Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tzw. kwalifikowana e-doreczenie) to alternatywa dla publicznej usługi doręczeń elektronicznych, skierowana przede wszystkim do podmiotów niepublicznych, w tym przedsiębiorców. Jest to narzędzie zapewniające bezpieczną i potwierdzoną wymianę korespondencji elektronicznej, które opiera się na wysokich standardach bezpieczeństwa i zaufania.
W tym poradniku wyjaśniamy, czym dokładnie jest kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, jakie ma cechy i jakie daje możliwości przedsiębiorcom w kontaktach z innymi firmami oraz instytucjami publicznymi.
Czym jest kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego?
Zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to usługa, o której mowa w art. 3 pkt 37 rozporządzenia 910/2014 (eIDAS).
👉 W praktyce oznacza to usługę, która pozwala na przesyłanie danych drogą elektroniczną, przy jednoczesnym zapewnieniu:
- dowodu wysłania i odbioru,
- ochrony danych przed utratą, kradzieżą, uszkodzeniem lub nieuprawnioną zmianą,
- jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata.
Podstawą jest definicja art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014, zgodnie z którą usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to:
„usługa umożliwiająca przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniająca dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniąca przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany”.
Czym kwalifikowana usługa różni się od zwykłej usługi rejestrowanego doręczenia?
Nie każda usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest kwalifikowana. Aby taką uznać, musi spełniać dodatkowe warunki wskazane w art. 44 ust. 1 rozporządzenia 910/2014.
Kwalifikowana usługa:
- jest świadczona przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania,
- zapewnia pewną identyfikację nadawcy i adresata przed dostarczeniem danych,
- gwarantuje, że wysyłane i odbierane dane są chronione za pomocą zaawansowanego podpisu lub pieczęci elektronicznej dostawcy,
- uniemożliwia niewykrywalną zmianę danych,
- wskazuje w sposób niepodważalny datę i godzinę wysłania, odbioru i ewentualnych zmian danych – dzięki kwalifikowanemu elektronicznemu znacznikowi czasu.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że przesyłana treść nie została zmieniona, a doręczenie można jednoznacznie przypisać do określonej osoby lub firmy.
Jakie gwarancje daje kwalifikowana usługa doręczeń elektronicznych?
Dane przesłane za pomocą kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korzystają z domniemania prawnego. Oznacza to, że:
- uznaje się ich integralność,
- domniemywa się, że zostały wysłane przez zidentyfikowanego nadawcę,
- domniemywa się, że zostały odebrane przez zidentyfikowanego adresata,
- przyjmuje się dokładność daty i godziny nadania i odbioru wskazanej przez system.
📄 W praktyce takie domniemania mają istotne znaczenie dowodowe np. w postępowaniach sądowych czy sporach gospodarczych.
Warunki korzystania z kwalifikowanych doręczeń elektronicznych
Kwalifikowane e-doręczenia mogą być stosowane do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi, ale pod pewnymi warunkami. Usługi te muszą być zgodne ze standardem technicznym określonym przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Wysyłanie i odbieranie korespondencji na adresy wpisane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE) odbywa się zgodnie z tym standardem, a system wystawia potwierdzenia nadania i odbioru.
Kto może korzystać z kwalifikowanej usługi?
Kwalifikowani dostawcy usług zaufania mogą świadczyć usługi m.in. dla:
- przedsiębiorców wpisanych do CEIDG i KRS,
- innych podmiotów niepublicznych, które chcą mieć profesjonalny adres do doręczeń elektronicznych.
Każdy podmiot niepubliczny może – zgodnie z art. 7 i 28 u.d.e. – wystąpić o wpisanie swojego adresu powiązanego z kwalifikowaną usługą do BAE.
Przykład zastosowania
Firma „Nowa Energia sp. z o.o.” z Katowic, wpisana do KRS, zakłada adres do doręczeń elektronicznych u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Następnie zgłasza go do BAE. Dzięki temu urząd skarbowy wysyła do niej decyzję podatkową na ten adres. Spółka otrzymuje wiadomość w sposób potwierdzony i bezpieczny – wraz z dowodem nadania, odbioru i datą pewną.
Gdyby spółka nie zgłosiła adresu do BAE, urząd doręczałby korespondencję na adres, z którego firma wysłała swoje pismo.
Relacja między usługą publiczną a kwalifikowaną
Podmiot posiadający adres powiązany z publiczną usługą doręczeń może także wysyłać odpłatnie korespondencję do innych niepublicznych adresatów – w ramach kwalifikowanej usługi.
Jednocześnie operator wyznaczony (Poczta Polska) ma uprzywilejowaną pozycję, ponieważ:
- jest wyłącznym dostawcą dla podmiotów publicznych,
- świadczy publiczną usługę hybrydową (łączącą doręczenia elektroniczne i tradycyjne).
Z tego względu innym dostawcom trudniej konkurować w zakresie rejestrowanych doręczeń elektronicznych.
Jak przedsiębiorca może założyć i korzystać z kwalifikowanego adresu do doręczeń elektronicznych?
Procedura utworzenia kwalifikowanego adresu do doręczeń
Aby przedsiębiorca mógł korzystać z kwalifikowanej usługi doręczeń elektronicznych, musi:
- Wybrać kwalifikowanego dostawcę usług zaufania – listę takich podmiotów prowadzi Narodowe Centrum Certyfikacji.
- Zawrzeć umowę z dostawcą – określa ona warunki techniczne, zasady korzystania oraz wysokość opłat.
- Utworzyć adres do doręczeń elektronicznych – adres ten jest powiązany z kwalifikowaną usługą doręczeń.
- Zgłosić adres do BAE (jeżeli przedsiębiorca chce, aby organy publiczne doręczały mu korespondencję na ten adres).
📌 Wpis do BAE jest kluczowy – dopiero wtedy podmioty publiczne są zobowiązane korzystać z tego adresu w kontaktach z przedsiębiorcą.
Koszty korzystania z kwalifikowanej usługi
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest finansowana ze środków państwa, ale kwalifikowana usługa jest odpłatna.
Koszty zależą od cennika dostawcy i obejmują m.in.:
- opłatę za utworzenie adresu,
- opłaty abonamentowe (miesięczne lub roczne),
- opłaty za każdą przesyłkę (np. podobnie jak w tradycyjnej poczcie).
Przykładowo: mała firma może płacić kilkaset złotych rocznie za utrzymanie adresu i dodatkowo kilka złotych za każdą wysłaną wiadomość.
Kiedy warto wybrać kwalifikowaną usługę zamiast publicznej?
Kwalifikowana usługa doręczeń elektronicznych daje przedsiębiorcy dodatkowe możliwości, których nie zapewnia publiczna:
✔ możliwość wysyłania korespondencji do innych przedsiębiorców,
✔ większa elastyczność w zakresie usług dodatkowych (np. integracja z systemami firmowymi),
✔ profesjonalna obsługa biznesowa – szczególnie istotna w dużych spółkach.
Dla małych firm może to być rozwiązanie fakultatywne, ale dla dużych podmiotów (np. kancelarii prawnych, banków, firm doradczych) kwalifikowane e-doręczenia to narzędzie ułatwiające codzienną komunikację z kontrahentami i instytucjami.
Przykład praktyczny
Pani Anna prowadzi biuro rachunkowe w Poznaniu. Chce nie tylko odbierać pisma z urzędów, ale również bezpiecznie i potwierdzenie wysyłać dokumenty do swoich klientów biznesowych.
Zakłada więc kwalifikowany adres do doręczeń elektronicznych u jednego z dostawców usług zaufania i zgłasza go do BAE. Dzięki temu:
- Urząd Skarbowy kieruje całą korespondencję na jej kwalifikowany adres,
- Pani Anna może bezpiecznie wysyłać umowy i raporty finansowe do klientów, którzy również posiadają adres w BAE,
- każda przesyłka ma dowód nadania i odbioru, co zwiększa bezpieczeństwo prawne i eliminuje spory co do doręczenia dokumentów.
Publiczna czy kwalifikowana – co lepsze dla firmy?
- Publiczna usługa doręczeń elektronicznych – bezpłatna, obowiązkowa dla podmiotów publicznych i wielu przedsiębiorców wpisanych do CEIDG/KRS. Dobrze sprawdzi się tam, gdzie firma potrzebuje wyłącznie komunikacji z urzędami.
- Kwalifikowana usługa doręczeń elektronicznych – płatna, ale umożliwia dodatkowo komunikację biznesową (firma–firma). To rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy chcą traktować e-doręczenia jako pełnoprawny kanał komunikacji z kontrahentami.
Potencjalne bariery i konkurencja
Na rynku kwalifikowanych usług dostawcy muszą konkurować z operatorem wyznaczonym, czyli Pocztą Polską. Ma ona uprzywilejowaną pozycję, ponieważ obsługuje wszystkie podmioty publiczne i oferuje publiczną usługę hybrydową.
Dlatego pozostali dostawcy muszą przyciągać klientów np. niższymi cenami, lepszą obsługą lub dodatkowymi usługami (np. integracją z oprogramowaniem ERP w dużych firmach).
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 3 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych
- art. 7 i art. 28 – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- art. 3 pkt 36 i 37, art. 44 – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS)
Tematy porad zawartych w poradniku
- kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego przedsiębiorca,
- różnice między publiczną a kwalifikowaną usługą e-doręczeń,
- jak założyć kwalifikowany adres do doręczeń elektronicznych,
- koszty i zalety kwalifikowanych doręczeń dla firm.