Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych to nie tylko kwestia techniczna, ale także formalna procedura, która wywołuje określone skutki prawne. Wpis takiego adresu do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) odbywa się automatycznie i ma kluczowe znaczenie zarówno dla przedsiębiorców, jak i podmiotów publicznych. W tym poradniku wyjaśniam, jak działa mechanizm wpisu, jakie są jego konsekwencje i w jakich sytuacjach możliwa jest zmiana lub wykreślenie adresu z BAE.
Na czym polega wpis adresu do BAE?
Po aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z Publiczną Usługą Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), minister właściwy do spraw informatyzacji dokonuje jego wpisu do BAE.
🔹 Wpis ten:
- nie wymaga odrębnego wniosku,
- nie ma formy decyzji administracyjnej – jest czynnością materialno-techniczną,
- powinien następować automatycznie i niezwłocznie po aktywacji skrzynki doręczeń,
- wywołuje obowiązek przesłania przez ministra informacji o wpisie na adres, którego wpis dotyczy.
Dotyczy to zarówno podmiotów publicznych, jak i niepublicznych (np. przedsiębiorców).
Skutki wpisu adresu do BAE
1. Domyślny sposób doręczania korespondencji
Z chwilą wpisu adresu do BAE podmiot publiczny ma obowiązek kierować całą korespondencję wymagającą potwierdzenia nadania lub odbioru na ten adres. Wynika to z:
- „art. 4 – ustawa o doręczeniach elektronicznych” (u.d.e.).
Dodatkowo, zgodnie z „art. 7 ust. 1 u.d.e.”, sam wpis adresu do BAE oznacza żądanie doręczania korespondencji na ten adres.
2. Zawarcie umowy z Pocztą Polską
Wpis adresu do BAE jest równoznaczny z zawarciem umowy z Pocztą Polską na świadczenie PURDE. W przypadku podmiotów publicznych obejmuje to również publiczną usługę hybrydową (PUH).
3. Moc wpisów w BAE
Wpisy w BAE korzystają z domniemania prawdziwości – uznaje się je za zgodne z rzeczywistością, dopóki nie zostanie udowodnione inaczej.
Wybór dostawcy usługi rejestrowanego doręczenia
Podmioty niepubliczne (np. spółki, przedsiębiorcy) mogą wybrać dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego:
- mogą korzystać z usług kwalifikowanego dostawcy usług zaufania,
- albo z adresu utworzonego w ramach PURDE.
⚠️ Podmioty publiczne nie mają wyboru – muszą korzystać z PURDE i PUH.
Tryby wpisu adresu z usług kwalifikowanych
Wpis adresu do BAE związanego z usługą kwalifikowaną może odbywać się w dwóch trybach:
🔹 Tryb automatyczny
Następuje, gdy kwalifikowany dostawca usług zaufania przesyła dane wymagane w art. 30 u.d.e. do BAE. Możliwe jest także przekazanie tych danych przez:
- system teleinformatyczny KRS (art. 3a ust. 1 u.KRS),
- system CEIDG (art. 3 ust. 1 u.CEIDG).
Od wskazanej daty w komunikacie ministra właściwego możliwy będzie wpis z KRS i CEIDG automatycznie, jeśli przedsiębiorca wyrazi taką wolę.
🔹 Tryb wnioskowy
Podmiot niepubliczny może sam złożyć wniosek o wpis adresu, zawierający dane określone w art. 29 ust. 2 u.d.e..
Wniosek należy podpisać kwalifikowanym podpisem, podpisem osobistym lub podpisem zaufanym.
Do wniosku dołącza się dokumenty potwierdzające reprezentację lub pełnomocnictwo.
📌 Przykład:
Pani Anna prowadzi spółkę z o.o. i korzysta z usług kwalifikowanego dostawcy. Chce, aby jej adres znalazł się w BAE. Składa więc elektroniczny wniosek podpisany kwalifikowanym podpisem i dołącza dokument KRS potwierdzający, że jest prezesem zarządu.
Ilość i ważność wpisów
- Co do zasady do BAE wpisuje się tylko jeden adres dla danego podmiotu.
- Wyjątek: przedsiębiorcy oraz prawnicy mogą mieć dwa adresy (jeden służbowy, drugi prywatny).
- Podmioty publiczne – mogą mieć więcej niż jeden adres, jeśli wymaga tego ich struktura organizacyjna (jeden jest główny).
Wpisy:
- dla podmiotów publicznych i zobowiązanych przedsiębiorców – bezterminowe,
- dla pozostałych – na 3 lata z możliwością przedłużenia (art. 34 u.d.e.).
Wykreślenie i zmiana adresu w BAE
Wykreślenie z urzędu
Może nastąpić np. w przypadku:
- zgonu osoby fizycznej,
- likwidacji adresu,
- wykreślenia z KRS lub CEIDG.
Wykreślenie na wniosek
Podmiot niepubliczny niezobowiązany do posiadania adresu w BAE może złożyć wniosek o wykreślenie.
Zmiana dostawcy
Podmiot niepubliczny może zmienić dostawcę usługi doręczeń i zachować dotychczasowy adres (art. 24 u.d.e.).
Podstawa prawna
- art. 4 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 7 ust. 1 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 24 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 29 ust. 2 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 30 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 34 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 35 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 3 ust. 1 – ustawa o CEIDG
- art. 3a ust. 1 – ustawa o KRS
Tematy porad zawartych w artykule
- wpis adresu do doręczeń elektronicznych do BAE,
- skutki prawne wpisu do BAE,
- jak zmienić lub wykreślić adres z BAE,
- obowiązki przedsiębiorców dotyczące doręczeń elektronicznych.