Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) to jeden z filarów cyfryzacji komunikacji między podmiotami publicznymi a przedsiębiorcami. Jej celem jest zagwarantowanie bezpiecznego, pewnego i prawnie skutecznego obiegu korespondencji elektronicznej. W praktyce PURDE zastępuje tradycyjne listy polecone – oferując przy tym elektroniczne dowody wysłania i odbioru. Poniżej wyjaśniamy szczegółowo, czym jest PURDE, jak działa, jakie daje prawa i obowiązki przedsiębiorcom oraz jakie konsekwencje mogą wynikać z jej niewłaściwego działania.
Definicja PURDE i podstawy prawne
PURDE została zdefiniowana w art. 2 pkt 8 ustawy o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) poprzez odesłanie do pojęcia „usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, o której mowa w art. 3 pkt 36 rozporządzenia 910/2014”. Zgodnie z tymi regulacjami jest to usługa:
- świadczona przez operatora wyznaczonego (obecnie Poczta Polska S.A.),
- umożliwiająca przesyłanie danych między stronami drogą elektroniczną,
- zapewniająca dowody nadania i odbioru,
- chroniąca przesyłane informacje przed utratą, uszkodzeniem, kradzieżą czy nieuprawnioną modyfikacją.
PURDE musi spełniać unijne standardy przewidziane dla kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, choć przepisy krajowe określają obowiązki operatora wprost w art. 38 ust. 3 u.d.e.
Kto korzysta z PURDE?
PURDE ma zastosowanie przede wszystkim do:
- podmiotów publicznych, które są zobowiązane do doręczania korespondencji wymagającej potwierdzenia odbioru za pomocą PURDE,
- podmiotów niepublicznych (np. przedsiębiorców), którzy mogą odbierać i wysyłać korespondencję przez PURDE, korzystając z adresu do doręczeń elektronicznych.
Zgodnie z art. 4 u.d.e.:
- podmiot publiczny doręcza korespondencję na adres wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE),
- jeśli adres nie istnieje – doręczenie następuje na adres, z którego nadano wcześniejszą korespondencję,
- dopiero w przypadku niemożności doręczenia wykorzystuje się publiczną usługę hybrydową (PUH) (art. 5 u.d.e.).
Przedsiębiorcy mogą korzystać zarówno z adresów powiązanych z PURDE (operator wyznaczony), jak i z adresów powiązanych z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczoną przez innych dostawców usług zaufania.
Zakres i standardy usługi
PURDE obejmuje:
- przesyłanie danych elektronicznie,
- zapewnienie dowodów wysłania i odbioru,
- ochronę przesyłanych danych.
Usługa ta musi być zgodna z wymogami interoperacyjności i bezpieczeństwa (w tym w wymiarze transgranicznym). Standardy wyznacza art. 26 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (u.z.i.e.) oraz normy Europejskiego Instytutu Norm Telekomunikacyjnych.
Przepisy unijne (art. 44 ust. 1 rozporządzenia 910/2014) przewidują m.in., że:
- usługę musi świadczyć kwalifikowany dostawca usług zaufania,
- nadawca i adresat muszą być zidentyfikowani,
- dane muszą być zabezpieczone przed nieautoryzowaną zmianą,
- daty i godziny wysłania, odbioru i modyfikacji muszą być oznaczone kwalifikowanym znacznikiem czasu.
W Polsce obowiązki te spoczywają na operatorze wyznaczonym – szczegółowo określone w art. 38 ust. 3 u.d.e.
Koszty korzystania z PURDE
PURDE powinna być świadczona po przystępnych cenach.
Operator pobiera opłaty za przesyłanie korespondencji przy użyciu PURDE i PUH, ale:
✔ bez opłat – korespondencja między podmiotami publicznymi,
✔ bez opłat – korespondencja od przedsiębiorcy (podmiotu niepublicznego) do podmiotu publicznego,
✖ odpłatnie – korespondencja między przedsiębiorcami (np. firma do kontrahenta).
Metodologia ustalania opłat została określona w rozporządzeniu Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z 31 sierpnia 2021 r.
📌 Przykład:
Firma budowlana z Warszawy wysyła elektronicznie odwołanie od decyzji urzędu miasta. Ponieważ adresatem jest podmiot publiczny, wysyłka odbywa się bezpłatnie. Natomiast jeśli ta sama firma chce przesłać elektriczne pismo do swojego podwykonawcy w Krakowie, musi skorzystać z płatnej kwalifikowanej usługi doręczeń elektronicznych.
Zmiana operatora wyznaczonego
Obecnie operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska S.A.. W przypadku zmiany operatora, dotychczasowy ma obowiązek przekazać nowemu pełną infrastrukturę (zasoby skrzynek doręczeń), aby zapewnić ciągłość usług.
Dowody doręczenia
Operator wyznaczony w ramach PURDE wystawia:
- dowody wysłania,
- dowody odbioru,
zgodnie ze standardami z art. 26a u.z.i.e..
Odpowiedzialność operatora PURDE
Świadczenie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) obwarowane jest odpowiedzialnością operatora wyznaczonego. Zgodnie z przepisami, do kwestii odpowiedzialności stosuje się Kodeks cywilny, o ile ustawa o doręczeniach elektronicznych (u.d.e.) nie stanowi inaczej.
Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.
Kiedy mamy do czynienia z niewykonaniem PURDE?
Za niewykonanie PURDE uważa się sytuację, gdy:
- adresat nie ma możliwości zapoznania się z treścią danych,
- upłynęły 24 godziny od wysłania (potwierdzonego dowodem wysłania),
- przyczyna leży po stronie operatora wyznaczonego.
Kiedy operator nie odpowiada?
Operator wyznaczony nie ponosi odpowiedzialności, jeśli niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi nastąpiło z przyczyn:
- siły wyższej,
- leżących po stronie nadawcy lub adresata i niewywołanych winą operatora,
- naruszenia przez nadawcę lub adresata przepisów ustawy lub regulaminu świadczenia PURDE/PUH.
Zakres odpowiedzialności operatora
Operator odpowiada w szczególności, gdy do niewykonania lub nienależytego wykonania doszło w wyniku:
- czynu niedozwolonego,
- winy umyślnej,
- rażącego niedbalstwa.
Odszkodowanie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie PURDE
Ustawa przewiduje szczególne zasady dotyczące wysokości odszkodowania:
- minimalna kwota odszkodowania to dwukrotność najwyższej opłaty pobieranej przez operatora za taką usługę,
- maksymalna kwota to trzydziestokrotność najwyższej opłaty,
- możliwe jest zastosowanie korzystniejszych zasad, jeśli wynika to z regulaminu świadczenia usługi.
📌 Przykład:
Przedsiębiorca z Gdyni wysłał ważną umowę drogą elektroniczną przez PURDE do kontrahenta z Poznania. Z powodu awarii po stronie operatora adresat nie mógł odebrać dokumentu w wymaganym terminie. W takiej sytuacji przedsiębiorca może wystąpić o odszkodowanie w wysokości nie mniejszej niż dwukrotność najwyższej stawki za usługę, a maksymalnie trzydziestokrotność tej stawki.
Procedura reklamacyjna
Kwestie reklamacyjne zostały szczegółowo uregulowane w:
- art. 57 u.d.e.,
- rozporządzeniu Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji za niewykonanie lub nienależyte wykonanie PURDE oraz PUH.
Kto może złożyć reklamację?
- Nadawca – zawsze,
- Adresat – jeśli nadawca nie skorzystał z prawa dochodzenia roszczeń albo korespondencja dotarła do adresata.
Forma złożenia reklamacji
Reklamację można złożyć:
- w każdej placówce pocztowej operatora wyznaczonego,
- online – za pomocą dedykowanej usługi elektronicznej udostępnionej przez operatora.
Termin na złożenie reklamacji
Reklamacja może zostać wniesiona najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od dnia nadania korespondencji.
Podstawa prawna
- art. 2 pkt 8, art. 4, art. 5, art. 38 ust. 3, art. 57 – ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych,
- art. 26 i art. 26a – ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej,
- art. 3 pkt 36, art. 44 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 (eIDAS),
- rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z 31 sierpnia 2021 r. w sprawie metodologii ustalania opłat,
- rozporządzenie Ministra Aktywów Państwowych i Ministra Cyfryzacji z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie reklamacji.
Tematy porad zawarte w poradniku
- publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego dla przedsiębiorców,
- PURDE – opłaty, odpowiedzialność i reklamacje,
- jak działa doręczenie elektroniczne w relacjach urząd–firma,
- odszkodowanie za niewykonanie doręczenia elektronicznego,
- reklamacja usług doręczeń elektronicznych.
Źródła
- sejm.gov.pl – ustawa o doręczeniach elektronicznych
- sejm.gov.pl – ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
- eur-lex.europa.eu – rozporządzenie eIDAS
- gov.pl – Ministerstwo Cyfryzacji