Wprowadzenie doręczeń elektronicznych do procedury administracyjnej stanowi jedną z największych zmian w kontaktach obywateli i przedsiębiorców z organami publicznymi. Ustawa o doręczeniach elektronicznych oraz kolejne nowelizacje Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) wprowadziły system hierarchicznego doboru sposobu doręczania pism. Celem ustawodawcy było stopniowe przechodzenie z tradycyjnej korespondencji papierowej na komunikację cyfrową.
Przedsiębiorcy powinni znać tę sekwencję, aby rozumieć, w jaki sposób będą otrzymywać decyzje, postanowienia czy wezwania z urzędów.
Sposoby doręczeń w postępowaniu administracyjnym
Ogólne i szczególne podstawy prawne
Rodzaje doręczeń są regulowane dwutorowo:
- w sposób ogólny – przez ustawę o doręczeniach elektronicznych,
- w sposób szczególny – przez przepisy k.p.a., które zostały częściowo zmodyfikowane przez tę ustawę, a także przez późniejsze nowelizacje.
Do kluczowych zmian należy:
- modyfikacja przepisów k.p.a. przez art. 61 ustawy o doręczeniach elektronicznych z 5.10.2021 r.,
- nowelizacja art. 39 § 1 k.p.a. od 7.07.2022 r., która umożliwiła doręczenia także na konto w systemie teleinformatycznym organu,
- wcześniejsze wprowadzenie art. 393 k.p.a. (od 18.04.2020 r.), pozwalającego na doręczanie wydruków pism sporządzonych w formie elektronicznej.
Hierarchia sposobów doręczeń – art. 39 k.p.a.
Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 39 k.p.a., organ administracji stosuje następującą sekwencję doręczeń:
- Doręczenie w siedzibie organu – przez pracownika organu lub (od 2022 r.) na konto w systemie teleinformatycznym organu.
- Doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych adresata przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) – jeśli doręczenie w siedzibie organu lub na konto teleinformatyczne nie było możliwe.
- Doręczenie przez publiczną usługę hybrydową (PUH) albo przez pracowników organu lub inne upoważnione osoby – jeśli brak jest adresu do doręczeń elektronicznych w BAE lub nie wskazano go w podaniu.
- Doręczenie przesyłką rejestrowaną (np. listem poleconym) albo przez pracowników organu, inne osoby lub organy – jeśli nie można zastosować PUH, np. z powodu wyłączeń ustawowych czy ograniczeń technicznych.
Ta hierarchia jest dodatkowo modyfikowana przez przepisy szczególne – np. art. 39 § 4 k.p.a. czy art. 393 k.p.a.
Doręczenie w siedzibie organu i na konto w systemie teleinformatycznym
W pierwszej kolejności organ może doręczyć pismo bezpośrednio w swojej siedzibie – do rąk własnych strony, pełnomocnika czy innego uczestnika postępowania.
Dotyczy to zwłaszcza pism w formie papierowej, ale możliwe jest także przekazanie dokumentu na nośniku elektronicznym (np. pendrive, płyta CD). Zawsze wymaga to pokwitowania odbioru.
Od 7.07.2022 r. istnieje też możliwość doręczenia pisma na konto w systemie teleinformatycznym organu. Najczęściej będzie to konto użytkownika w systemie ePUAP, które ma być stopniowo wygaszane do 1.10.2029 r.
Zmiana ta budzi kontrowersje w doktrynie – wskazuje się, że osłabia docelową powszechność stosowania PURDE, a dodatkowo nie precyzuje m.in. momentu skutecznego doręczenia.
📌 Przykład: Pani Katarzyna, prowadząca biuro rachunkowe w Lublinie, przyszła do urzędu miasta w celu złożenia dokumentów. Urzędnik doręczył jej decyzję administracyjną bezpośrednio w siedzibie urzędu. W takim przypadku organ nie ma obowiązku korzystania z adresu do doręczeń elektronicznych.
Doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych (PURDE)
Jeśli doręczenie w siedzibie organu lub na konto w systemie teleinformatycznym nie jest możliwe, organ administracji doręcza pismo na adres do doręczeń elektronicznych z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
Zasady doręczania – art. 39 i art. 391 k.p.a.
Zgodnie z art. 391 k.p.a. pisma doręcza się stronie lub innemu uczestnikowi postępowania na:
- adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE),
a w przypadku pełnomocnika – na adres do doręczeń elektronicznych wskazany w podaniu,
albo
- adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, za pomocą której wniesiono podanie – jeśli adres strony lub uczestnika postępowania nie został wpisany do BAE.
Przepisy dają więc pewną elastyczność – szczególnie w przypadku pełnomocników, którzy mogą wskazać w podaniu inny adres do doręczeń niż ten wpisany w BAE.
Wątpliwości praktyczne
Problemy mogą pojawić się, gdy:
- strona nieposiadająca adresu w BAE wniesie podanie w postaci papierowej, wskazując w nim jako adres do kontaktu adres do doręczeń elektronicznych powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
W takim przypadku – zgodnie z zasadą poszanowania autonomii woli strony – organ powinien doręczać pisma na wskazany adres, zamiast stosować usługę hybrydową.
📌 Przykład: Spółka „Tech-Projekt” z Warszawy nie miała jeszcze zarejestrowanego adresu w BAE, ale jej pełnomocnik złożył podanie papierowe, wskazując adres do doręczeń elektronicznych spółki powiązany z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W takim przypadku urząd powinien kierować dalszą korespondencję na wskazany adres elektroniczny.
Doręczenie przez publiczną usługę hybrydową (PUH) lub przez pracowników organu
Jeśli nie ma możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych, organ stosuje rozwiązania z art. 39 § 2 k.p.a. – doręcza pismo za pokwitowaniem:
- przez operatora wyznaczonego z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH),
- albo przez swoich pracowników, inne upoważnione osoby lub organy.
Zasady i ograniczenia
- Doręczenia dokonywane przez pracowników organu nie wymagają odrębnego upoważnienia.
- Jeśli doręczenia dokonuje inna osoba lub organ – konieczne jest upoważnienie na piśmie, które musi być okazane adresatowi.
PUH nie może być stosowana w każdym przypadku. Wyłączenia obejmują m.in.:
- brak adresu w BAE i brak podania elektronicznego,
- sprawy, w których przepisy wyłączają stosowanie doręczeń elektronicznych (np. dokumenty niejawne),
- ograniczenia techniczne – np. zbyt duża objętość dokumentów.
Co ważne, organ ma swobodę wyboru – może zastosować PUH albo doręczenie przez pracowników.
📌 Przykład: Urząd wojewódzki chciał doręczyć decyzję przedsiębiorcy, który nie miał adresu w BAE i nie podał go w podaniu papierowym. Organ zdecydował, że zamiast korzystać z usługi hybrydowej, doręczy pismo bezpośrednio przez swoich pracowników.
Doręczenie przesyłką rejestrowaną
Zgodnie z art. 39 § 3 k.p.a., w razie braku możliwości doręczenia za pośrednictwem PUH, organ doręcza pisma:
- przesyłką rejestrowaną (listem poleconym),
- albo przez swoich pracowników, inne upoważnione osoby lub organy.
Przesyłka rejestrowana – zgodnie z art. 3 pkt 23 prawa pocztowego – to przesyłka pocztowa przyjęta za pokwitowaniem i doręczana za pokwitowaniem.
Dodatkowo, potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej ma moc dokumentu urzędowego (art. 17 prawa pocztowego).
📌 Przykład: Urząd marszałkowski miał doręczyć dużą dokumentację inwestycyjną spółce budowlanej. Ze względu na objętość plików nie mógł skorzystać z usługi hybrydowej. Zdecydował więc o wysłaniu dokumentów listem poleconym.
Wyjątki od sekwencji doręczeń – art. 39 § 4 k.p.a.
Choć zasadą jest stosowanie hierarchii doręczeń określonej w art. 39 k.p.a., to ustawodawca przewidział sytuacje, w których organ może odstąpić od korzystania z usług elektronicznych czy hybrydowych.
Zgodnie z art. 39 § 4 k.p.a., organ administracji może doręczyć pismo przez swoich pracowników, inne upoważnione osoby lub organy albo przesyłką rejestrowaną, jeżeli:
- doręcza decyzję z rygorem natychmiastowej wykonalności,
- doręcza decyzję podlegającą natychmiastowemu wykonaniu z mocy ustawy,
- doręczenie dotyczy spraw osobowych funkcjonariuszy lub żołnierzy zawodowych,
- wymaga tego ważny interes publiczny – np. bezpieczeństwo państwa, obronność czy porządek publiczny.
W praktyce wiele z tych przypadków koreluje z wyłączeniami stosowania PURDE i PUH zawartymi w przepisach szczególnych.
Wyłączenia szczególne
Przykładem jest art. 3a ustawy o Policji, zgodnie z którym:
„Obowiązku doręczenia korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo publicznej usługi hybrydowej nie stosuje się w sprawach osobowych funkcjonariuszy i byłych funkcjonariuszy Policji oraz jeżeli doręczenie korespondencji przy wykorzystaniu tych usług mogłoby istotnie utrudniać lub uniemożliwić realizację zadań Policji”.
Odwrócona cyfryzacja – art. 393 k.p.a.
Szczególny charakter ma art. 393 k.p.a., wprowadzony 18.04.2020 r. w związku z pandemią COVID-19. Przepis ten ustanawia mechanizm zwany „odwróconą cyfryzacją”.
Polega on na tym, że organ administracji publicznej może doręczyć wydruk pisma sporządzonego w postaci elektronicznej.
Warunki formalne
Wydruk powinien zawierać:
- informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej i opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, osobistym albo pieczęcią elektroniczną,
- dane osoby podpisującej (imię, nazwisko, stanowisko),
- identyfikator pisma nadany przez system teleinformatyczny,
- ewentualnie mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.
Skutek prawny
Taki wydruk ma moc dowodową równą dokumentowi elektronicznemu i zastępuje doręczenie pisma w postaci elektronicznej.
Rozwiązanie to jest szczególnie użyteczne, gdy adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych. Co istotne, ustawodawca nie określił dodatkowych warunków stosowania tego przepisu, co w praktyce oznacza, że organy mogą często korzystać z tej metody zamiast PUH.
📌 Przykład: Starostwo powiatowe w Białymstoku wydało decyzję o pozwoleniu na budowę w postaci elektronicznej, podpisaną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponieważ inwestor nie posiadał adresu do doręczeń elektronicznych, organ doręczył mu wydruk decyzji. Dokument ten wywołał takie same skutki, jak doręczenie w postaci elektronicznej.
Wnoszenie podań w postaci elektronicznej – art. 63 k.p.a.
Reforma doręczeń elektronicznych pociągnęła za sobą zmiany w zakresie składania podań do organów.
Zgodnie z art. 63 § 1 k.p.a. podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) można wnosić:
- na piśmie,
- faksem,
- ustnie do protokołu,
- w postaci elektronicznej – na adres do doręczeń elektronicznych organu albo za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej (np. ePUAP).
Ważne ograniczenie
Podania wysłane na zwykły adres e-mail urzędu pozostawia się bez rozpoznania – chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.
Wymogi formalne podań elektronicznych
- Pismo musi zawierać co najmniej wskazanie osoby wnoszącej, jej adres oraz żądanie.
- Podania sporządzone elektronicznie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.
- Jeżeli przepisy przewidują wzór podania – dokument elektroniczny musi być zgodny z tym wzorem (art. 63 § 2 i 3a k.p.a.).
W związku z nowym brzmieniem art. 14 k.p.a. zasada pisemności oznacza dziś, że pisma mogą być sporządzane w postaci papierowej lub elektronicznej.
Podstawa prawna
- art. 39–39³ – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 63 § 1–3a – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 393 – Kodeks postępowania administracyjnego
- art. 2 pkt 7, art. 3, art. 6, art. 61 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 17 – Prawo pocztowe
- art. 3a – ustawa o Policji
Tematy porad zawartych w poradniku
- doręczenia elektroniczne w postępowaniu administracyjnym
- publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego PURDE
- publiczna usługa hybrydowa PUH w administracji publicznej
- odwrócona cyfryzacja i doręczanie wydruków pism elektronicznych
- wnoszenie podań elektronicznych do organu administracji