Adres do doręczeń elektronicznych to narzędzie, które staje się obowiązkowe dla wielu podmiotów – zarówno publicznych, jak i niepublicznych. Umożliwia ono jednoznaczną identyfikację nadawcy i odbiorcy korespondencji przesyłanej w ramach publicznych i kwalifikowanych usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Poniżej znajdziesz kompleksowy poradnik, jak założyć i aktywować taki adres, jakie dane są wymagane we wniosku oraz jakie procedury należy przejść, aby móc w pełni korzystać z e-Doręczeń.
Czym jest adres do doręczeń elektronicznych?
Adres do doręczeń elektronicznych to kwalifikowany adres elektroniczny powiązany z usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Daje on pewność, że wysyłana i odbierana korespondencja elektroniczna ma taki sam skutek prawny jak tradycyjne listy polecone.
Co ważne:
- Podmioty publiczne mogą posiadać wyłącznie adres powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE).
- Podmioty niepubliczne (np. przedsiębiorcy) mogą uzyskać adres powiązany zarówno z PURDE, jak i z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Adresy te tworzy minister właściwy do spraw informatyzacji na podstawie wniosku lub automatycznie – w przypadku nowych wpisów do CEIDG i KRS.
Automatyczne tworzenie adresów – od kiedy i dla kogo?
Automatyczne tworzenie adresów nie oznacza, że każdy podmiot otrzyma je samoczynnie. Proces ten polega na automatycznym przekazywaniu danych z rejestrów CEIDG i KRS do systemu ministra cyfryzacji. Dzięki temu przedsiębiorcy, którzy dopiero zakładają działalność lub aktualizują wpis, będą mogli uzyskać adres do doręczeń elektronicznych bez konieczności składania dodatkowych dokumentów.
- Mechanizm ten zacznie obowiązywać od 1 października 2024 r. (zgodnie z art. 11 pkt 2 u.d.e.).
- O utworzeniu adresu podmiot zostanie poinformowany mailowo.
- Po aktywacji adres zostanie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
Uzyskanie adresu w trybie wnioskowym
Od 5 października 2021 r. dostępna jest procedura uzyskania adresu w trybie wnioskowym. Wniosek składa się online:
- Podmioty publiczne i podmioty niepubliczne niewpisane do CEIDG/KRS → korzystają z usługi na stronie gov.pl.
- Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG i KRS → korzystają z usługi na biznes.gov.pl.
We wniosku należy wskazać, dla kogo składany jest wniosek (dla siebie lub innego podmiotu). W przypadku działania przez pełnomocnika konieczne jest dołączenie dokumentu pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej (chyba że przysługuje zwolnienie).
Jakie dane trzeba podać we wniosku?
Zakres wymaganych danych zależy od rodzaju podmiotu:
Podmioty publiczne (art. 12 ust. 2 u.d.e.)
Wniosek musi zawierać m.in.:
- nazwę lub firmę,
- REGON i NIP (jeżeli nadane),
- numer KRS (jeżeli nadany),
- adres siedziby i adres korespondencyjny,
- dane administratora skrzynki doręczeń (imię, nazwisko, PESEL lub inny identyfikator, adres e-mail).
Osoby fizyczne – przedsiębiorcy lub zawody zaufania publicznego (art. 14 ust. 1 u.d.e.)
Wymagane są m.in.:
- imię i nazwisko,
- firma (dla przedsiębiorcy) lub tytuł zawodowy (np. adwokat, notariusz),
- REGON i NIP (jeżeli nadane),
- adres do korespondencji (dla osób fizycznych niebędących przedsiębiorcami) lub adres do doręczeń (dla przedsiębiorców z CEIDG),
- PESEL lub unijny identyfikator,
- adres e-mail,
- dane administratora skrzynki (jeżeli wyznaczony).
Podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną (art. 14 ust. 2 u.d.e.)
Należy podać m.in.:
- nazwę lub firmę,
- REGON, NIP, KRS (jeżeli nadane),
- formę prawną,
- adres siedziby i adres korespondencyjny,
- dane administratora skrzynki doręczeń.
📌 Przykład
Spółka „Nowoczesne Technologie” sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku składa wniosek o adres do doręczeń elektronicznych. Podaje nazwę firmy, numer KRS, REGON i NIP, adres siedziby, a także dane administratora skrzynki (imię, nazwisko, PESEL i e-mail). Wniosek podpisuje prezes zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Kto może być administratorem skrzynki?
- Obowiązkowo: podmioty publiczne i niepubliczne niebędące osobami fizycznymi.
- Fakultatywnie: osoby fizyczne mogą wyznaczyć administratora, ale nie muszą.
Administrator odpowiada za aktywację i zarządzanie skrzynką. Jeżeli zostanie ustanowiony, nie ogranicza to uprawnień właściciela skrzynki – obie osoby mogą równolegle zarządzać adresem.
Jak podpisać wniosek?
Forma podpisu zależy od rodzaju podmiotu:
- Osoba fizyczna – kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo osobisty.
- Podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną – kwalifikowana pieczęć elektroniczna podmiotu lub podpis elektroniczny osoby uprawnionej.
- Podmioty zagraniczne (UE, EOG, Szwajcaria) – kwalifikowana pieczęć elektroniczna podmiotu lub kwalifikowany podpis osoby uprawnionej.
- Podmioty publiczne – kwalifikowana pieczęć elektroniczna podmiotu publicznego lub podpis zaufany/podpis osobisty osoby fizycznej uprawnionej.
Aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych
Samo utworzenie adresu nie wystarcza – aby móc z niego korzystać, trzeba go aktywować.
Zgodnie z art. 19 ust. 3 u.d.e. uprawnieni do aktywacji są:
- administrator skrzynki doręczeń – w przypadku podmiotów publicznych i niepublicznych niebędących osobami fizycznymi,
- osoba fizyczna – przedsiębiorca lub przedstawiciel zawodu zaufania publicznego, a także wyznaczony administrator (jeżeli został wskazany).
Proces aktywacji wygląda następująco:
- Logowanie na konto na portalu gov.pl lub biznes.gov.pl.
- Wybór skrzynki i kliknięcie opcji „Aktywuj”.
- Akceptacja regulaminu i polityki prywatności.
- Potwierdzenie aktywacji.
Po aktywacji adres zostaje wpisany do BAE i umożliwia pełne korzystanie z e-Doręczeń.
📄 Podstawa prawna:
- art. 9 ust. 1, art. 11, art. 12 ust. 2, art. 14 ust. 1–2, art. 15 ust. 2, art. 16 ust. 1, art. 19 ust. 3 i 5 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz. 2320 z późn. zm.)
- art. 3a ust. 1 – ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm.)
- art. 3 ust. 1 – ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (Dz.U. 2018 poz. 647 z późn. zm.)
- art. 20a ust. 1 pkt 1–2 – ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. 2005 nr 64 poz. 565 z późn. zm.)
Tematy powiązane
- jak założyć adres do doręczeń elektronicznych
- aktywacja skrzynki e-Doręczeń krok po kroku
- adres do doręczeń elektronicznych dla przedsiębiorców
- obowiązki firm związane z e-Doręczeniami