stron,
- zapewnić dostęp do systemów informatycznych, jeśli dokumenty są cyfrowe.
⚠️ Utrudnianie lub odmowa mogą skutkować:
- oddaleniem wniosków dowodowych,
- pominięciem twierdzeń strony,
- negatywną oceną wiarygodności,
- konsekwencjami procesowymi – np. na podstawie art. 233 § 1 k.p.c. (swoboda oceny dowodów).
💡 Podsumowanie i wskazówki dla przedsiębiorcy
Przedstawienie ksiąg i dokumentów przedsiębiorstwa w postępowaniu cywilnym to nie tylko obowiązek, ale i ważne narzędzie procesowe. Może zadecydować o wygraniu lub przegraniu sprawy. Dlatego warto znać zasady, jakie rządzą tym dowodem, i odpowiednio się do niego przygotować.
✔ Kluczowe wnioski:
- Dowód z ksiąg i dokumentów dotyczy każdego przedsiębiorcy – niezależnie od formy działalności.
- Sąd może żądać wyciągu z dokumentów – a jeśli uzna go za niewystarczający, pełnych ksiąg.
- Przegląd dokumentów może odbyć się u przedsiębiorcy – w przypadku trudności z ich dostarczeniem.
- Strony mają prawo uczestniczyć w przeglądzie – muszą być zawiadomione.
- Opinia biegłego nie zastępuje przeglądu dokumentów – sąd i strony muszą mieć bezpośredni wgląd.
- Dokumenty elektroniczne są dopuszczalne – ale tylko przy zapewnieniu technicznej dostępności sądu.
💼 Dobre praktyki – jak się przygotować?
- Ustal politykę archiwizacji dokumentów – wskazując jednoznacznie, gdzie przechowywane są księgi.
- Zapewnij możliwość szybkiego udostępnienia dokumentów – najlepiej zarówno w wersji papierowej, jak i cyfrowej.
- Upewnij się, że system FK/ERP posiada funkcje eksportu i przeszukiwania danych – to przyspieszy proces przedstawienia wyciągów.
- W razie sporu – zgromadź zawczasu dokumentację na poparcie swojego stanowiska. Nie czekaj, aż zażąda tego sąd.
- Zadbaj o udział w przeglądzie dokumentów – wyślij pełnomocnika lub osobę kompetentną, która zna zawartość dokumentów.
📜 Przepisy prawne
Poniżej pełna lista przepisów, które pojawiły się w treści poradnika:
- art. 249 § 1 i 2 – Kodeks postępowania cywilnego
(Dz.U. z 2023 r. poz. 1550 z późn. zm.) - art. 125 § 2(1) i 2(1a) – Kodeks postępowania cywilnego
(w zakresie formy przedstawienia dowodu elektronicznego) - art. 11a – Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz.U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.)
🔖 Tematy porad zawartych w poradniku
- przedstawienie ksiąg w sądzie
- dowód z dokumentów w sprawie cywilnej
- obowiązki przedsiębiorcy wobec sądu
- wyciąg z ksiąg handlowych
- elektroniczne dokumenty księgowe w postępowaniu